47 apps de productividad y sigues sin hacer nada: el problema no es la app

Tienes Notion. Asana. Trello. Todoist. Una app que sincroniza las otras cuatro. Y una automatización en Zapier que manda un email cuando mueves una tarea de una columna a otra.

Y aun así se te olvidó contestar ese mensaje de hace tres días.

Bienvenido al club de la productividad que no produce nada.

¿Cuántas apps necesitas para hacer una tarea?

La respuesta honesta es cero. Pero tu cerebro no quiere oír eso. Tu cerebro quiere configurar cosas. Elegir colores para las etiquetas. Crear vistas con filtros que no vas a abrir nunca. Diseñar un dashboard bonito con iconos que molan mucho y que no te acercan ni un milímetro a hacer lo que tienes que hacer.

Es como reorganizar el cajón de los cubiertos cuando tienes que fregar los platos. Parece trabajo. Se siente como trabajo. Pero los platos siguen ahí.

Y tú llevas tres horas eligiendo si el color de la categoría "urgente" es rojo cereza o rojo tomate.

¿Y si el sistema más efectivo del mundo cabe en un post-it?

Tres categorías. Eso es todo.

Lo de ahora.

Lo de después.

Lo que espera algo.

Si una tarea no cabe en ninguna de las tres, no existe. No le crees una subcategoría. No le pones una etiqueta especial. No le abres un proyecto nuevo con tres subtareas y una dependencia bloqueante. Simplemente no existe.

Suena ridículo. Suena a que no puede funcionar. Suena a que falta complejidad.

Y ahí está exactamente el truco.

¿Por qué lo complicamos todo?

Porque configurar da dopamina. Y si tienes un cerebro que salta de cosa en cosa, la tentación de dedicarle 3 horas a personalizar una app en vez de hacer lo que tienes que hacer es casi irresistible.

Perfeccionar un Notion que no te ayuda a vender nada

Procrastividad pura. Parecer productivo sin producir absolutamente nada.

Y mira, no es culpa tuya. Las apps de productividad están diseñadas para que las configures, no para que hagas cosas. Cuantas más opciones tiene una herramienta, más tiempo pasas jugando con la herramienta en vez de usándola.

¿Necesitas un sistema o necesitas hacer la tarea?

La diferencia es brutal.

Un sistema es lo que montas cuando no quieres enfrentarte a la tarea. Un sistema bonito se siente como trabajar aunque no estés haciendo nada útil. Es el equivalente digital de comprarte unas zapatillas de correr nuevas en vez de salir a correr.

Hacer la tarea es coger lo primero de la lista y hacerlo. Sin colores. Sin categorías. Sin que una notificación te avise de que tienes que hacer lo que ya sabes que tienes que hacer.

Los mejores sistemas del mundo son los que no necesitan manual de instrucciones. Los que no se rompen cuando se actualiza la app. Los que funcionan incluso sin WiFi, sin batería, sin cuenta premium.

Un boli y un papel con tres columnas.

Suena antiguo. Suena absurdo en 2026. Pero funciona. No porque sea sofisticado. Funciona porque es tan simple que no hay excusa para no usarlo.

¿Y qué haces con las 47 apps?

No te digo que las desinstales todas. No soy tan valiente ni espero que tú lo seas.

Pero sí te digo esto: la próxima vez que abras una app de productividad, pregúntate si estás haciendo algo o configurando algo. Porque si llevas más de 10 minutos sin tachar una tarea, no estás siendo productivo. Estás jugando a los Sims de la organización.

Emprender ya es bastante deporte de riesgo

La complejidad es el enemigo. Siempre. Da igual que estés gestionando un negocio o intentando acordarte de comprar leche.

Tres montones. Lo de ahora. Lo de después. Lo que espera. Si no cabe ahí, no existe.

Y el mejor sistema de productividad no es el que tiene más funciones. Es el que usas.

Si quieres simplificar cómo funciona tu cabeza, tengo un truco gratis que me enseñó mi psicóloga. Sin trampa, sin pedir el correo si no quieres.