Cómo montar un portal privado para clientes sin programar

De todas las cosas que me piden que explique, esta es la que más se repite.

"Quiero que mis clientes entren a un sitio y vean sus cosas. Sus informes, sus archivos, el estado de su proyecto. Cada uno lo suyo y nadie lo de los demás."

Y lo gracioso es que, siendo la petición más repetida, es también de las más fáciles de resolver. La gente se imagina que hace falta montar un sistema de usuarios, una base de datos y un servidor. Y no. Se monta en una tarde.

Lo que hoy hace casi todo el mundo es mandar el informe por correo cada mes, o compartir una carpeta en la nube por cliente. Funciona hasta que tienes doce clientes y ya no sabes qué le mandaste a quién.

¿Cómo hago que cada cliente vea solo sus datos?

Con una columna. Literalmente.

Este es el concepto que hay que entender, y en cuanto lo pillas todo lo demás es hacer clic. La estructura es esta:

Una tabla con tus datos. Una fila por cada cosa que quieres enseñar: un proyecto, un informe, una factura, una entrega. Y en cada fila, una columna que dice a qué cliente pertenece.

Una tabla de clientes. Nombre, correo y poco más. El correo es la llave.

Un filtro. Cuando alguien entra al portal con su correo, la aplicación enseña solo las filas donde la columna de cliente coincide con quien ha entrado.

Ya está. Eso es un portal privado. No hay nada más debajo. Todo lo que parece complicado (el registro, la contraseña, el olvidé mi clave) lo pone la herramienta.

Paso 1: montar los datos primero

Antes de tocar nada de la parte visual, monta la base de datos. Todo el mundo hace lo contrario y todo el mundo lo tiene que rehacer.

Puedes usar Airtable, Baserow, NocoDB o una hoja de cálculo si empiezas. Lo que sea, mientras tenga filas y columnas y puedas conectarlo. Cualquiera de las tres te vale para empezar.

Tu tabla mínima para un portal de clientes:

Nombre del elemento. Cliente (enlazado a la tabla de clientes). Estado. Fecha. Descripción. Archivo adjunto. Enlace externo si hace falta.

Y la tabla de clientes: nombre, correo de acceso, empresa, fecha de alta.

Consejo que me habría ahorrado dos rehechos: mete el campo "estado" desde el minuto uno aunque creas que no lo necesitas. Vas a querer enseñar solo lo terminado y ocultar lo que está a medias.

Paso 2: conectar Softr y elegir la plantilla

Entras en Softr, creas una aplicación nueva y conectas tu base de datos. Le das permiso, eliges las tablas y ya las tiene disponibles.

Te ofrece plantillas: portal de clientes, directorio, panel interno, portal de alumnos. Coge la de portal de clientes aunque no te encaje del todo. Es más rápido quitar bloques de una plantilla que montar la estructura desde cero.

Lo que trae ya puesto: pantalla de acceso, pantalla de registro, recuperación de contraseña, una página de listado y una de detalle. Todo eso es lo que ibas a tardar semanas en programar y viene hecho.

Paso 3: activar los usuarios

En la sección de usuarios le dices cuál es tu tabla de clientes y cuál es la columna del correo.

A partir de ahí tienes dos modos de dar acceso:

Invitación. Tú das de alta al cliente en la tabla y le llega un correo para que se ponga su contraseña. Este es el que quieres en un portal profesional: nadie entra si tú no lo has metido.

Registro abierto. Cualquiera se puede crear una cuenta. Esto solo tiene sentido si vendes algo autoservicio.

Para clientes, invitación. Siempre. Y con eso ya te evitas el noventa por ciento de los líos de permisos.

Paso 4: el filtro, que es el corazón de todo

Vas a la página donde se listan los elementos y le pones una condición: enseña solo las filas donde la columna cliente sea igual al usuario que ha iniciado sesión.

Esa condición es todo el sistema de permisos. Cliente A entra, ve tres proyectos. Cliente B entra, ve los suyos. No hay forma de que uno vea lo del otro porque el filtro se aplica antes de dibujar la página.

Y un detalle que se olvida: ponle el mismo filtro también a la página de detalle. Si solo lo pones en el listado, alguien que adivine la dirección de un elemento podría llegar a él. Es raro que pase, pero es de esas cosas que cuando pasan pasan con el cliente más importante.

Aquí tienes también el resto de opciones para gestionar accesos en cómo poner login y usuarios en tu app sin programar, incluidas las que no pasan por Softr.

Paso 5: las páginas que de verdad usan

Menos páginas de las que crees. Lo que un cliente abre de verdad:

Inicio con lo importante. Estado del proyecto, la próxima fecha, y el último archivo entregado. Nada más. Que en la primera pantalla tenga la respuesta a "¿cómo va lo mío?".

Sus archivos. Ordenados por fecha, del más nuevo arriba.

Un formulario para pedir o comentar cosas. Este ahorra correos. Que el cliente escriba ahí en vez de mandarte un mensaje que se pierde entre otros cuarenta.

Lo que no hace falta: gráficas, estadísticas, paneles bonitos con números. Los pones porque quedan bien en la demo y luego nadie los mira.

Paso 6: tu propio dominio

Una aplicación en una dirección con el nombre de la herramienta pegado parece de prueba. Con tu propio subdominio (algo tipo clientes.tudominio.com) parece un sistema.

Se configura en dos sitios: en la herramienta le dices qué dirección quieres, y en donde tengas tu dominio añades el registro que te dan. Tarda un rato en propagarse y ya está.

Este es el paso que más impresión causa por menos esfuerzo. No te lo saltes.

Lo que se te va a atascar

El precio por usuario. Aquí está la trampa de este tipo de herramientas y hay que verla antes de montar. Los planes van por número de usuarios con acceso. Con quince clientes vas de sobra en un plan medio. Con quinientos alumnos, la cuenta cambia mucho y a lo mejor te sale más a cuenta otra ruta.

Los archivos pesados. Si tu portal es para entregar vídeos o archivos grandes, no los subas a la base de datos. Súbelos a un almacenamiento aparte y en la tabla pon solo el enlace. Si no, te comes el límite en dos semanas.

Los correos que no llegan. Las invitaciones acaban en la carpeta de no deseados con una alegría increíble. Avisa al cliente por otro lado de que le va a llegar y que mire ahí.

Los permisos de escritura. Si dejas que el cliente edite filas, ten claro qué campos puede tocar. Que pueda cambiar el comentario, no que pueda cambiar el estado del proyecto ni el importe.

Quererlo perfecto antes de enseñarlo. El portal se mejora con el uso. Enséñaselo a un cliente cuando esté al setenta por ciento y pregúntale qué le falta. Te va a pedir dos cosas que tú no habías pensado y ninguna de las cinco que tenías en la lista.

Y ahora qué

Empieza con un cliente. Uno solo, el más cercano, el que te va a decir la verdad.

Móntale su portal con lo mínimo, dale acceso y déjalo funcionando un mes. Con lo que te diga ajustas, y luego metes a los demás en una tarde porque la estructura ya está hecha.

Yo hice el mismo camino con un portal de alumnos y lo conté entero en cómo monté un portal de alumnos sin programar, con lo que costó y lo que rehice. Y si quieres el mapa completo de opciones para crear aplicaciones sin programar, ahí están todas.

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Si no tienes claro qué te conviene montar primero en tu caso, el test te da una ruta según lo que ya haces y lo que sabes.

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