El sistema de notas que tiré tres veces antes de acertar

Monté tres sistemas de notas preciosos. Los tres los abandoné.

El cuarto es feo, tiene cuatro carpetas y archivos de texto plano. Y es el único que sigue vivo años después.

No es una historia de "menos es más", que suena a taza de desayuno. Es que los tres primeros fallaban por el mismo motivo y tardé demasiado en verlo.

Los tres que tiré

**El primero fue una base de datos en Notion (enlace de afiliado: así me ayudas a seguir creando contenido).** Con propiedades, etiquetas, relaciones entre notas, vistas filtradas por tipo y por estado. Precioso. Cuando lo terminé de montar me sentí productivo durante tres días.

Duró unas semanas. Lo abandoné porque apuntar algo costaba demasiado: abrir, botón de nueva nota, elegir tipo, elegir etiqueta, elegir proyecto, y entonces escribir. Cuando tienes una idea en la calle, no haces eso. Sacas el móvil, y si el proceso tiene cinco pasos, no la apuntas.

El segundo fue el sistema de nombres. Numeración por áreas, carpetas por categoría, una convención para nombrar archivos que me parecía elegantísima.

Duró más, pero también murió. Se murió el día que tuve una nota que encajaba en dos sitios y me quedé mirando la pantalla decidiendo dónde iba. Un sistema donde archivar requiere pensar es un sistema que dejas de usar sin darte cuenta.

El tercero fue el de los enlaces. Cada nota conectada con otras, una red de conocimiento, esos gráficos bonitos de puntitos que salen en todos los vídeos del tema.

Este me duró bastante y me dolió más dejarlo, porque intelectualmente me encantaba. Pero mantener los enlaces era trabajo. Cada nota nueva pedía revisar qué otras notas se relacionaban. Y ese trabajo no me devolvía nada: nunca, ni una sola vez, encontré algo por navegar la red de enlaces. Encontraba las cosas buscando texto.

¿Por qué abandono todos los sistemas de notas?

Porque los diseñaba para el momento de guardar, no para el momento de necesitar.

Ese es el fallo, y es el mismo en los tres. Cuando montas un sistema de notas estás en un estado mental muy concreto: tienes tiempo, tienes ganas, te apetece organizar. Y desde ahí diseñas un sistema que solo tiene sentido para alguien que está siempre así.

Pero tú, el día normal, no estás así. Estás con prisa, con la cabeza en otra cosa, en la calle, entre dos tareas. Y ese tú no rellena propiedades ni decide categorías.

El sistema que sobrevive no es el que mejor organiza. Es el que aguanta el peor día que vas a tener.

Y hay un segundo fallo, más incómodo de admitir: montar el sistema es divertido y usarlo no. Rediseñarlo da la misma sensación de avance que trabajar, sin el riesgo de trabajar. Por eso se rediseña tanto.

El cuarto, el feo

Archivos de texto plano en una carpeta. Cuatro subcarpetas. Nombres de archivo en español normal, sin convención ninguna.

Reglas, dos:

Uno: apuntar cuesta un paso. Abrir y escribir. Sin categorías, sin etiquetas, sin decisiones. Si la nota necesita ir a otro sitio, ya la moveré cuando la vuelva a tocar, que muchas veces no pasa nunca y no importa.

Dos: buscar es por texto. No navego por carpetas. Busco una palabra que sé que está ahí dentro y aparece. Eso funciona siempre, no requiere mantenimiento, y no se rompe cuando el sistema crece.

Ya está. No hay más sistema.

Lo que cambió no fue la herramienta. Fue asumir que las notas no son una biblioteca que hay que catalogar. Son un cajón donde tiras cosas y del que a veces sacas una.

Si quieres la versión desarrollada de esto, la tengo en notas que sí usas con IA.

Lo que cambió cuando le metí la IA

Aquí es donde el cuarto sistema pasó de "sobrevive" a "es útil de verdad".

Texto plano en carpetas tiene una ventaja enorme que no se aprecia hasta que la usas: una IA puede leerlo todo. Sin exportar, sin conectar nada, sin permisos. Son archivos.

Yo abro Claude Code en esa carpeta y le puedo preguntar cosas que antes eran imposibles. Qué apunté sobre un tema hace meses. Qué ideas tengo repetidas y no me había dado cuenta. Que me haga un resumen de todo lo que hay sobre un asunto concreto, repartido en once notas distintas.

Y también escribe él. Le digo "apunta esto en la carpeta de ideas" y lo apunta, con el archivo bien puesto. El paso de guardar, que era mi punto de fricción histórico, ha bajado de un paso a medio.

Eso es lo que hace que el sistema feo gane a los tres bonitos: no gana por ser simple, gana porque siendo simple, una máquina puede trabajar dentro. Un sistema encerrado en una herramienta con base de datos propia no te da eso.

El proceso de sacar las notas de una herramienta cerrada y llevarlas a texto plano lo conté en cómo migré de Notion a Obsidian con Claude Code.

Cuándo el sistema complejo sí tiene sentido

No quiero que esto suene a que toda estructura sobra.

Si trabajas en equipo, necesitas estructura. Cuando la nota la va a leer otro, las convenciones dejan de ser un capricho y pasan a ser lo que evita el caos.

Si tu trabajo consiste en gestionar muchos elementos parecidos (clientes, expedientes, propiedades), una base de datos es lo correcto. Eso no son notas, son registros, y los registros sí quieren campos.

Lo que no funciona es tratar tus pensamientos sueltos como si fueran registros. Un pensamiento suelto no tiene estado, ni responsable, ni fecha de vencimiento. Tiene texto y ya.

Las cuatro carpetas, por si sirven de referencia

No las copies, pero te las digo porque a veces ayuda ver un ejemplo concreto en vez de un principio abstracto.

Una para ideas sueltas, que es donde cae casi todo. Una para cosas en marcha, con un archivo por proyecto vivo. Una para lo que ya está cerrado, que es el cementerio y casi nunca se abre. Y una para referencias, cosas que quiero poder encontrar otra vez.

La cuarta es la que más me costó aceptar, porque es la más aburrida y la que más uso.

Lo importante no son estas cuatro. Es que salieron de mirar un mes de notas reales, no de un método que leí. Si copias mis carpetas te va a pasar lo mismo que me pasó con los tres sistemas bonitos: son de otro y no encajan con lo que haces tú.

Y ahora qué

Si llevas tres sistemas abandonados como yo, prueba esto antes de montar el cuarto bonito.

Crea una carpeta. Sin subcarpetas al principio. Escribe ahí durante un mes sin organizar nada, solo tirando archivos dentro.

A final de mes, mira qué has apuntado. Y ahí, solo ahí, crea las carpetas que la realidad te esté pidiendo. Yo acabé con cuatro. A ti te saldrán otras, y serán las tuyas, no las de un método que has visto en un vídeo.

Lo bueno de este orden es que no puedes equivocarte: no estás diseñando nada, estás observando lo que ya haces. Y un sistema que sale de lo que ya haces no hay que sostenerlo con fuerza de voluntad.

Si te interesa el enfoque general de meter la IA en las cosas cotidianas, lo tengo en IA para el día a día.

Si quieres saber por dónde empezar a meter la IA en tu forma de trabajar, tengo un test corto que te da una recomendación concreta.

Hacer el test de IA