Softr con base de datos propia: tu app sin Airtable

Durante mucho tiempo, montar algo en Softr significaba montar dos cosas: la base de datos en Airtable y la aplicación en Softr, con un cable entre las dos.

Dos suscripciones. Dos sitios donde mirar cuando algo falla. Y un límite de peticiones entre ambas que, cuando la app crece, empieza a dar la lata.

Ahora Softr trae base de datos dentro. Y para la mayoría de proyectos, eso significa que la mitad de ese montaje sobra.

¿Necesito Airtable para usar Softr?

No. Ya no.

Softr

¿Cuándo sigue teniendo sentido Airtable? Cuando esos datos los usa algo más aparte de la app. Si tu equipo trabaja a diario dentro de Airtable, si tienes automatizaciones colgando de esa base, o si los datos vienen de otro sistema que ya escribe ahí, mantén Airtable y conecta.

Pero si la base de datos existe solo para alimentar la aplicación, meterla dentro de Softr te ahorra dinero, complejidad y un punto de fallo. Y en las apps sencillas va más rápido, porque no hay un viaje de ida y vuelta a otro servicio en cada carga.

Lo que vamos a montar

Un directorio interno con una zona privada. Una tabla de miembros que pueden entrar con su cuenta, una tabla de recursos que ven al entrar, y un formulario para que ellos añadan cosas.

Es el esqueleto de la mitad de las aplicaciones internas que se piden en cualquier negocio pequeño. Con esto montado, adaptarlo a un portal de clientes o a un catálogo es cuestión de cambiar nombres.

Paso 1: crear la base de datos dentro de Softr

Entras en Softr, creas una aplicación nueva y te vas a la sección de datos. En vez de elegir una fuente externa, eliges crear una base de datos propia.

Creas dos tablas.

Recursos, con estos campos: Nombre (texto), Descripción (texto largo), Categoría (selección con tres o cuatro opciones), Enlace (URL) y Publicado (casilla).

Usuarios, que en realidad te la crea él en cuanto activas el acceso con cuenta, pero puedes añadirle campos: Nombre, Rol y lo que necesites.

Mete cinco o seis recursos de ejemplo a mano. Sin datos no se ve nada y estarías montando a ciegas.

Paso 2: activar el acceso con cuenta

En la configuración de usuarios activas el registro. Aquí decides algo importante: si cualquiera puede crearse cuenta o si solo entra quien tú metas en la tabla.

Para un directorio interno, lo segundo. Añades los correos a mano y solo esos pueden entrar. Para algo abierto al público, lo primero, con verificación por correo activada.

Softr te genera solas las pantallas de acceso, registro y recuperación de contraseña. Eso es media jornada de trabajo que no vas a hacer.

Paso 3: montar la pantalla del listado

Creas una página nueva y le añades un bloque de tipo lista. Le dices que los datos vienen de la tabla Recursos, eliges el diseño de tarjetas y mapeas cada campo a su sitio: el Nombre al título, la Descripción al texto, la Categoría a la etiqueta.

Ahora la parte que hace que esto parezca una aplicación de verdad: los filtros. Añades un filtro por Categoría y un buscador por Nombre. Dos casillas marcadas y el usuario ya puede moverse por los datos.

Y un filtro fijo que no se ve: solo mostrar los recursos con la casilla Publicado marcada. Así puedes tener cosas a medias en la base sin que salgan en la app.

Paso 4: la página de detalle

Cada tarjeta debería llevar a su propia página. Creas una página de detalle, le dices que se alimenta del registro seleccionado, y colocas los campos con más espacio: título grande, descripción completa, botón al enlace.

Vuelves al listado y le dices a la tarjeta que al pulsarla vaya a esa página. Ya tienes navegación.

Paso 5: el formulario para añadir cosas

Otra página, esta vez con un bloque de formulario apuntando a la tabla Recursos. Eliges qué campos puede rellenar el usuario y cuáles no. La casilla Publicado no la pongas: esa la marcas tú cuando revisas.

Le pones que al enviar muestre un mensaje de gracias y ya tienes el circuito completo. El usuario propone, tú apruebas, aparece en el listado.

Paso 6: los permisos

Última parada y la que más se olvida. Página por página, decides quién la ve. El listado y el detalle, solo para usuarios con cuenta iniciada. El formulario, igual. La página de inicio, pública.

Pruébalo abriendo la app en una ventana de incógnito. Si desde ahí ves algo que debería estar protegido, tienes un permiso mal puesto.

¿Qué se te va a atascar?

Los datos no aparecen y no entiendes por qué. Casi siempre es un filtro. Tienes puesto que solo se ven los publicados y no has marcado la casilla en ningún registro. Miras la app vacía y piensas que la conexión falla.

El diseño se rompe en el móvil. Softr tiene vista de móvil y hay que revisarla, porque lo que en el ordenador se ve como tres columnas en el móvil se apila y a veces queda raro. Revisa cada página en el conmutador de móvil antes de publicar.

Quieres una relación entre tablas y no sabes montarla. La base de datos de Softr admite relaciones, pero son más simples que las de Airtable. Si tu modelo de datos tiene muchas tablas conectadas entre sí con cálculos cruzados, ahí Airtable sigue ganando y merece la pena conectar Airtable como fuente.

Migrar de Airtable a la base nativa a mitad de proyecto. Se puede, exportando e importando, pero se rompen las relaciones y hay que rehacerlas. Decide antes de empezar, no después.

¿Cuánto cuesta esto de verdad?

El plan gratuito de Softr te deja publicar y probarlo con pocos usuarios. En cuanto quieras acceso con cuenta en condiciones y dominio propio, toca pagar, y el precio sube según el número de usuarios que entran.

La cuenta que importa: si antes pagabas Softr más Airtable, ahora pagas solo Softr. Para un proyecto pequeño eso es quitarse una suscripción entera de encima. Si te estás replanteando la parte de datos en general, en las alternativas a Airtable tienes la comparación con precios reales.

¿Y ahora qué?

Móntalo con datos de mentira primero. Cinco registros inventados, las pantallas puestas, los permisos probados. Cuando funcione el esqueleto, metes los datos buenos.

Ese orden ahorra muchísimo tiempo, porque los fallos de montaje se ven mejor con datos tontos que con datos reales, donde te distraes leyendo el contenido en vez de mirando si la app funciona.

El resto de caminos para montar una aplicación sin escribir código, con qué herramienta según lo que quieras hacer, está en la guía de crear apps sin programar.

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