Las reuniones sin agenda me destruyen la productividad

"Oye, ¿tienes un momento? Vamos a reunirnos un rato para hablar de unas cosas."

Esa frase. Esa frase debería estar penalizada por la ley.

Porque lo que parece una reunión de 30 minutos se convierte en una hora. Porque no hay agenda, así que se habla de todo y de nada. Porque no hay objetivo, así que nadie sabe cuándo ha terminado. Y porque tú, que necesitabas esa hora para hacer trabajo de verdad, ahora has perdido el impulso y no lo vas a recuperar en lo que queda de mañana.

¿Por qué las reuniones sin agenda hacen tanto daño?

Porque no solo te quitan tiempo. Te quitan contexto.

A ver, cuando estás trabajando en algo, tu cerebro tiene cargado un contexto. Es como tener 47 pestañas abiertas en el navegador - metafóricamente, aunque seguro que también literalmente. Tienes en la cabeza dónde ibas, qué habías decidido, cuál era el siguiente paso.

Una reunión sin agenda te obliga a cerrar todas esas pestañas. A cargar un contexto nuevo que ni siquiera está definido. Y cuando sales de la reunión, las pestañas anteriores han desaparecido. Tu cerebro las ha descartado. Y tienes que volver a cargar todo desde cero.

Para alguien que puede retomar el hilo rápido, esto es una molestia. Para alguien cuyo cerebro tarda 30 minutos en volver a encontrar el foco, es una catástrofe.

Así que esa reunión de 45 minutos en realidad te ha costado dos horas. Los 45 de reunión más los 30-45 que necesitas para volver a arrancar. Si es que arrancas.

¿Por qué a ti te afecta más que al resto?

Porque tu coste de cambio de contexto es más alto.

No es que seas más débil o más sensible. Es que tu cerebro necesita más energía para cambiar de una tarea a otra. Y una reunión sin agenda es el cambio de contexto definitivo, porque no sabes a qué vas, no sabes cuánto va a durar y no sabes qué se espera de ti.

Es como intentar leer un libro y que alguien te lo quite de las manos cada 20 minutos para darte otro libro distinto. Y luego te devuelva el primero y espere que recuerdes por dónde ibas.

Y esto tiene una explicación. En personas con TDAH, la memoria de trabajo - esa mesa pequeña donde pones las cosas que estás usando ahora mismo - es más limitada. Y cada interrupción borra parte de lo que había en esa mesa. No se guarda en un cajón. Desaparece.

Así que cuando sales de esa reunión sin agenda, no es que tengas que "retomar". Es que tienes que reconstruir. Desde cero. Y eso agota.

El efecto dominó en el resto del día

Lo peor de una reunión sin agenda no es la reunión en sí. Es lo que pasa después.

Porque ya has perdido el foco. Y ahora tienes que recuperarlo. Pero recuperar el foco cuando tu cerebro ya se ha salido del carril es como intentar hacer varias cosas a la vez cuando tu cabeza solo puede con una.

Y muchas veces no lo recuperas. No ese día. Porque la ventana de productividad que tenías - esas dos o tres horas donde tu cerebro estaba encendido - ha pasado. Y no vuelve. Puedes intentarlo, pero es forzar una máquina que ya se apagó.

Resultado: un día entero tirado por una reunión de 45 minutos que podría haber sido un email.

¿Cómo proteges tu productividad?

No te voy a engañar. En muchos trabajos no puedes decir "no voy a la reunión". Pero sí puedes hacer cosas.

Una: pedir agenda. Antes de la reunión. "¿De qué vamos a hablar exactamente?" Parece borde, pero no lo es. Estás pidiendo información para prepararte. Y si la persona no sabe de qué va a hablar, esa reunión no debería existir.

Dos: bloques de trabajo protegidos. Horas en tu calendario que son innegociables. "De 9 a 12 no tengo reuniones." Si alguien quiere reunirse, que sea fuera de ese bloque. Porque tu rendimiento depende de tener espacio sin interrupciones, y si no lo proteges tú, nadie lo va a hacer.

Y tres: tomar notas de lo que estabas haciendo antes de entrar a la reunión. Una frase. "Estaba en el punto 3 del informe, revisando las cifras de marzo." Para que cuando salgas, no tengas que reconstruir todo. Solo leer la frase y reconectar.

Parece una tontería. Pero la diferencia entre tener esa frase y no tenerla puede ser la diferencia entre un día productivo y un día perdido.

Si esto te pasa constantemente y sientes que tu cerebro necesita condiciones muy específicas para funcionar, no está de más hablarlo con un profesional. Un psicólogo o psiquiatra que pueda evaluar si hay algo más detrás de esa sensibilidad a las interrupciones.

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Si las reuniones sin agenda te destrozan y sientes que necesitas más estructura que los demás para funcionar, quizá tu cerebro tiene unas reglas que vale la pena entender. Hice un test de 43 preguntas sobre atención, foco y productividad. Gratis, sin compromiso. Hacer el test TDAH.