Cómo montar un agente que lea y clasifique tu correo

La bandeja de entrada es el sitio donde otras personas deciden tu día.

Cada correo que entra es una petición de atención puesta por alguien que no sabe (ni tiene por qué saber) en qué estabas tú. Y como todos llegan al mismo sitio y con la misma pinta, acabas dedicando la misma energía a leer una factura, una notificación de una app que no usas y un mensaje de un cliente enfadado.

Lo que quiero de un agente de correo no es que conteste por mí. Es que ordene la entrada para que cuando yo llegue, arriba esté solo lo que necesita una respuesta mía.

Eso se puede montar. Y hay dos maneras según lo que te apetezca liarte.

¿Puede una IA gestionar mi bandeja de entrada?

Gestionar es una palabra grande. Vamos a partirla en cuatro cosas distintas, porque no todas se delegan igual de bien.

Clasificar. Poner etiquetas: factura, cliente, boletín, notificación, personal. Esto lo hace estupendamente y es donde está casi todo el valor.

Priorizar. Decidir qué es urgente y qué no. Lo hace bien si le explicas tus criterios; regular si esperas que los adivine.

Archivar y limpiar. Sacar de la vista lo que no requiere nada. Lo hace bien, pero solo debe hacerlo con categorías que tú hayas aprobado antes.

Responder. Aquí me bajo. Puede prepararte borradores, y eso ahorra mucho tiempo. Que envíe solo, no. Cuando dejas que un modelo mande correos en tu nombre, un día manda algo que no habrías mandado y no te enteras hasta que es tarde.

Mi resumen: las tres primeras, delegadas. La cuarta, asistida.

La ruta rápida: un producto que ya lo hace

Si lo que quieres es que esto funcione mañana y no te interesa montar nada, existe SaneBox.

Se conecta a tu correo, aprende de lo que tú abres y contestas, y va sacando de la bandeja principal lo que no es importante para meterlo en carpetas aparte. Te manda un resumen de lo que ha apartado, para que puedas rescatar lo que se haya llevado por error.

Lo bueno: cero mantenimiento y funciona con cualquier cliente de correo. Lo menos bueno: es una caja negra. Aprende de tu comportamiento pero no le puedes decir "los correos de este proveedor son siempre urgentes aunque yo tarde en abrirlos".

Si tu problema es volumen de ruido, esta ruta te lo resuelve. Si tu problema es que necesitas reglas propias, sigue leyendo.

La ruta a medida: montarlo con n8n

Lo que yo prefiero, porque puedo cambiar cualquier criterio en cualquier momento.

La pieza es n8n y el flujo tiene cuatro pasos:

Uno. Disparador. Cada X minutos, mira los correos nuevos que no estén ya procesados. No lo pongas cada minuto: cada quince o cada media hora sobra y te ahorra dinero.

Dos. Prefiltro tonto. Antes de que la IA vea nada, aparta lo obvio con reglas normales: notificaciones de sistemas conocidos, boletines con enlace de baja, avisos automáticos. Esto se lleva la mitad del volumen sin gastar ni un céntimo en modelo.

Tres. Clasificación con IA. Lo que queda, se lo pasas al modelo. Solo el remitente, el asunto y los primeros párrafos, no el correo entero con toda su cadena. Le pides que devuelva una categoría de una lista cerrada, una urgencia del 1 al 3 y una línea de resumen.

Cuatro. Acción. Según lo que salga: etiqueta, archiva o deja arriba. Y una vez al día, un resumen con lo que hay pendiente de ti.

El paso que hace que funcione: tus reglas escritas

El agente es tan bueno como el documento que le pases. Y el documento es tuyo, no genérico.

En el mío tengo cosas como estas:

• Cualquier correo de una persona con la que tengo trato directo es prioridad, aunque el asunto parezca tonto.
• Las facturas y los papeles de gestoría van a su etiqueta y no me avisan; los reviso el día que toca.
• Las propuestas de colaboración se etiquetan pero nunca se archivan.
• Nada que contenga una fecha límite se archiva jamás.
• Ante la duda, no archives: deja el correo donde está y márcalo para revisión.

Esa última regla es la más importante de todas. El coste de que te archive algo importante es altísimo; el coste de que te deje en bandeja algo prescindible es que lo borras tú en dos segundos. Que el sistema se equivoque siempre hacia el mismo lado.

Lo que se te va a atascar

Los permisos del correo. Conectar tu cuenta con permisos de lectura y de modificación de etiquetas lleva su rato, sobre todo si tu correo es de empresa y hay un administrador de por medio. Es la parte más pesada del montaje y no tiene ningún misterio, solo paciencia.

Los bucles. Si tu agente escribe o mueve correos y eso vuelve a disparar el flujo, tienes un bucle que se ejecuta sin parar y una factura interesante a final de mes. Marca siempre lo procesado y comprueba esa marca antes de hacer nada.

El coste por correo. Si recibes trescientos correos al día y se los pasas todos enteros a un modelo grande, sale caro. Por eso insisto en el prefiltro tonto y en mandar solo un extracto. Con eso el gasto baja muchísimo.

La confianza mal puesta. Las dos primeras semanas, que el agente etiquete pero no archive nada. Tú revisas cada día si lo habría hecho bien. Cuando lleves diez días seguidos de acuerdo con sus decisiones, le dejas archivar. No antes.

Que se te caiga y no te enteres. Si un día el flujo deja de ejecutarse, tu bandeja vuelve al caos y tú tardas una semana en darte cuenta. Móntate el aviso, que lo cuento en el agente que me avisa cuando algo falla.

Lo que no le dejo hacer

Tres cosas, y son innegociables para mí.

No borra nada. Archivar sí, borrar no. Archivado se recupera; borrado, según cuándo te des cuenta, no.

No envía. Prepara borradores cuando se lo pido, y los mando yo. Un borrador bien hecho ya me ahorra el 80% del trabajo, y me quedo con el control del 20% que importa.

No toca nada que sea de dinero o de papeles oficiales. Lo etiqueta y lo deja donde está. Prefiero mirar yo diez correos de más que perderme uno con un plazo dentro.

Y ahora qué

Empieza por el prefiltro tonto, sin IA. Media hora, reglas normales, apartar notificaciones y boletines. Solo con eso la bandeja ya cambia de aspecto y vas a ver de verdad cuánto correo real recibes, que suele ser mucho menos del que parece.

Con esa foto ya puedes decidir si te compensa montar la parte de IA o si con el orden básico te vale.

El mapa de todo lo que se puede montar por este camino está en automatización y agentes con IA, y este trozo concreto encaja en lo que cuento sobre usar la IA en el día a día.

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