Monté el portal de alumnos de mi academia sin programar

Durante un tiempo mis alumnos entraban a los cursos por donde podían.

Un enlace por correo, una carpeta compartida, un archivo que alguien perdía y me pedía otra vez. Funcionaba porque éramos pocos. Y dejó de funcionar exactamente el día que dejamos de ser pocos.

Así que monté un portal de alumnos. Sin programar y sin contratar una plataforma de esas que se llevan un pellizco de cada venta.

Qué había antes y por qué se rompió

Lo que tenía era un apaño honesto: cada persona que compraba recibía un correo con sus accesos y a partir de ahí se apañaba.

El problema no fue técnico. Fue de soporte. Cuando tienes bastantes alumnos, todos los días hay alguien que no encuentra el enlace, alguien que compró dos cosas y solo recuerda una, y alguien que cambió de correo. Cada uno de esos mensajes son cinco minutos míos.

Cinco minutos por mensaje, varios mensajes al día, todos los días. Ahí es cuando sacas la cuenta y ves que el apaño te está costando más caro que cualquier herramienta.

La otra parte, la que me molestaba más, es que el material estaba disperso. Yo no podía decir "todo lo del curso está aquí" porque no había un aquí.

Qué monté, por partes

La base de datos primero. Una tabla con alumnos, otra con cursos, y otra que dice qué alumno tiene acceso a qué curso. Nada más. Con esas tres tablas ya tienes descrito el noventa por ciento de una academia.

Encima de eso puse Softr (enlace de afiliado: así me ayudas a seguir creando contenido), que es lo que convierte esa base de datos en una web con login. Le dices qué tabla enseñar, a quién, y él se encarga del resto.

El acceso va por correo electrónico. El alumno pone su email, recibe un enlace para entrar, y dentro ve solo los cursos que tiene comprados. No hay contraseñas que recordar ni recuperar, que es la mitad de los mensajes de soporte que recibía antes.

Luego separé el contenido por curso. Cada curso, su página. Cada lección, su bloque con vídeo y material descargable. Y una zona de soporte dentro del propio portal, para que las dudas no me lleguen a cuatro sitios distintos.

Si quieres el paso a paso de esta parte, lo tengo desarrollado en cómo montar un portal privado para clientes con Softr. Aquí voy a lo que costó y a lo que salió mal, que es lo que no suele contarse.

¿Cuánto cuesta tener tu propia plataforma de cursos?

Vamos con los números, que es a lo que has venido.

Las plataformas de cursos hechas cobran de dos maneras. O una cuota mensual que suele ir de unas decenas a más de cien euros según el plan, o una comisión sobre cada venta. Las de comisión parecen baratas hasta que vendes bien, y entonces te das cuenta de que estás pagando un sueldo por un botón de reproducir vídeos.

Montártelo tú sale por la suma de tres piezas: la base de datos, la herramienta que le pone cara, y el alojamiento de los vídeos. Con planes de entrada eso se queda en unas decenas de euros al mes en total, sin comisión sobre ventas. Los precios cambian, así que confirma en la web oficial de cada herramienta antes de decidir.

El ahorro real no está en la cuota. Está en la comisión que no pagas. Si vendes formación con cierta regularidad, la diferencia entre pagar un fijo y pagar un porcentaje se nota mucho a final de año.

Y el coste que nadie mete en la cuenta: tu tiempo. A mí me llevó un fin de semana largo tenerlo funcionando y un par de semanas más ajustando detalles con el uso real. No es gratis. Pero se paga una vez.

Qué salió mal

Tres cosas, y dos fueron culpa mía.

La primera: hice el portal antes de tener claros los permisos. Empecé pensando "un alumno, un curso" y a la semana ya tenía gente con dos cursos, gente con acceso temporal y gente a la que había que quitarle el acceso. Rehacer esa parte con el portal ya en marcha fue un dolor. Si lo montas, piensa los casos raros ANTES, aunque hoy no los tengas.

La segunda: los vídeos. Los puse en un sitio pensando que aguantaría y no aguantó. El alojamiento de vídeo es la pieza que más se subestima siempre, porque en pruebas con dos personas todo va perfecto y con cincuenta a la vez ya no.

La tercera fue de la herramienta y no mía: el diseño tiene un techo. Softr te deja hacer una web decente rapidísimo, pero cuando quieres algo muy concreto que no está previsto, te toca elegir entre conformarte o pelearte. Yo me conformé en tres o cuatro cosas y no me arrepiento, porque ninguna de esas cosas vendía un curso más.

¿Y el cobro?

Lo dejé fuera del portal a propósito.

El portal sirve para que el alumno entre y consuma. La venta ocurre antes, en la página del curso. Cuando alguien compra, entra en la base de datos con su curso asignado, y a partir de ahí el portal hace su trabajo.

Separar esas dos cosas me ha ahorrado muchos problemas. Si algún día cambio de pasarela de pago, el portal ni se entera. Si cambio el portal, las ventas siguen funcionando.

Si tienes que resolver la parte del cobro, la tengo contada en cobrar dentro de tu app con Stripe sin código. Es más fácil de lo que la gente se imagina.

La parte de soporte, que es la que más se subestima

Meter el soporte dentro del portal fue la decisión que más trabajo me ahorró y la que menos previsible era.

Antes, las dudas me llegaban por cuatro sitios: correo, comentarios, mensajes privados y respuestas a mis propios envíos. Contestaba todas, pero cada una en un sitio distinto, sin ver el histórico de esa persona y repitiendo respuestas que ya había escrito diez veces.

Ahora la duda se escribe dentro del portal, junto al curso al que se refiere. Yo veo quién pregunta, qué tiene comprado y por dónde va. Y lo mejor: las respuestas se quedan ahí, visibles para los demás. Una pregunta bien contestada deja de ser un mensaje privado y pasa a ser material del curso.

Eso hizo bajar el volumen de mensajes bastante, no porque la gente pregunte menos, sino porque muchas veces encuentra la respuesta antes de preguntar.

Qué haría distinto si empezara hoy

Empezaría más pequeño. Mucho más pequeño.

Mi error fue querer el portal completo desde el primer día: todos los cursos, todo el material, la zona de soporte, las notificaciones. Podría haber salido con un solo curso dentro y una sola pantalla, haber visto cómo lo usaba la gente, y haber crecido desde ahí.

Lo segundo que haría distinto: preguntar a los alumnos antes. Yo di por hecho qué necesitaban y acerté a medias. Lo que más me han agradecido no fue nada de lo que yo creía que era importante, fue poder ver de un vistazo por dónde iban en cada curso.

Y lo tercero: no me habría peleado con el diseño. Un portal de alumnos tiene que ser claro y rápido. Nadie ha cancelado nunca un curso porque los botones no fueran bonitos.

Si estás en el punto de decidir si montártelo o pagar una plataforma, el resumen es este. Si vendes poco, paga la plataforma y dedica el tiempo a vender. Si vendes con regularidad y te molesta la comisión, montártelo compensa y no necesitas saber programar. Todo lo que hay detrás de esto lo cuento en crear apps sin programar. Este portal es una pieza de un sistema más grande: cómo llevar un negocio de una sola persona sin que se te caiga nada. Eso es lo que enseño aquí.

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