La automatización que llevas seis meses montando y que todavía no funciona del todo

Empezaste a montarla en septiembre.

Un proceso que ibas a automatizar del todo. Nada complicado en teoría: cuando entra un lead nuevo, se registra en el CRM, se manda un email de bienvenida, se crea una tarea para hacer seguimiento en tres días y se añade la persona a una lista de correo. Cuatro pasos. Un par de tardes.

Estamos en marzo. El flujo funciona al 70%. El email de bienvenida se manda bien. El registro en el CRM falla si el nombre tiene acento. La tarea de seguimiento se crea pero en la lista equivocada. Y lo de la lista de correo lo estás haciendo a mano porque nunca terminaste de configurar la integración.

Llevas dos meses sin tocarlo.

¿Por qué las automatizaciones se quedan a medias?

Porque el 70% es suficiente para que el cerebro lo clasifique como "resuelto".

El problema del 70% es que no duele suficiente. Si algo funciona al 0%, lo arreglas. Si funciona al 100%, está hecho. Pero el 70% vive en ese limbo donde funciona bastante bien para no ser urgente y falla suficiente para seguir siendo un problema. Y el cerebro con TDAH no tiene energía para las zonas grises. Las cierra en falso y pasa a lo siguiente.

La obra sin terminar se convierte en parte del paisaje. La ves cada día, te acuerdas de que hay que acabarla, y cada día decides que hoy no toca. Hasta que llevas tanto tiempo sin tocarla que ya ni te acuerdas de cómo funciona por dentro y retomar requeriría empezar casi desde cero.

Las automatizaciones que se rompen y no lo sabes

¿Cuándo una automatización a medias es peor que hacerlo a mano?

Cuando te hace creer que está resuelto sin estarlo.

Si haces algo a mano, sabes que lo estás haciendo a mano. Ves el tiempo que te cuesta, controlas el resultado, y tienes la opción de decidir si automatizarlo merece la pena. Una automatización al 70% te quita esa visibilidad. El proceso "existe", así que no sientes la necesidad de revisarlo. Pero el 30% que falla genera errores que no atribuyes al proceso porque el proceso "está automatizado".

El lead que llega con acento en el nombre no se registra bien. Nunca haces el seguimiento a tiempo porque la tarea aparece en la lista equivocada y no la ves. Nadie entra en la lista de correo hasta que alguien te lo menciona semanas después.

Y tú sigues creyendo que el proceso funciona.

¿Qué hacer con las automatizaciones zombi?

Tomar una decisión. Solo hay dos opciones válidas.

La primera: terminarla. Reservas una mañana, te sientas, la acabas hasta que funciona al 100% y la documentas para saber qué hace si tienes que tocarla en seis meses. Incomodo, requiere concentración, pero tiene un final.

La segunda: desmontarla y hacer el proceso a mano hasta que tengas tiempo real de automatizarlo bien. Duele más en el corto plazo porque vuelves a hacer algo manualmente que ya no querías hacer. Pero es honesto. Y la honestidad sobre cómo funciona tu negocio vale más que la ilusión de que está automatizado.

La opción que no existe es seguir con la automatización zombi que funciona a medias mientras asumes que está todo en orden. Simplificar el negocio para que sobreviva a veces significa desmontar sistemas que parecen avanzados pero que en realidad son una fuente silenciosa de errores.

El 70% no es casi. El 70% es la mitad del problema con el doble de ceguera.

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