Todoist vs Notion para llevar tus tareas sin perder el control

Uno captura en dos segundos. El otro te deja montar el sistema de tus sueños.

Y ahí está la trampa, porque el sistema de tus sueños tarda tres fines de semana en montarse y luego lo abandonas.

He usado los dos durante bastante tiempo. Todoist como bandeja de entrada de todo lo que se me pasaba por la cabeza, y Notion como base de datos donde vivía el proyecto entero. En algún momento intenté que uno hiciera el trabajo del otro. Salió mal las dos veces.

Así que vamos a lo práctico: qué hace bien cada uno, dónde se te va a atascar y cuál te conviene según cómo trabajes.

¿Qué problema estás intentando resolver de verdad?

Antes de comparar precios y funciones, hay una pregunta que decide el 90% de esto: ¿tu problema es capturar o es organizar?

Si tu problema es que se te olvidan cosas, que apuntas en post-its, que te acuerdas de una tarea mientras estás en el súper y ese pensamiento se evapora antes de llegar a casa, tu problema es capturar. Necesitas velocidad y nada más.

Si tu problema es que tienes las tareas apuntadas pero no sabes en qué proyecto encaja cada una, quién lleva qué, ni en qué estado está el cliente, tu problema es organizar. Necesitas estructura.

Todoist es una herramienta de captura que además organiza un poco. Notion es una herramienta de organización que además captura, mal.

Cómo va Todoist en el día a día

Abres, escribes "llamar a la gestora mañana a las 10" en lenguaje natural, y él solo entiende la fecha, la hora y te lo coloca. Cierras. Dos segundos.

Eso suena a poco hasta que lo comparas con la alternativa. En Notion, capturar una tarea significa abrir la app, esperar a que cargue la base de datos, darle a nuevo, escribir el título, elegir el proyecto en un desplegable, poner la fecha en un selector de calendario, y cerrar. Son quince segundos y cuatro decisiones.

Quince segundos no es nada. El problema es que quince segundos con cuatro decisiones sí es algo cuando lo repites veinte veces al día. Al final dejas de capturar. Y una herramienta de tareas donde no capturas es una carpeta bonita de tareas viejas.

Lo otro que hace bien Todoist son los recurrentes. "Cada primer lunes de mes" lo entiende y no vuelves a pensar en ello. Y el widget del móvil y el atajo de teclado del escritorio hacen que capturar cueste menos que abrir la nevera.

Donde se me atascó: cuando un proyecto tiene más de veinte tareas con dependencias entre ellas, Todoist se convierte en una lista larga que da pereza mirar. No es su culpa. No está hecho para eso.

Si quieres exprimirlo, en este tutorial de Todoist con IA cuento cómo lo tengo conectado para que las tareas entren solas desde otros sitios.

Cómo va Notion cuando lo usas para tareas

Notion es una base de datos con una capa de documentos encima. Y eso, para tareas, es a la vez lo mejor y lo peor.

Lo mejor: puedes tener una tabla de tareas relacionada con una tabla de proyectos relacionada con una tabla de clientes. Filtras por "tareas de esta semana del cliente X" y lo tienes. Cada tarea puede llevar dentro un documento entero con las notas, las capturas y el contexto. Eso Todoist no lo hace ni de lejos.

Lo peor: nada de esto viene hecho. Lo montas tú. Y montarlo es divertido, que es exactamente el problema. Yo he perdido tardes enteras eligiendo el icono de una base de datos que iba a usar tres veces.

Y hay una cosa práctica que se nota mucho: la velocidad. En el móvil, Notion tarda. Poco, pero tarda. Y ese poco es suficiente para que la tarea se te olvide mientras esperas.

Donde se me atascó: los recordatorios. Notion tiene recordatorios, sí, pero no son su fuerte. Si dependes de que algo te avise, vas a acabar duplicando la tarea en el calendario. Y en cuanto duplicas, ya tienes dos sitios donde mirar, que es justo lo que querías evitar.

¿Todoist o Notion para tareas?

Tabla, sin diplomacia:

| Herramienta | Para quién | Precio real | Límite | Veredicto | |---|---|---|---|---| | Todoist | El que necesita capturar rápido y que no se le olvide nada | Gratis útil de verdad; el plan de pago ronda unos pocos euros al mes (confirma en la web oficial) | No sirve para gestionar proyectos con muchas piezas ni para guardar documentación | Gana si tu problema es la memoria | | Notion | El que necesita que las tareas vivan pegadas a proyectos, clientes y documentos | Gratis muy generoso en solitario; los planes de equipo suben bastante por usuario (confirma en la web oficial) | Lento al capturar, recordatorios flojos, y montarlo bien te come horas | Gana si tu problema es el contexto |

Recomendación por perfil, sin empate diplomático:

Si trabajas solo y tu día son treinta cosas pequeñas e inconexas, Todoist. Punto. No montes nada. Instálalo y empieza a tirar tareas dentro.

Si llevas clientes, proyectos con fases o cualquier cosa donde una tarea suelta no significa nada sin su contexto, Notion. Pero acepta que vas a tener que dedicarle un rato a montarlo, y que ese rato es parte del precio.

Si eres las dos cosas, que es lo más habitual, la combinación que a mí me funciona es esta: Todoist como bandeja de entrada de todo, Notion como sitio donde vive el proyecto. Lo que capturo en Todoist y sobrevive a la semana, se convierte en algo dentro de Notion. Lo que no sobrevive, se muere en Todoist y no pasa nada.

¿Y si ninguno de los dos te encaja?

Pasa más de lo que parece. Hay gente a la que Todoist le resulta demasiado rígido y Notion demasiado abierto, y acaba probando cosas intermedias.

Si estás en ese punto, mira alternativas a Todoist para 2026 antes de pagar un año por adelantado de nada. Hay opciones que se han puesto muy serias en el último año.

Y si lo que buscas es que la IA te quite trabajo de encima con las tareas y no solo cambiar de app, tengo recopilado el resto del asunto en IA para el día a día.

Lo que yo haría si empezara hoy desde cero

Empezaría por Todoist gratis. Una semana capturando todo, sin proyectos, sin etiquetas, sin nada. Solo una lista larga y fea.

Al cabo de esa semana miras la lista. Si te ha servido y no se te ha olvidado nada, ya está, no necesitas más. Si al mirarla piensas "esto es un caos, no sé por dónde empezar", entonces sí, ahí es donde Notion tiene algo que aportar.

El error que veo constantemente es hacerlo al revés: montar el sistema perfecto antes de tener el problema. Te pasas un domingo entero construyendo un panel precioso con vistas por prioridad, energía y contexto, y el martes ya no lo abres.

Un sistema que usas mal es infinitamente mejor que un sistema perfecto que no usas.

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