¿Notion es gratis para siempre? Los límites reales del Free

Solo, sí: sin límite de páginas ni de bloques.

En cuanto invitas a la primera persona empieza a correr el contador de 1.000 bloques. Te enseño a esquivarlo sin pagar.

Uso Notion (enlace de afiliado: así me ayudas a seguir creando contenido) desde hace años y he estado en el plan gratis y en los de pago. La confusión no es culpa tuya: Notion tocó el plan Free en su día y media internet en español sigue contando la versión antigua. Así que vamos con la versión de septiembre de 2026, con la página de precios abierta al lado.

¿Notion es gratis de verdad?

Sí. Para una persona sola, el plan Free es de lo más generoso que hay: bloques ilimitados, páginas ilimitadas, bases de datos ilimitadas.

El matiz está en la palabra "sola". El límite de bloques del plan gratuito aparece cuando el workspace tiene dos o más propietarios. A partir de ahí, todo el espacio se queda con un tope de 1.000 bloques.

O sea, que la pregunta correcta no es "¿es gratis?". Es "¿va a crear alguien más dentro de mi workspace?".

¿Qué pasa cuando invitas a la primera persona?

Que el workspace pasa a estar limitado a 1.000 bloques en total. No mil por persona. No mil por página. Mil en todo el espacio, contando lo que ya tenías escrito antes de invitar a nadie.

Es el momento en el que la gente se lleva el susto, porque hasta entonces Notion parecía infinito. Y lo era, pero con la condición silenciosa de que fueras tú y nadie más.

Aquí es donde mucha gente se plantea si le sale mejor mover la parte de clientes a otro sitio. Si estás en ese punto, te dejé un repaso de herramientas para llevar clientes sin escribir código con las opciones que de verdad se sostienen en un negocio pequeño.

¿Qué es exactamente un bloque?

Un bloque es cada trozo de contenido que Notion trata como una unidad independiente. Un párrafo. Un título. Una imagen. Una casilla de tarea. Una fila de una base de datos.

Mil bloques suenan a muchísimo hasta que abres una tabla de clientes. Cada registro cuenta. Cada línea de notas de una reunión cuenta. Un documento largo se come cincuenta o sesenta bloques él solo, sin despeinarse.

Con dos personas trabajando a diario, el techo llega antes de lo que crees. Y cuidado con la trampa mental de pensar en Notion como en una hoja de cálculo, porque no lo es: te lo conté a fondo en por qué Notion no es una base de datos. Cada fila que ves como "un dato" son en realidad varios bloques.

¿Qué pasa cuando llegas al límite?

No se apaga nada y no pierdes lo que tienes. Puedes seguir leyendo y puedes seguir editando lo que ya está escrito.

Lo que no puedes es crear contenido nuevo. Para seguir añadiendo, el workspace tiene que pasar a un plan de pago. Así de seco.

Es un tope incómodo porque no te avisa con luces de emergencia tres semanas antes. Un día estás metiendo un cliente nuevo en la tabla y Notion te dice que hasta aquí. Y ese día, casualmente, siempre es el día que menos te apetece pensar en suscripciones.

¿Invitados o miembros? Aquí está la jugada

Los invitados no disparan el límite de bloques. Los miembros sí. Y esto no es un apaño de foro: está en la documentación oficial de Notion sobre el uso de bloques.

La diferencia es sencilla. Un miembro forma parte del workspace y ve la estructura del espacio. Un invitado entra solo a las páginas concretas a las que lo invitas, y ya está. El plan Free admite hasta 10 invitados.

Para la mayoría de los casos de un negocio de una persona, eso basta y sobra. Tu diseñadora no necesita ver tu workspace entero: necesita entrar a una página. El cliente no necesita ser miembro: necesita ver la tabla de su proyecto y comentar ahí.

Yo trabajo con un equipo muy pequeño y casi todos los accesos que reparto son exactamente eso, accesos a páginas concretas. No por ahorrar, sino porque nadie necesita tener delante cosas que no son suyas. Que encima te salga gratis es el premio.

¿Cuánto puede pesar cada archivo que subas?

5 MB por archivo en el plan gratis. Y este límite molesta en el día a día bastante más que el de bloques.

Un PDF de una propuesta entra. Una captura de pantalla entra. Un vídeo, no. Un pack de fotos de un cliente, no. La solución de toda la vida: lo pesado va a Drive y en Notion pones el enlace. Feo, pero funciona.

¿Cuánto historial guarda el plan Free?

7 días de historial de página. Si la lías y te das cuenta al día siguiente, tienes rescate. Si te das cuenta tres semanas después, no lo tienes.

El plan Plus sube ese historial a 30 días. Parece un detalle menor hasta la primera vez que alguien machaca una página entera y tú te enteras el mes siguiente.

¿Qué te pierdes de la IA en el plan gratis?

Una prueba limitada, poco más. En Free puedes probar cosas como generar documentos o autorrellenar una base de datos, pero se acaba pronto.

La IA completa de Notion, la de verdad, va en el plan Business. Si lo que buscas es que la herramienta te escriba y te resuma cosas todos los días, el plan gratis no es tu sitio.

Free contra Plus, en una tabla

Precios de la página oficial de Notion en euros, a fecha de septiembre de 2026. La propia página anuncia hasta un 20 % de ahorro con el plan anual, así que mira el conmutador antes de pagar.

¿Cuándo toca pasar a Plus?

El disparador no es el número de páginas. Es el momento en el que otra persona necesita crear dentro y no solo mirar.

Mientras el resto del mundo entre como invitado a leer y comentar, el plan gratis aguanta lo que le eches. Cuando tengas a alguien metiendo registros cada día, el contador de bloques se convierte en una piedra en el zapato y vas a acabar pagando igual, pero con tres semanas de mal humor de más.

El otro disparador son los formularios. Si necesitas recoger datos con un formulario que vaya directo a tu tabla, eso es Plus. Y si lo que quieres montar es una ficha de clientes decente sin gastar un euro, mira antes las opciones que repasé en CRM gratis para empezar: a veces la respuesta no es pagar Notion, es usar Notion para lo que es bueno y llevar los clientes en otro sitio.

¿A quién le compensa el plan gratis y a quién no?

Le compensa a la persona que trabaja sola y quiere su segundo cerebro entero ahí dentro. Notas, proyectos, clientes, ideas, todo. No hay truco ni versión capada escondida: es Notion completo.

Le compensa también a quien colabora con gente de fuera de forma puntual, que es casi todo el mundo con un negocio pequeño. Diez invitados dan para mucho.

No le compensa a un equipo de dos o tres personas creando a diario en el mismo espacio. Ahí los 1.000 bloques se evaporan y la pelea con el límite te cuesta más cara que los 9,50 € al mes.

Y no le compensa a quien sube archivos pesados todo el rato. Con 5 MB por archivo vas a estar peleándote con Drive cada semana.

Mi resumen después de años usándolo: el plan gratis de Notion no es una demo, es un producto entero para una persona. El día que dejas de estar solo dentro, deja de serlo.

Si estás montando tu negocio de una sola persona y quieres saber qué se aguanta gratis, qué merece la pena pagar y cómo apoyarte en la IA para no necesitar contratar a nadie, eso es justo lo que enseño en el curso Yo S.A..