Todoist gratis o Pro: qué te falta de verdad y si compensa

Llevo años con Todoist (enlace de afiliado: así me ayudas a seguir creando contenido) abierto todos los días y la pregunta que más me llega sobre él es siempre la misma. ¿Con el gratis me apaño o tengo que pasar por caja?

La respuesta corta es que el gratis aguanta más de lo que te cuentan por ahí y bastante menos de lo que vas a querer. Y el muro no está donde la gente cree. No son las funciones raras. Son cinco proyectos.

Además hay un detalle que casi nadie ha actualizado: en diciembre de 2025 Todoist subió el precio. La mitad de los artículos que te salen buscando esto siguen con las cifras viejas. Aquí van las de ahora, en euros, y mi opinión sobre si se notan.

¿Qué pierdes con Todoist gratis?

Pierdes cuatro cosas concretas: proyectos, filtros, la vista calendario y el historial de actividad más allá de una semana. Nada más.

Eso es importante entenderlo antes de seguir, porque la sensación al abrir el plan gratuito no es la de una app capada a la mitad. Puedes escribir tareas en lenguaje natural, ponerles fecha, prioridad, subtareas, etiquetas, comentarios y recordatorios básicos. Puedes ver las cosas en lista o en tablero. Puedes conectar tu calendario. Y puedes dictar tareas hablando, aunque con cuentagotas.

O sea, el gratis de Todoist no es una demo. Es una app de tareas completa a la que le han puesto un techo bajo en un sitio muy concreto.

¿Qué incluye hoy el plan Beginner?

El plan gratuito se llama Beginner y a fecha de septiembre de 2026 esto es lo que trae, según la propia página de límites de Todoist:

• 5 proyectos personales activos
• 3 filtros
• 1 semana de historial de actividad
• Archivos adjuntos de hasta 5 MB
• 10 sesiones de Ramble al mes (la función de dictar y que te salga la tarea hecha)
• Recordatorios de tareas básicos
• Vistas de lista y de tablero
• Integración de calendario con Google Calendar y Outlook

Ojo con el matiz de "proyectos activos". Si archivas un proyecto, deja de contar. Así que técnicamente puedes tener más de cinco, siempre que solo cinco estén vivos a la vez. A mí eso me parece más truco de contabilidad que solución, pero está ahí.

¿Dónde se rompe el gratis?

En los cinco proyectos. Punto. Es el techo que genera más quejas y con razón.

Piensa cómo organizas tú. Uno para trabajo, uno para casa, uno para la compra, uno para el proyecto que llevas entre manos, uno para las cosas que quieres ver o leer. Ya está. Cinco. Y todavía no has metido nada de lo que de verdad te desordena la cabeza.

En mi caso se rompe antes de empezar. El canal de YouTube va a diario, el correo diario va a diario, la web es otra cosa, los cursos otra, y luego está todo lo personal. Con cinco cajones no me llega ni para el lunes.

El segundo punto de rotura son los tres filtros. Un filtro es una vista guardada del tipo "todo lo que está etiquetado como llamadas y vence esta semana". Cuando empiezas a usarlos, tres se te quedan cortos rapidísimo, porque los filtros son justo lo que convierte Todoist en un sistema y no en una lista de la compra.

Y el tercero, más silencioso: una semana de historial. Si te equivocas y borras algo, tienes siete días para darte cuenta. Luego se acabó.

¿Cuánto cuesta Todoist Pro tras la subida de diciembre de 2025?

Pro cuesta 7 € al mes si pagas mes a mes, o 60 € al año si pagas de golpe, lo que sale a 5 € al mes. En dólares son las mismas cifras: 7 $ mensual y 60 $ anual.

Antes de la subida del 10 de diciembre de 2025 costaba 5 $ al mes o 48 $ al año. O sea, un 20 % más caro que hace nada. Si estás leyendo un artículo que te dice 48, ese artículo es viejo.

Hay una excepción: Todoist tiene precios localizados más baratos en unos pocos países, y Polonia (donde vivo) es uno de ellos, junto con Brasil, México, India, Turquía, Sudáfrica, Japón y Chequia. Si estás en España, el precio que te va a salir es el de arriba.

¿Qué incluye Pro que no tenga el gratis?

Esta es la comparación limpia, con los datos oficiales a septiembre de 2026:

Un apunte sobre el tamaño de archivo. La web oficial se contradice a sí misma: en la página de límites pone 25 MB para Pro y en la de precios pone 100 MB. Como no hay forma de saber cuál está desactualizada, yo me quedo con la cifra baja. Si vas a subir un vídeo pesado a un comentario de tarea, cuenta con 25 MB y si te caben 100 pues mejor.

¿Cuál es la única función que de verdad justifica pagar?

La vista calendario. Si tuviera que pagar los 60 euros por una sola cosa, sería por esa.

No es lo mismo que conectar Google Calendar, que eso lo tienes gratis. La vista calendario es ver tus tareas en una rejilla de mes, semana o día y poder arrastrarlas a un hueco. Dejas de tener una lista de treinta cosas para "hoy" y empiezas a ver que hoy caben cuatro. Es la diferencia entre apuntar y planificar.

Lo segundo que se nota, aunque menos, es Ramble sin límite. Dictar una nota de voz caótica y que salga una tarea con su fecha puesta es de las cosas que más uso, y diez veces al mes se agotan en semana y media. Si te interesa esa parte, te conté cómo uso la IA para ordenar la lista de Todoist sin depender solo de lo que trae la app dentro.

El resto (300 proyectos, 150 filtros, temas, copias de seguridad) está bien, pero nadie paga por eso. Paga por dejar de chocar contra el techo.

¿Cuándo NO deberías pagar Todoist Pro?

Si te caben las cosas en cinco proyectos y no sabes qué es un filtro, no pagues. En serio. Estarías pagando 60 euros al año por una lista que ya te funciona.

Tampoco pagues si lo que quieres es hábitos, temporizador pomodoro o un calendario propio con varias vistas. Eso no es el terreno de Todoist, y hay apps que lo traen de serie por menos dinero. Lo repaso en las alternativas a Todoist que valen la pena.

Y no pagues si estás en la fase de probar apps. Si llevas tres meses saltando de una a otra, el problema no lo arregla un plan de pago. Monta el sistema con el gratis, choca contra el techo de verdad, y entonces paga.

¿Y el plan Business?

Business cuesta 10 € por usuario al mes, o 96 € al año por usuario si pagas anual. Trae hasta 500 proyectos de equipo, hasta 1.000 miembros, roles y permisos, y certificación SOC2 Type II.

Para casi todos los que estáis leyendo esto, Business sobra. Es para equipos que necesitan administrar quién ve qué. Yo trabajo con un equipo muy pequeño y no me hace falta. Si sois dos o tres y compartís un par de proyectos, Pro os llega.

¿Hay límites que no cambian por mucho que pagues?

Sí, y esto casi nadie lo cuenta. Hay tres topes que son iguales en gratis, Pro y Business:

• 300 tareas activas por proyecto
• 20 secciones por proyecto
• 500 etiquetas por cuenta

El de las 300 tareas por proyecto es el que te puede morder si usas Todoist como almacén de todo lo que se te ocurre. No es un límite de cuenta, es por proyecto, así que se soluciona partiendo. Pero conviene saberlo antes de meter ahí dos mil ideas y encontrarte el muro un martes por la tarde.

Entonces, ¿a quién le compensa?

Te compensa si ya tienes más de cinco áreas vivas a la vez, si has intentado montar filtros y te has quedado sin, o si quieres planificar el día arrastrando tareas a huecos de calendario en lugar de mirar una lista infinita. En ese caso, 60 euros al año son cinco euros al mes por la herramienta donde vive tu trabajo. Se paga sola.

No te compensa si tu vida cabe en cinco cajones, si nunca has echado en falta un filtro, o si lo que buscas de verdad son hábitos y pomodoro. Ahí estarías pagando por funciones que no vas a abrir.

Y una cosa más. Antes de decidir plan, decide sistema. La app es lo último. Si quieres una foto rápida de por dónde te conviene empezar a meter IA en tu día a día, tengo un test de nivel de IA que te dice en qué punto estás y qué toca después. Y si lo que buscas es el mapa completo de herramientas para el día a día, empieza por la guía de IA para el día a día.