10 plantillas de ClickUp para el onboarding de clientes

El onboarding es el proceso que más dinero pierde y menos gente documenta, porque siempre parece que este cliente es distinto.

No lo es. Cambian los datos, no los pasos.

He seleccionado estas doce con tres criterios. Que estén verificadas una a una (la biblioteca de ClickUp está llena de páginas que parecen plantillas y no lo son), que se sepa el nivel al que se instalan, y que cada una sirva para un momento distinto del alta de un cliente. Porque no es lo mismo el formulario de entrada que el documento de alcance del trabajo.

Aviso de idioma antes de empezar: la biblioteca oficial de plantillas no existe en español. Los nombres van en inglés porque es como aparecen, con la traducción entre paréntesis. Y aviso de plan: las fichas dicen "consíguela gratis", pero no declaran qué plan hace falta, y ciertas vistas y automatizaciones sí lo necesitan. Instálala y compruébalo antes de montar el proceso encima.

¿Cómo se monta un proceso de alta de cliente que no se salte pasos?

Escribiendo los pasos una vez y no volviendo a decidirlos nunca más.

Un alta de cliente normal tiene siempre las mismas piezas: recoger datos, firmar alcance y precio, cobrar, dar accesos, reunión de arranque, y el traspaso de quien ha vendido a quien va a ejecutar. Ese último es donde se pierde el dinero, porque la información se queda en la cabeza del que cerró la venta.

Una plantilla no te hace mejor. Solo hace que el paso cinco no dependa de que ese día te acuerdes del paso cinco.

Las dos plantillas de alta de cliente que son el punto de partida

Ojo aquí, porque hay dos con el mismo nombre y son distintas. Es un clásico de esta biblioteca.

**Customer Onboarding by ClickUp *(enlace de afiliado: así me ayudas a seguir creando contenido)*** (alta de clientes). Nivel List, con 7 vistas y 7 campos. Es la equilibrada: suficiente estructura para no perderte y suficientemente ligera para adaptarla en una tarde. Si solo vas a instalar una de toda esta lista, instala esta.

Es literalmente el checklist que estabas buscando cuando has llegado hasta aquí, y se instala en un clic desde su ficha. Si aún no tienes espacio de trabajo, al pedirla te lo crea, así que puedes tener tu proceso de alta montado hoy mismo y probarlo con el próximo cliente que entre. Es la forma más rápida de comprobar si esto de documentar el onboarding te sirve o no: montarlo con un cliente real, no con uno imaginario.

Customer Onboarding (la versión detallada). También List, 6 vistas y 13 campos. El doble de campos que la anterior. Buena si llevas muchos clientes a la vez y necesitas filtrar por tipo, fase o responsable. Mala si eres uno o dos: te vas a pasar más tiempo rellenando campos que atendiendo al cliente.

Las dos mejores del catálogo entero no las hizo ClickUp

Esto tiene su gracia. En una biblioteca con más de mil setecientas plantillas oficiales, las dos mejores de onboarding las han hecho dos personas de la comunidad. Y son solo once plantillas de comunidad en total, de cinco creadores.

Client Onboarding for Service Providers, de Heather Farris. Pensada para quien vende servicios, no producto. Cubre el flujo completo desde que se firma hasta que el cliente está trabajando contigo, con el detalle de quien lo ha sufrido de verdad. Si eres consultor, freelance o llevas una agencia pequeña, empieza por aquí.

Client Onboarding Starter Kit, de Rachael Gunn. Más ligera que la anterior, planteada como kit de arranque. Es la que le daría a alguien que acaba de conseguir sus primeros clientes y todavía no tiene proceso ninguno. Si estás justo ahí, te va a venir bien también lo que cuento sobre cómo conseguir tus primeros clientes desde cero, porque el proceso de alta y el de captación se tocan más de lo que parece.

La recogida de datos: formulario e intake

Aquí empieza todo, y aquí es donde se cuela el 80% de los problemas posteriores. Si no pides bien los datos al principio, luego persigues al cliente por correo durante tres semanas.

Intake Form (formulario de entrada). Nivel List, 8 campos. Convierte la petición inicial en una tarea con todo lo que necesitas saber. Lo bueno es que el cliente rellena y a ti te entra ya ordenado. La pega: los formularios tienen límites en el plan gratuito, así que si vas en serio con esto acabarás pagando.

Client Profile (ficha de cliente). Nivel Doc. Un documento por cliente con quién es, qué contrató y con quién se habla. Suena a obviedad hasta el día que te vas de vacaciones y otro tiene que atenderlo.

El alcance, la propuesta y el arranque

Esta es la parte que la gente resuelve por WhatsApp y luego no puede demostrar.

Agency/Client Discovery Doc by ClickUp (documento de descubrimiento). Nivel Doc. Las preguntas que hay que hacerle a un cliente nuevo antes de prometer nada: objetivos, contexto, quién decide, qué han probado ya. Si te has visto cotizando a ciegas, este documento te ahorra el disgusto.

Scope of Work by ClickUp (alcance del trabajo). Nivel Doc. Qué entra y qué no entra. Es el documento que corta de raíz el "ya que estamos, ¿me puedes hacer también...?". Está redactado en inglés y con mentalidad estadounidense, así que sirve como estructura, no como contrato válido aquí.

Project Kick Off Meeting by ClickUp (reunión de arranque). Nivel Task, 6 campos. Una sola tarea con el guion de la primera reunión y sus acuerdos. Pequeña y muy útil: la reunión de arranque es donde se fijan las expectativas de los tres meses siguientes.

Los checklists y el proceso por fases

Onboarding Checklist by ClickUp (lista de comprobación). Nivel Task, 9 campos. Una tarea con subtareas, sin montar nada. Es la opción de "no quiero un sistema, quiero no olvidarme de nada". Para un autónomo con dos clientes al mes, sobra con esto.

Comprehensive ClickUp Onboarding (onboarding completo). Nivel Folder, organizado por fases y con vídeos incluidos. Es la más pesada de la lista y la que más te reestructura el espacio. Merece la pena si vas a meter a varias personas de tu equipo a ejecutar el mismo proceso, porque los vídeos hacen de formación interna.

Client Success Collaboration (colaboración con éxito de cliente). Nivel List. Esta es el traspaso de ventas a producción, o sea, el punto exacto donde se pierde la información en casi todos los equipos. Quien vendió deja escrito lo prometido, quien ejecuta lo recoge. Si sois más de uno, esta es la que de verdad evita el problema.

Cuando empiezas a meter clientes dentro de tu espacio, aparece el siguiente lío: quién ve qué. Eso se resuelve antes de dar el primer acceso, no después, y lo tengo explicado en cómo montar permisos y vistas por cliente.

¿Cuántas de estas instalo?

Dos. Como mucho tres.

El error clásico es instalar ocho plantillas el mismo día, acabar con un espacio de trabajo que parece una ferretería y no usar ninguna. La secuencia que funciona es otra: una para dar de alta (la primera de la lista o la de Heather Farris), una para recoger datos (el formulario de entrada), y si trabajáis dos o más, la de traspaso de ventas a producción.

El resto los añades cuando te duela la falta, no antes. Si nunca has tenido un problema de alcance, no instales el documento de alcance. Ya lo instalarás el día que un cliente te pida algo que no estaba.

Y si esto lo estás montando para una agencia, con varios clientes activos a la vez y gente ejecutando, la estructura cambia bastante: ahí no basta con plantillas sueltas, hace falta decidir la jerarquía primero. Lo tengo desarrollado en cómo montar ClickUp para una agencia de marketing.

Empieza por la sencilla. Instala la plantilla de alta de clientes, pásale por encima al próximo cliente que entre y quítale o añádele pasos según lo que te falle. En dos altas tienes tu proceso real, que siempre acaba siendo distinto del de la plantilla. Ese es el objetivo: la plantilla no es el destino, es el andamio.

Documentar el alta de clientes es una de las piezas de montar un negocio de una sola persona que no dependa de tu memoria. El resto de piezas (qué vendes, cómo lo cobras, cómo lo sostienes sin equipo) las cuento en el curso Yo S.A..