Dejé de usar la cabeza para recordar cosas y esto cambió

Tu cabeza es un sitio horrible para guardar cosas.

No porque falle, que también. Es que mientras algo está ahí dentro pendiente, ocupa. Vas conduciendo y te acuerdas de que hay que renovar un seguro. Estás cenando y te viene que no has contestado un correo. Te despiertas a las cuatro pensando en una factura.

Eso no es memoria. Es un sistema de alarmas mal calibrado que se dispara siempre en el peor momento y nunca cuando puedes hacer algo.

Hace un tiempo decidí sacarlo todo fuera. Todo. Y sí, cambió cosas, aunque no exactamente las que esperaba.

¿Qué gano sacando las cosas de la cabeza?

Ganas silencio.

Esa es la respuesta honesta. No ganas productividad de golpe, no haces más cosas la primera semana, no te conviertes en una máquina.

Lo que ganas es que la cabeza deje de recordarte cosas a destiempo. Y cuando eso para, resulta que había mucho más espacio del que creías para pensar en lo que estás haciendo ahora mismo.

El segundo efecto, que tarda más en aparecer, es que dejas de perder cosas. No las importantes, esas nunca se pierden. Las medianas: el correo que ibas a contestar, la idea que se te ocurrió en la ducha, el papel que había que llevar a algún sitio. Esas se caían todas.

La regla que lo sostiene todo

Solo hay una y es dura de cumplir al principio: si tarda menos de dos minutos, se hace ahora. Si no, se escribe.

No "me acuerdo luego". No "lo apunto después". Se escribe en el momento en el que aparece, aunque estés en medio de otra cosa.

Y eso significa que el sitio donde escribes tiene que estar siempre a mano y tiene que ser rápido. Si capturar algo cuesta más de cinco segundos, no lo vas a hacer, y el sistema entero se cae.

Por eso lo que importa no es la herramienta que elijas. Es cuántos toques hay entre que se te ocurre algo y queda escrito.

Dónde escribo las cosas

Uso Todoist (enlace de afiliado: así me ayudas a seguir creando contenido) para lo que tiene fecha o hay que hacer, y archivos de texto para lo que es información.

Todoist lo elegí por una razón concreta: entiende lo que escribes. Pones "llamar a la gestoría el jueves a las 10" y te lo coloca solo con su fecha y su hora. Sin menús, sin selectores de calendario. Escribes una frase como se la dirías a alguien y ya está guardada.

Eso, que suena a detalle, es la diferencia entre capturar cinco cosas al día y capturar ninguna.

Tiene widget en el móvil, atajo de teclado en el ordenador y funciona sin conexión. Va por suscripción, en el entorno de los 5 euros al mes para el plan personal, con una versión gratuita que a mucha gente le sobra. Mira su web para los precios de hoy.

Y lo que no es tarea, es información. Eso va a archivos de texto que gestiono con Claude Code. Ideas, notas de conversaciones, cosas que quiero recordar sobre alguien, decisiones que tomé y por qué.

La diferencia entre las dos cosas es sencilla: si tiene que pasar algo, es tarea. Si solo tengo que poder encontrarlo cuando lo necesite, es nota. Meterlo todo en el mismo saco es lo que hace que la lista de tareas tenga trescientas cosas y no sirva.

Cómo llevo la parte de notas, con la IA leyéndolas y devolviéndomelas cuando toca, lo tengo desarrollado en notas que sí usas con IA.

Lo que hace que el sistema no se pudra

Un sitio donde escribes cosas y nunca vuelves se convierte en un cementerio en tres semanas. Lo he hecho cuatro veces.

Lo que lo evita es una revisión semanal. Media hora, mismo día, misma hora.

Abro la lista entera. Y hago tres cosas.

Borro. Lo que lleva dos meses ahí sin que lo haya tocado no lo voy a hacer. Fuera. Sin culpa. Si vuelve a hacer falta, volverá a aparecer.

Concreto. Lo que está escrito como "tema web" no es una tarea, es una preocupación disfrazada. Lo reescribo como una acción concreta que se pueda empezar: "escribir el texto de la página de precios". Si no puedo escribirla así, es que todavía no sé qué hay que hacer, y eso es información en sí misma.

Coloco. Lo que hay que hacer esta semana pasa al calendario con hora. Lo demás se queda en la lista sin fecha. Esa distinción entre lista y calendario me costó años entenderla y la explico entera en calendario contra lista de tareas.

Media hora a la semana. Es todo el mantenimiento.

Lo que salió mal

Escribía todo con demasiado detalle. Al principio cada tarea era un párrafo con contexto, subtareas y notas. Tardaba dos minutos en apuntar algo. Y adivina: dejé de apuntar. Ahora escribo la frase mínima que me permita reconstruir la cosa. "Renovar seguro coche" es suficiente. Ya me acordaré del resto cuando llegue.

Puse fechas a todo. Como el sistema te deja poner fecha, le pones fecha a todo. Y luego llegan quince avisos un martes, no haces doce, y los arrastras al miércoles. Al mes ya no te crees ninguna fecha del sistema. Ahora solo llevan fecha las cosas que de verdad tienen que pasar ese día. El resto van sin fecha y salen en la revisión semanal.

Confié en que el sistema me avisara de todo. Y no avisa de lo que no le has metido. Hubo un par de semanas de transición en las que ya no me fiaba de la cabeza pero todavía no lo escribía todo. Ese hueco es incómodo y es donde la mayoría de la gente abandona. Dura dos semanas. Aguanta.

Cambié de herramienta tres veces. Probé varias buscando la perfecta y en cada mudanza perdí la mitad de lo que tenía dentro. La herramienta importa muchísimo menos que llevar seis meses usando la misma.

El sitio donde capturo cuando no puedo escribir

Hay un agujero que tardé en tapar: los momentos en los que se te ocurre algo y no puedes escribir. Conduciendo, andando por la calle, en la ducha, a mitad de una conversación.

Ahí uso notas de voz. Suelto la frase, sin ordenar, sin explicarme. "Acordarme de mirar lo del seguro antes de fin de mes". "Idea para un vídeo: lo de las herramientas que abandonas".

Y luego, cuando me siento, esas notas se transcriben y las clasifico. Lo que es tarea va a la lista. Lo que es idea va a los archivos. Lo que no es ninguna de las dos, se borra.

Esa clasificación la hago con Claude leyendo las transcripciones. Le paso el montón del día y me lo separa. Tardo dos minutos en revisar lo que ha hecho en vez de veinte en ordenarlo yo.

Lo importante no es la parte automática. Es que capturar de viva voz cuesta tres segundos y no requiere que pares lo que estás haciendo. Y todo lo que cuesta menos de cinco segundos se acaba haciendo.

Lo que no arregla

No te vuelve más disciplinado. Sigues sin hacer las cosas que no te apetece hacer, solo que ahora las ves escritas y sabes exactamente cuántas veces las has pospuesto. Es incómodo y es útil.

No te da más tiempo. Las cosas siguen tardando lo que tardan.

Y no piensa por ti. Sacar las cosas de la cabeza libera espacio, pero lo que hagas con ese espacio es cosa tuya. Se puede llenar de más ruido perfectamente.

Lo que sí hace, y por eso llevo años con esto, es que el momento de sentarme a trabajar ya no empieza con quince minutos de acordarme de qué había pendiente. Empieza abriendo una lista que ya lo sabe.

Si estás mirando qué otras partes del día a día merece la pena delegar en un sistema o en una IA, el mapa completo lo tengo en IA para el día a día. Y si no sabes por dónde empezar a meter la IA en tu rutina, hice un test corto que te lo dice según cómo trabajas.

Hacer el test de IA