Herramientas para emprender desde cero: el stack que uso

Te dejo el vídeo arriba, pero aquí lo tienes escrito y con los enlaces para que no tengas que ir apuntando nombres a la carrera.

Este es el tercer vídeo de Emprende de Cero, y va del lío en el que cae todo el mundo al empezar: coleccionar aplicaciones. Cientos de programas abiertos, tres suscripciones que no usas y la sensación de que te falta una herramienta más para arrancar. Spoiler: no te falta ninguna.

He probado cientos de herramientas para quedarme con las pocas que de verdad hacen falta. Aquí las tienes, ordenadas por para qué sirven y con la regla que uso para no gastar de más.

Una herramienta solo hace cuatro cosas por ti

Antes de mirar ningún nombre, quédate con esto. Da igual cuántas apps existan: en tu negocio una herramienta solo cubre una de estas cuatro funciones.

• Producir. Crear tu trabajo: textos, diseño, web, vídeo, lo que ofreces.
• Organizar. Saber qué tienes que hacer y no olvidarte de nada.
• Vender. Que te encuentren, hablar con clientes y cerrar.
• Cobrar. Hacer la factura y recibir el dinero.

Con eso cubierto vas sobrado. No necesitas cuarenta programas. Necesitas uno bueno por cada función.

¿Cómo elijo una herramienta sin agobiarme?

Con cuatro reglas, y las aplico siempre en este orden.

Primero, no pagues por una herramienta hasta tener el problema que resuelve. El problema aparece antes que la herramienta, nunca al revés. Arrancas, ves qué te frena de verdad y entonces buscas qué lo soluciona.

Segundo, empieza gratis. Casi todo tiene un plan gratuito más que suficiente para tus primeros clientes. Úsalo para familiarizarte y para comprobar que de verdad te cubre la necesidad.

Tercero, domínala antes de cambiar. Mejor exprimir una de arriba a abajo que saltar entre diez a medias.

Cuarto, paga solo cuando te haga ganar tiempo o dinero. Si te ahorra horas o te trae más clientes, la suscripción se paga sola. Si no, sigue en el plan gratis. No pagas por sentirte más profesional: el cliente paga por tu trabajo, no por tus apps.

¿Cuáles son las herramientas que uso yo cada día?

Voy por áreas. La mayoría las puedes usar gratis desde el minuto uno.

Organizar: Notion. Mi segundo cerebro. Notas, tareas, clientes y proyectos, todo en un sitio. Lo uso además como CRM sencillo para no perder de vista a ningún cliente. Gratis para empezar te sobra. Aquí tienes Notion. Si quieres montar tu ficha de clientes bien, te lo cuento paso a paso en cómo montar tu base de clientes en Notion.

Producir diseño: Canva. Diseño sin ser diseñador. Posts, logos, portadas y presentaciones en minutos con plantillas. Para mí ha sido fundamental siempre. Y puedes conectar Claude con Canva para que te genere los diseños de forma más automática.

Producir web: WordPress, Wix o Framer para empezar. Y si te animas, con Claude puedes montar tú mismo tu página o tu portfolio sin ser experto.

La oficina profesional: Google Workspace. Esta es la que sí te recomiendo pagar desde pronto: correo con tu propio dominio (un @gmail resta profesionalidad), Drive, Docs, Sheets, Calendar y Meet, y Gemini incluido. Empieza en unos 7€ al mes por usuario. En el plan básico tienes 30 GB y hasta 2 TB en el estándar. A mis clientes les monto una carpeta de Drive con facturas, logos, la guía de marca y los accesos: quedas profesional y está todo ordenado.

Redes y marketing: Metricool. Sincronizas todas tus redes (Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn, Google My Business) y programas las publicaciones de una vez. Tiene plan gratuito y no me ha fallado nunca. La alternativa gratis del propio Meta es Meta Business, aunque a mí me da más errores.

Email: Brevo o Mailchimp. Para escribir a tu lista. Yo he tirado siempre de Mailchimp: fácil, intuitivo y cómodo.

Inteligencia artificial: ChatGPT, Claude o Gemini. La que más uso es Claude, para mí la más lista con diferencia. Para generar imágenes tiro de ChatGPT o Gemini. Pago el plan alto de Claude, unos 90€ al mes, y lo doy por bien gastado.

Reuniones: Calendly. Compartes un enlace, el cliente elige día y hora y se agenda la videollamada solo. Se acabaron los correos de ida y vuelta. Con Google Workspace tienes Calendar y Meet cubriendo esta parte también.

Facturar: Billin. Creas facturas profesionales en minutos y llevas el control de ingresos y gastos listo para Hacienda o la gestoría. Tiene web y app de móvil, así que facturas estés donde estés.

Cobrar: Stripe. Cobros con tarjeta, enlaces de pago y cobros recurrentes, con el dinero en tu cuenta rápido. Es facilísima de usar sin saber nada técnico, y le puedes ofrecer al cliente pagar a plazos con Klarna sin comisión: un servicio de 1.000€ se convierte en tres pagos de 333,33€. Más cómodo para él, cierre más fácil para ti.

Automatizar: Make o Zapier. Para conectar tus programas y que las tareas repetitivas se hagan solas, sin programar. Yo he usado muchísimo Make y es fácil de aprender. Si quieres empezar, tienes el primer escenario en Make paso a paso y, cuando le cojas el gusto, las siete automatizaciones que monto en cualquier negocio.

Algunos enlaces son de afiliado: si compras, me llevo una comisión sin que a ti te cueste más.

¿Cuándo merece la pena pasar a un plan de pago?

Empieza siempre por gratis. El plan gratuito te sirve para tus primeros clientes. Pasa a pago cuando el plan se te quede pequeño, te falten funciones o llegues al límite.

Hazte dos preguntas: ¿me ahorra tiempo? ¿me hace ganar dinero? Si alguna es que sí, paga sin miedo, porque esa inversión se justifica sola: haces el trabajo más rápido, atiendes a más clientes y facturas más. Si las dos son que no, aguanta en gratis.

Un truco que uso: tengo una hoja con todos mis gastos recurrentes y una vez al mes reviso suscripción por suscripción si la estoy usando de verdad. A veces subes de plan en un pico de trabajo y meses después ya no lo necesitas. Si el trabajo ha bajado, bajas el plan, que siempre puedes volver a subir. Aquí decides igual que con cualquier herramienta de negocio. Y si dudas entre pagar por un CRM o seguir con una hoja, te lo aclaro en cuándo dar el salto de la hoja de cálculo a un CRM.

La IA como empleado extra

Este es el cambio grande. Con las herramientas correctas, una sola persona hace hoy el trabajo de un equipo. Lo he vivido: en la época del Kit Digital llegué a llevar 120 o 130 clientes de redes sociales a la vez, y además hacía páginas web. La persona que me pasaba los clientes no se creía que fuera yo solo, así que le dije que tenía un equipo de tres detrás para que me diera más trabajo. Era yo y las herramientas.

La IA es tu empleado extra: te escribe correos y textos, te resume, te da ideas, te ayuda a crear diseños o webs y te explica lo que no sabes como un profesor 24/7. Yo tengo ya hechos con Claude mis presupuestos, mis contratos de confidencialidad y las respuestas a los correos repetitivos, y solo cambio el nombre.

Pero mandas tú. La IA acelera y ayuda a decidir más rápido, no decide por ti. Tu criterio es el que manda siempre. Si quieres profundizar en qué se puede montar sin programar, empieza por cómo construir cosas con IA sin programar.

Tu kit mínimo para empezar mañana (todo gratis)

Si tuvieras que arrancar mañana mismo, con esto vas:

• Producir: Notion, Canva y ChatGPT o Claude.
• Vender: Calendly, un correo profesional y WhatsApp Business para responder rápido.
• Cobrar: Billin para las facturas y Stripe para los cobros.

Móntalo en una tarde: elige una herramienta por función sin darle mil vueltas, abre las cuentas gratis, prepara tus plantillas (una factura, un presupuesto, un mensaje tipo) y empieza a usarlo con tu primer proyecto real. Lo pules sobre la marcha, que nada sale perfecto el primer día.

Los errores que veo siempre

• Coleccionar apps. Más programas no es más productividad.
• Pagar antes de tiempo. Las suscripciones que no usas te comen el dinero.
• No dominar ninguna. Saltar de una a otra sin aprenderla a fondo.
• Montar algo complejísimo para un negocio que aún no existe. No hace falta un CRM para 200 clientes cuando tienes cero. Un Notion con cuatro tablas y a vender.

Quédate con tres ideas: cubre las cuatro funciones, empieza gratis y paga solo cuando ganes tiempo o dinero, y usa la IA como empleado extra. Eso es todo lo que necesitas para arrancar.

Cuando quieras dar el paso de automatizar tu negocio en serio y dejar que la IA cargue con lo repetitivo, ahí es donde entra Yo SA. Es justo lo que enseño dentro.

Algunos enlaces de este artículo son de afiliado: si contratas la herramienta, me llevo una comisión sin que a ti te cueste más.