ClickUp vs Smartsheet: uno tiene plan gratis y el otro no

Antes de mirar una sola función, la diferencia más grande entre estas dos es esta: una la puedes usar gratis para siempre y la otra no.

Smartsheet te da 30 días de prueba sin tarjeta y luego a pagar. ClickUp tiene un plan gratuito permanente con miembros ilimitados. Si has llegado aquí buscando "Smartsheet gratis", la respuesta es que no existe, y la alternativa que sí lo permite está a un clic: crea tu cuenta gratuita de ClickUp (enlace de afiliado: así me ayudas a seguir creando contenido) y lo compruebas hoy mismo con un proyecto de verdad.

Dicho eso, "gratis" no es el único criterio. La segunda diferencia grande es de modelo mental, y esa sí puede hacer que Smartsheet te compense aunque cueste dinero desde el minuto uno.

¿Smartsheet tiene plan gratis?

No. Smartsheet no tiene plan gratuito permanente. Solo una prueba de 30 días, eso sí, sin pedirte tarjeta.

Es la única herramienta de su categoría que no ofrece un nivel gratis para siempre, y conviene saberlo antes de meter ahí tres semanas de trabajo montando hojas.

ClickUp sí lo tiene, y no es un gratis de escaparate: miembros ilimitados, 5 Spaces, 40 listas por Space. Lo que te frena en el Free de ClickUp son otras cosas: 60 MB de adjuntos en total, historial de actividad de 24 horas, 5 automatizaciones con 100 ejecuciones al mes, 1 formulario y 3 whiteboards.

Esos límites son reales y llegan antes de lo que crees. Pero llegan cuando ya sabes si la herramienta te sirve, que es la diferencia con pagar antes de saberlo.

¿Cuánto cuesta cada una?

Precios por usuario y mes, a fecha de septiembre de 2026.

Una advertencia sobre las cifras de Smartsheet: su página de precios muestra un importe distinto según tengas activado el conmutador mensual o anual, y es fácil quedarse con el número equivocado. Los que ves en la tabla son los que da su web oficial, pero confírmalos tú en la página de precios de Smartsheet antes de contratar, porque un dólar de diferencia por cinco personas y doce meses ya son 60 dólares.

¿Cuál es el matiz que cambia el cálculo?

Este es el dato que casi nadie cuenta y que puede darle la vuelta a la comparativa entera.

En Smartsheet no pagas por todo el mundo. Los Contributors son gratis en todos los planes: pueden ver, comentar, adjuntar archivos, responder a solicitudes y enviar formularios. Y los Guests externos son gratis desde el plan Business. Solo pagas por los Members, que son los que crean y estructuran.

En ClickUp pagas por Owners, Admins, Members y Limited members. Y además se paga el Workspace entero, así que no puedes tener a uno en Business y a otro en Free.

Haz la cuenta con tu equipo real. Si sois tres personas que montan las hojas y quince que solo entran a rellenar y comentar, Smartsheet puede salir más barato que ClickUp aunque su plan de entrada cueste más. Con Pro tienes un techo de 10 Members, ojo, y Contributors ilimitados por debajo.

Si sois cinco personas y las cinco crean cosas, ClickUp gana por precio y por goleada.

¿Cuál es la trampa del plan Pro de Smartsheet?

Que está en vía muerta. La propia página de precios lo dice con estas palabras: "The Pro plan is only available to new customers". Solo está disponible para clientes nuevos.

Traducido: si entras por Pro, entras por una puerta que Smartsheet ya no está ampliando. No significa que vaya a desaparecer mañana, pero sí que el producto que están empujando es Business.

Y Pro tiene límites que se notan rápido en cuanto el equipo crece. Máximo 10 Members. 250 automatizaciones al mes. 20 GB de almacenamiento. 10 widgets por dashboard. Y uno especialmente molesto: 1 hoja por informe. Es decir, no puedes hacer un informe que cruce datos de varias hojas hasta que subas a Business.

Si tu idea era montar 8 hojas y un panel que las resuma, Pro no te vale. Business exige mínimo 3 Members, así que el coste real de entrada por ahí son 57 $ al mes con pago anual, no 19 $.

¿Cuál es la diferencia de fondo entre las dos?

Smartsheet es una hoja de cálculo que aprendió a gestionar proyectos. ClickUp es un gestor de tareas que aprendió a parecerse a una hoja.

Parece un juego de palabras y no lo es, porque decide quién se va a sentir cómodo.

En Smartsheet, la unidad es la fila. Piensas en columnas, en fórmulas, en rangos. Si tu equipo lleva quince años viviendo en Excel y lo que quieres es exactamente eso pero con permisos, alertas automáticas, formularios y control de versiones, la curva de aprendizaje es casi cero. Abren, ven filas, entienden.

En ClickUp, la unidad es la tarea. Tiene vista de tabla y se parece bastante a una hoja, pero por debajo cada fila es un objeto con estado, responsable, comentarios y subtareas. Si tu gente piensa en "qué tengo que hacer hoy" en vez de en "qué pone en la celda C14", encaja mejor.

Es la misma frontera que aparece cuando comparas ClickUp con Airtable: una base de datos y un gestor de trabajo se parecen en pantalla y se comportan distinto en cuanto entra un equipo. Y es la misma conversación que tienes contigo mismo el día en que la hoja de cálculo se te queda pequeña y no sabes si el problema es la hoja o cómo la estás usando.

¿Con cuál me quedo?

Voy a mojarme, que para eso estamos.

Quédate con Smartsheet si tu equipo ya vive en hojas de cálculo, la gente que crea es poca y la que consume es mucha, y necesitas permisos serios, alertas y formularios sin cambiarles el gesto a tus compañeros. El regalo de los Contributors gratis es real y en equipos grandes es dinero de verdad.

Quédate con ClickUp si quieres probar sin pagar y sin fecha de caducidad, si trabajas por tareas y proyectos más que por filas, o si eres una o dos personas y no piensas gastar 57 $ al mes para empezar. El plan Free aguanta un negocio pequeño entero, y cuando se queda corto, Unlimited son 7 $.

En qué me equivocaría. Si tu equipo es de perfil muy administrativo, con mucha gente que solo rellena y consulta, mi recomendación de ClickUp te sale cara y Smartsheet te sale barata. El modelo de Contributors gratis es el mejor argumento que tiene Smartsheet y no lo publicita casi nadie. Haz el cálculo con tus números antes de hacerme caso.

Y si dudas, empieza por lo que no cuesta nada. Abre un espacio en ClickUp, monta ahí el proyecto que hoy tienes en la hoja de cálculo y dale una semana. Si a los siete días echas de menos las fórmulas, ya tienes la respuesta y no has pagado por averiguarla. Ese mismo test lo puedes hacer también con la comparación entre Airtable y Google Sheets, que va del mismo dilema por otro camino.

Si lo que te está costando no es elegir herramienta sino saber en qué punto estás con todo esto, tengo un test de nivel de IA que te lo dice en cinco minutos y te dice también por dónde seguir.