La app interna con la que trabajamos Fer, Sara y yo

Somos tres. Fer, Sara y yo. Cada uno en un país distinto y ninguno con horario fijo.

Durante bastante tiempo funcionamos como funciona casi todo el mundo: un grupo de mensajería, una carpeta compartida y varias hojas de cálculo. Y funciona, hasta que deja de funcionar.

El momento exacto en que dejó de funcionar lo tengo grabado. Sara preguntó por dónde iba una cosa y hubo que buscarlo entre mensajes de tres semanas atrás. Cuando la información de tu equipo vive en un chat, la información no existe. Está enterrada.

Así que monté una app interna. Te la enseño por dentro.

¿Qué herramienta interna necesita un equipo de tres?

Menos de lo que crees, pero una cosa concreta que casi ninguna herramienta de las famosas te da bien.

Un equipo de tres personas no necesita gestión de proyectos con diagramas de Gantt. No necesita permisos por departamento. No necesita informes. Todo eso son problemas de equipos grandes, y meterle a un equipo de tres una herramienta pensada para cincuenta es la forma más rápida de que nadie la use.

Lo que sí necesita un equipo pequeño y repartido es esto: una sola pantalla donde cada uno vea lo suyo sin preguntar.

Ese "sin preguntar" es todo. La medida de éxito de una herramienta interna no es que la gente la use. Es que se hayan dejado de mandar mensajes preguntando cosas que están escritas en algún sitio.

Qué había antes

Cuatro sitios y ninguno mandaba sobre los otros.

El chat, donde pasaban las decisiones. Una hoja de cálculo con la planificación de contenido. Otra hoja con los encargos y su estado. Y una carpeta con los archivos, organizada según el criterio del día en que se creó cada carpeta.

El problema no era tener cuatro sitios. Era que la misma información estaba en varios a la vez y no coincidía. La hoja decía que algo estaba pendiente, el chat decía que estaba hecho, y el archivo tenía tres versiones con nombres tipo "final", "final2" y "final bueno".

Cómo está montada

Dos capas. Los datos abajo y la pantalla arriba.

Los datos, en SmartSuite. Es una base de datos de trabajo, en el mismo terreno que Airtable, con la diferencia de que gestiona mejor los estados, las asignaciones y las automatizaciones internas sin que tengas que salir a otra herramienta.

Cuatro tablas y ya:

• Piezas. Cada cosa que se produce: un vídeo, un post, un correo, una landing. Con estado, responsable, fecha objetivo y enlaces a los archivos.
• Tareas. Lo que hay que hacer que no es una pieza. Enlazado a la pieza cuando corresponde.
• Clientes y proyectos. Para lo que no es contenido propio.
• Decisiones. Esta es la tabla que más valor tiene y la que menos gente monta. Cada decisión con fecha, quién la tomó y por qué. Cuando alguien pregunta "¿por qué hacemos esto así?", la respuesta está escrita.

La pantalla, en Softr. Se conecta a la base y monta la interfaz con acceso por usuario. Cada uno entra con su correo y ve su panel: lo que tiene asignado, lo que está esperando a que alguien lo revise y lo que viene esta semana.

Nadie entra en la base de datos. Eso es deliberado. La base es el motor y el motor no se toca en marcha.

Esa separación entre los datos y la pantalla es el patrón que uso en casi todo lo que construyo, y lo tengo explicado con más calma en bases de datos y CRM sin código.

La pantalla que lo cambió todo

De todo lo que hay montado, hay una vista que se lleva el noventa por ciento del valor.

Se llama "esperando por ti".

Es una lista de las cosas que están paradas porque hacen falta tú. No las tuyas pendientes: las que bloquean a otra persona. Si Fer ha dejado un montaje esperando mi aprobación, eso me sale a mí en rojo arriba del todo.

Antes eso era un mensaje en el chat. Y un mensaje en el chat se lee, se dice "ahora lo miro" y se pierde. Una lista de bloqueos con el nombre de quien está esperando no se pierde, porque te está mirando cada vez que entras.

El resto de la app es cómoda. Esa vista es la que quitó los mensajes.

Lo que costó

Unas veinticinco horas en total, repartidas en tres semanas y sin dejar de trabajar.

La primera versión estuvo lista en un fin de semana con solo dos tablas y una pantalla. Y esa es la parte que recomiendo copiar: no montes el sistema completo antes de que nadie lo haya usado. Monta lo mínimo, ponlo en marcha y deja que el uso te diga qué falta.

En dinero, las dos suscripciones se mueven en decenas de euros al mes cada una en sus planes de entrada, y ambas suben cuando metes más usuarios o funciones avanzadas. Confirma los precios en sus webs oficiales antes de contar con ninguna cifra.

Para tres personas sale a cuenta sin discusión. Sustituye a dos herramientas que ya pagábamos y elimina el tiempo perdido buscando cosas, que no aparece en ninguna factura pero se paga igual.

Qué salió mal

La primera versión tenía demasiados campos. Diecisiete campos por pieza. Rellenar eso para publicar un post es un castigo, y lo que se castiga no se hace. Bajamos a seis campos obligatorios y el resto opcionales. La adopción cambió de un día para otro.

Monté vistas que solo me servían a mí. Me hice unos paneles preciosos de estado general que solo miraba yo. Fer y Sara no entraban a ver el estado general, entraban a ver lo suyo. Tiré la mitad de las pantallas.

No definimos qué significa cada estado. Teníamos "en curso" y "en revisión" y cada uno los usaba a su manera. Una pieza podía estar tres días en "en revisión" sin que nadie la estuviera revisando. Lo arreglamos escribiendo en la propia app qué significa cada estado y quién lo cambia. Aburrido de escribir, imprescindible.

Se nos olvidó el móvil otra vez. Es el error que cometo siempre. Las pantallas se veían bien en ordenador y regular en móvil, y buena parte de las consultas rápidas se hacen desde el móvil. Ahora es lo primero que reviso.

Qué haría distinto

Empezaría por la tabla de decisiones. Es la que más se agradece con el tiempo y la que siempre se monta la última, porque no parece urgente. Seis meses después, es lo que evita repetir conversaciones enteras.

Y no permitiría que ninguna información viviera en dos sitios. Durante un mes mantuvimos la hoja de cálculo antigua "por si acaso" en paralelo con la app. Ese mes fue el peor, porque nada estaba actualizado en ninguno de los dos sitios. Se migra y se cierra la puerta el mismo día.

Si estás en el punto de plantearte si te merece la pena montarte algo así, tengo el razonamiento completo en app interna para equipos sin programar. Y la parte de qué se puede construir sin escribir código y qué no, en crear apps sin programar.

Lo que aprendí montando esto es más simple de lo que parece. Un equipo pequeño no se organiza mejor con más herramientas. Se organiza mejor cuando hay un sitio, uno solo, donde la respuesta está escrita.

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