Creo sistemas de organización perfectos que abandono en tres días

El lunes pasado me monté un sistema de organización en Notion. Páginas, subpáginas, bases de datos, calendarios integrados, etiquetas de colores, automatizaciones, iconos personalizados. Me llevó cuatro horas. Cuatro horas de ingeniería organizativa que habrían hecho llorar de emoción a Marie Kondo.

El martes usé el sistema. Rellené tres tareas. Marqué una como completada. Me sentí invencible. Esto era lo que me faltaba. Esto era el cambio. Por fin había encontrado el sistema definitivo.

El miércoles abrí Notion, miré el sistema, sentí un peso en el pecho que no supe explicar y abrí Twitter.

El jueves ni lo abrí.

El viernes compré un bullet journal.

El ciclo de los sistemas definitivos

Conozco este ciclo mejor que mi propia cara. Porque lo repito cada dos meses, como si fuera una suscripción que no puedo cancelar.

Fase uno: la revelación. Descubres un sistema nuevo. Notion, Todoist, Google Calendar con colores, una pizarra, un cuaderno con el método Getting Things Done, post-its, una app que "esta vez es diferente". Y tu cerebro se enciende. Dopamina a tope. Esto es nuevo. Esto es emocionante. Esto va a funcionar.

Fase dos: la construcción. Te pasas horas - a veces días - montando el sistema perfecto. Categorías, plantillas, flujos de trabajo. No estás organizando tareas. Estás construyendo una catedral. Y la catedral es preciosa.

Fase tres: el uso. Un día. Dos como mucho. Todo funciona. Anotas cosas. Tachás cosas. Te sientes un ser humano funcional. Es maravilloso.

Fase cuatro: el abandono. De un día para otro, el sistema deja de existir. No hay transición. No hay declive gradual. Simplemente, dejas de abrirlo. Como si nunca hubiera existido.

Fase cinco: la culpa. Te sientes mal. Otra vez. Otro sistema abandonado. Otro intento fallido en tu historial de intentos fallidos. Llega la pregunta de siempre: "¿qué me pasa?".

Y el ciclo se repite.

Por qué el sistema nunca es el problema

Aquí está la trampa: piensas que el sistema era malo. Que por eso lo abandonaste. Que el siguiente será mejor. Que si encuentras el sistema perfecto, por fin serás una persona organizada.

No.

El sistema no era malo. Era genial, probablemente. El problema no es el sistema. Eres tú. O más bien, es tu cerebro.

Porque montar un sistema de organización es excitante. Es novedad. Es creatividad. Es dopamina pura. Tu cerebro adora esa fase. Podría pasarse una semana montando sistemas.

Pero usar un sistema de organización es repetición. Es rutina. Es abrir lo mismo cada día y hacer lo mismo cada día. Y eso tiene cero estímulo para un cerebro que necesita novedad para funcionar.

Personas con TDAH tienen un sistema dopaminérgico que busca constantemente lo nuevo. Si esto es la primera vez que lo oyes, los síntomas del TDAH en adultos incluyen esto y mucho más. Y cuando algo deja de ser nuevo - que suele pasar al tercer día - el cerebro pierde interés. Literalmente. No metafóricamente. Pierde interés como un ordenador pierde señal wifi. De golpe y sin aviso.

Tu historial de apps es un museo de buenas intenciones

¿Cuántas apps de productividad tienes descargadas? ¿Cuántas has usado más de una semana? ¿Cuántas has pagado la versión premium "porque si pago, la usaré"?

Yo tengo un historial que da vergüenza ajena. Notion, Todoist, TickTick, Things 3, Asana, Trello, Google Tasks, Apple Reminders, un bullet journal de 30 euros, otro de 15, una pizarra blanca que ahora uso para apoyar cosas, y una pared de post-its que durante dos días fue "mi sistema" y ahora es "eso que hay detrás de la pantalla".

Y todos funcionaban. Ese es el chiste. Todos funcionaban. El problema no era la app. Era que mi cerebro se aburría de la app antes de que la app pudiera ayudarme.

Entonces, ¿no hay solución?

Hay soluciones parciales. Que es lo único que hay para cerebros como el nuestro.

La primera: acepta que vas a cambiar de sistema. No luches contra ello. Usa Notion hasta que te canses. Luego usa Todoist. Luego vuelve al papel. Lo importante no es la herramienta. Es que sigas apuntando cosas en algún sitio.

La segunda: simplifica al máximo. Cuanto más elaborado es el sistema, antes lo abandonas. Porque mantenerlo requiere esfuerzo. Y tu cerebro ya tiene bastante con funcionar como para además mantener una catedral de Notion.

La tercera: deja de buscar el sistema perfecto. No existe. No para ti. Tu cerebro no está hecho para sistemas estáticos. Está hecho para adaptarse, cambiar y moverse. Y si el sistema no se mueve contigo, lo dejarás atrás.

No es un defecto. Es tu cerebro. Simplemente funciona distinto.

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