La app que le monté a mi hermano para su negocio sin presupuesto

Mi hermano tiene un proyecto propio que va sobre acompañar a padres. Lo lleva él solo, con el tiempo que le queda, y sin un euro asignado a herramientas.

Un día me contó su problema y era el clásico: tenía la información repartida entre una hoja de cálculo, el móvil y la cabeza. Y cada vez que quería saber algo sencillo, tenía que reconstruirlo a mano.

Le monté una app. No la que me pidió al principio, y esa es la parte que merece la pena contar.

¿Qué app necesita de verdad un negocio pequeño?

Casi nunca la que te imaginas.

Lo primero que me pidió fue "una web con área privada donde la gente entre y vea sus cosas". Área privada, registro, contenidos por usuario, notificaciones. La versión completa.

Le hice la pregunta de siempre: vale, y ahora mismo, ¿qué es lo que te hace perder el tiempo cada semana?

Y ahí salió lo de verdad. Perdía el tiempo buscando información que ya tenía. Quién le había escrito, en qué punto estaba cada persona, qué le había dicho a quién y cuándo tocaba dar el siguiente paso. Nada de eso necesita área privada ni registro ni notificaciones. Eso necesita una lista bien hecha con un buscador encima.

Un negocio de una persona casi siempre necesita lo mismo al principio: un sitio donde estén los datos y una pantalla que los enseñe bien. El resto es lo que crees que necesitas porque lo has visto en las webs de las herramientas caras.

Así que descarté el área privada. No la aparqué para más adelante como excusa: la descarté, y se lo dije. Si en seis meses la echaba de menos, la haríamos. No la ha echado de menos.

Lo que sí monté

Una base de datos con dos tablas y una aplicación encima.

Personas. Nombre, cómo llegó, en qué punto está, fecha del último contacto, notas y una etiqueta de prioridad.

Interacciones. Fecha, con quién, qué pasó, qué hay que hacer después y para cuándo.

Encima puse Glide, que coge una hoja de cálculo o una base de datos y te la convierte en una aplicación de móvil de aspecto normal. Sin programar nada. Eliges qué campos se ven en el listado, qué se ve al entrar en una ficha, y ya tienes algo usable con el pulgar.

La elección de la herramienta no fue casual y tiene una sola razón: mi hermano trabaja desde el móvil. Si le monto un panel precioso de escritorio, lo abre los domingos y para de usarlo en dos semanas. Si le monto algo que abre en el móvil entre dos cosas, lo usa a diario.

Esa es la decisión que más peso tuvo en todo el proyecto, y no es técnica. Es mirar dónde está la persona cuando necesita el dato.

Por qué descarté las otras opciones

Miré tres caminos antes de decidirme.

Una web hecha a medida. La descarté por mantenimiento, no por dificultad. Yo puedo montarla, pero luego hay que actualizarla, alojarla y arreglarla cuando se rompa. Y el que la iba a usar no sabe hacer nada de eso. Montarle a alguien una herramienta que solo tú puedes tocar es dejarle una dependencia disfrazada de regalo.

Una herramienta de gestión de las que ya existen. Hay decenas. El problema es el precio por usuario y las funciones que no necesita: cuando el negocio no tiene presupuesto, una suscripción de dos dígitos al mes por algo que usa al 5% es dinero mal puesto.

Una app tipo panel de escritorio con Softr. Esta estuvo cerca, y de hecho es lo que uso en otros montajes cuando hay que dar acceso a varias personas con permisos distintos. Aquí no hacía falta: un solo usuario, un solo móvil. La comparación entre las dos rutas la tengo desarrollada en Glide o AppSheet, que es la otra pareja habitual cuando la app es móvil.

Al final la regla fue: la herramienta más simple que resuelva el problema de esta semana, y que él pueda tocar sin llamarme.

Cuánto costó

En tiempo mío: una tarde para la estructura de datos y la app, más otro rato la semana siguiente para arreglar lo que no encajaba con su forma de trabajar.

En dinero: cero al principio, porque estas herramientas tienen plan gratuito con límite de filas y de usuarios. Cuando el número de registros crezca, tocará plan de pago, y ahí hablamos de una suscripción mensual de las de dos dígitos. Los límites del plan gratuito cambian cada cierto tiempo, así que mira la web oficial antes de contar con ellos.

El coste real, el que nadie cuenta, fue la media hora explicándole cómo usarla. Y no es una queja: si esa media hora no existe, la app se queda sin abrir. Montar la herramienta es lo fácil. Que alguien cambie su forma de trabajar es lo difícil.

Qué se rompió

Dos cosas, y las dos por lo mismo: yo diseñé para cómo yo trabajaría, no para cómo trabaja él.

El campo de notas. Yo puse un campo de texto normal, pensando en frases cortas. Él escribe notas largas, con detalle, porque su trabajo va de recordar conversaciones. En el listado se veía un churro de texto cortado y no encontraba nada. Lo arreglé separando un campo de resumen corto, que es lo que se ve en la lista, del campo largo, que se ve al entrar.

Los estados. Puse una escala de cinco puntos para el punto en el que estaba cada persona. Demasiada precisión. Él usaba dos. Lo bajé a tres estados con nombres que significan algo para él y empezó a moverlo.

Es el mismo error las dos veces: decidir por la persona que va a usar la herramienta en vez de mirar cómo trabaja. Cuando montas para otro, tu criterio vale para lo técnico y no vale casi para nada más.

Qué haría distinto

Le habría dado la app antes, más rota y con menos cosas.

Yo tardé una tarde en montarlo todo y se lo entregué terminado. Si se lo hubiera enseñado a la hora, con las dos tablas y cuatro campos, me habría dicho lo del campo de notas en el primer minuto y me habría ahorrado rehacerlo.

Cuando construyes para alguien que tienes cerca, la mejor herramienta de diseño es enseñarle algo feo pronto. La versión bonita y acabada solo sirve para que te diga "está muy bien" por educación y luego no la use.

Lo demás lo mantendría igual. La estructura mínima, la herramienta que él puede tocar, el móvil como sitio donde vive la cosa. Y sobre todo, haber tirado a la basura el área privada del principio: eso es lo que hizo que el proyecto durase una tarde y no dos meses.

Si te ronda montar algo parecido para ti o para alguien de tu entorno, el mapa completo de por dónde empezar lo tengo en crear apps sin programar, y el caso de una herramienta interna con varias personas usándola lo cuento en montar una app interna para un equipo. Si no sabes por dónde empezar con todo esto, tengo un test corto que te dice qué es lo siguiente que te conviene montar según cómo trabajas.

Hacer el test