Cómo sacarle partido a Todoist con IA para que tus listas duren

Las listas de tareas no se mueren porque la app sea mala. Se mueren porque llega un día en que abrirla da más pereza que hacer la tarea.

Y eso pasa siempre por lo mismo: por dentro es un vertedero. Cincuenta cosas sin fecha, sin proyecto, sin orden, mezcladas la compra con la declaración de la renta.

La combinación que a mí me ha funcionado es esta: capturar rápido y sucio, y que la IA ordene después. Te cuento cómo se monta en Todoist.

¿Cómo uso la IA con mi lista de tareas?

Hay dos formas de meter IA aquí y conviene no mezclarlas.

La primera es la que trae la propia app, que te ayuda a trocear tareas grandes y a redactar mejor lo que has escrito de cualquier manera.

La segunda es conectar Todoist con un asistente por fuera para que sea él quien lea tu lista, la reorganice y te diga qué toca hoy. Esta es la que más partido da, y la que casi nadie usa.

Las dos se montan en un rato y se complementan.

Paso 1: captura sin pensar

La regla de oro: cuando te venga algo a la cabeza, va a la bandeja de entrada de Todoist en menos de cinco segundos. Sin proyecto, sin etiqueta, sin fecha. Solo el texto.

Para eso hay tres atajos que hay que tener puestos sí o sí:

• En el ordenador, el atajo global de añadir tarea rápida. Se activa en los ajustes y te abre una cajita encima de lo que estés haciendo.
• En el móvil, el widget en la pantalla de inicio, en la primera pantalla, no escondido en la tercera.
• Por voz, con el asistente del móvil o el reloj, para cuando vas andando o conduciendo.

Todoist entiende lenguaje natural al escribir. Si pones "llamar al fontanero mañana a las 10 #casa", ya te lo mete con fecha, hora y proyecto. Eso no es IA, es un intérprete de texto, pero es lo que más tiempo ahorra al día.

Paso 2: la revisión, que es donde entra la IA

Una vez al día, cinco minutos, abres la bandeja de entrada y la vacías. Cada cosa: fecha, proyecto o fuera.

Aquí es donde el asistente hace el trabajo aburrido. Le das acceso a tu lista y le pides tres cosas concretas:

1. Que agrupe. "Mira mi bandeja de entrada y dime qué tareas son del mismo tema". 2. Que trocee. Las tareas que empiezan por un verbo vago ("organizar", "preparar", "mirar lo de") están muertas antes de nacer. Le pides que las convierta en el primer paso concreto y físico. 3. Que sea realista. "De estas quince, ¿cuáles caben de verdad en un día normal?". Y le haces caso, que es la parte difícil.

Ese trabajo, hecho a mano, son veinte minutos y no lo haces nunca. Hecho así, son tres.

Paso 3: conectar el asistente

Hay dos rutas según lo que uses.

Si trabajas con un asistente que permite conectar herramientas, existen conectores para Todoist que le dan acceso directo a tus proyectos y tareas. Le hablas en español y él crea, completa y reorganiza. Es la ruta más cómoda si ya trabajas así.

Si prefieres no conectar nada, la ruta manual también sirve: exportas la vista de la semana, se la pegas al asistente y le pides el orden. Menos elegante, funciona igual.

En cualquiera de los dos casos, el criterio es el mismo que uso con la IA en el día a día: no le pido que decida, le pido que ordene y me deje decidir a mí en tres segundos en vez de en diez minutos.

Paso 4: filtros, que valen más que cualquier función nueva

Todoist tiene un sistema de filtros muy potente y muy poco usado. Los tres que a mí me sostienen:

Hoy de verdad. Tareas vencidas o de hoy, ordenadas por prioridad. Es la única vista que abro por la mañana.

Sin fecha y sin proyecto. Es el detector de vertedero. Si esa vista tiene más de diez cosas, la bandeja se me está pudriendo.

Cinco minutos. Todo lo etiquetado como rápido. Sirve para los huecos muertos: la cola del banco, la espera antes de una reunión.

Un filtro bien montado hace más por tu constancia que cualquier función de IA. Sin dramas: la tecnología nueva no arregla un sistema que no tiene criterio.

Paso 5: las tareas recurrentes bien puestas

Aquí hay un truco que cambia mucho las cosas. Todoist distingue entre "cada lunes" y "cada 7 días". El primero se repite fijo aunque no lo hagas. El segundo cuenta desde el día que lo completas.

Para hábitos y mantenimiento, usa el segundo. Si limpias el filtro de la campana cada dos meses y un año lo haces tarde, no quieres que te salga vencido en rojo dándote la charla: quieres que cuente desde que lo hiciste.

Las tareas vencidas en rojo acumuladas son lo que hace que la gente abandone la app. Cuantas menos, más dura el sistema.

Lo que se te va a atascar

Vas a etiquetar de más. Al principio montas quince etiquetas y a los diez días usas dos. Empieza con tres y añade solo cuando eches una de menos de verdad.

Los proyectos anidados. Todoist deja meter proyectos dentro de proyectos. Es una trampa. Con una capa vale para casi todo el mundo.

La IA no sabe qué es importante para ti. Te va a priorizar por urgencia aparente, no por lo que de verdad mueve tu vida. Tú tienes que decirle qué es importante, y eso significa haberlo pensado antes.

Las funciones de IA están en los planes de pago. El plan gratuito de Todoist da para mucho, pero lo que tenga que ver con asistentes suele estar arriba. Míralo antes de montar el flujo entero pensando que es gratis.

Se acumula lo que no quieres hacer. Cualquier cosa que lleve tres semanas rebotando de día en día no es una tarea: es una decisión que no has tomado. Bórrala o conviértela en decisión. Ese repaso lo haría cualquiera con cualquier app, y es el que más ordena.

La regla de las dos listas

Un último apunte que ordena más que cualquier función: separa lo que tienes que hacer de lo que te gustaría hacer.

En la misma lista no pueden convivir "presentar el modelo 303" y "aprender a tocar el piano". La segunda no tiene fecha, no tiene urgencia y lo único que hace es ensuciar la vista y hacerte sentir mal cada vez que la ves.

Yo tengo un proyecto aparte que es un cajón de deseos. Ahí va todo eso. No lo miro cada día, lo miro cuando quiero elegir en qué meterme.

La lista de tareas es para el compromiso. El cajón es para el deseo. Cuando se mezclan, dejas de fiarte de la lista, y una lista de la que no te fías ya no la abres.

Y ahora qué

Vacía la bandeja de entrada de una vez, aunque tengas que borrar cuarenta cosas. Deja los tres filtros montados. Pon los atajos de captura en el móvil y en el ordenador.

Luego usa el asistente solo para la revisión diaria durante dos semanas. Si a las dos semanas sigues abriendo la app por la mañana, ya has ganado. Y si aun así no te encaja, hay alternativas honestas en alternativas a Todoist y una comparación directa con la otra opción obvia en Todoist frente a Notion para tareas.

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