Cómo preparar una reunión en cinco minutos con IA, no en cuarenta

La parte cara de una reunión no es la reunión. Es la media hora de antes buscando en el correo qué narices se habló la última vez.

Y la parte más cara todavía es la que no se ve: entrar a una llamada sin acordarte de lo que quedó pendiente, que la otra persona lo mencione, y tener que decir "déjame que lo mire y te digo". Ahí se pierde media reunión y bastante credibilidad.

Yo tenía ese problema con las reuniones recurrentes. Ahora tardo cinco minutos en llegar mejor preparado de lo que llegaba antes en cuarenta. Te cuento el sistema entero.

¿Cómo llego preparado a una reunión sin dedicarle la mañana?

Teniendo el historial ya escrito antes de necesitarlo, en vez de reconstruirlo cada vez.

Ese es todo el truco y no tiene nada de sofisticado. El problema no es preparar la reunión: es que la información de las reuniones anteriores está desperdigada en correos, notas sueltas y tu memoria, que ya sabemos cómo funciona.

Si cada reunión deja un resumen escrito en un sitio fijo, preparar la siguiente es leer el anterior. Cinco minutos. Si no lo deja, cada preparación es una excavación arqueológica.

Así que el sistema empieza por el final: por lo que pasa después de la reunión, no antes.

Paso 1: que cada reunión se grabe y se resuma sola

Aquí entra la herramienta. MeetGeek se mete en tu videollamada, la graba, la transcribe y te manda el resumen con los puntos y las tareas.

Lo importante no es que grabe. Es que el resumen tenga un formato estable. Lo que yo quiero de cada reunión son cuatro cosas:

Qué se decidió. Qué quedó pendiente y de quién es cada cosa. Qué se dijo que hay que mirar. Y cualquier dato concreto que se mencione (una fecha, un número, un nombre).

Si tu herramienta te deja definir el formato del resumen, defínelo así y no lo toques más. Si no te deja, coge la transcripción y pásasela a un modelo con esas cuatro preguntas. El resultado es el mismo.

Y avisa siempre de que estás grabando. No es solo cortesía: en bastantes sitios es obligatorio, y además la conversación cambia cuando alguien descubre a mitad que se está grabando sin haberlo dicho. Se avisa al principio y punto.

Paso 2: un archivo por persona o por cuenta

Este es el paso que casi nadie da y el que hace que todo funcione.

Los resúmenes no valen de nada sueltos en tu bandeja de correo. Tienen que acumularse en un sitio por persona o por cliente.

Yo tengo un archivo por cada cuenta con la que trabajo. Cada reunión añade un bloque al principio: fecha, decisiones, pendientes, datos. Nada más. Con seis meses de reuniones tienes el historial completo de esa relación en un solo sitio, y se lee en dos minutos.

Da igual dónde lo tengas. Un documento, una nota, un archivo de texto. Lo que importa es que sea uno por cuenta y que se añada siempre en el mismo formato.

Ese archivo es el activo de verdad. La grabación no la vas a volver a ver nunca. El archivo lo vas a leer antes de cada reunión durante años.

Paso 3: los cinco minutos de antes

Con el historial escrito, la preparación es esto:

Abro el archivo de esa cuenta. Se lo paso a la IA con tres peticiones concretas:

Resúmeme el estado de esta relación en cinco líneas. Para llegar sabiendo dónde estamos sin releer seis meses.

Dime qué quedó pendiente y sigue sin resolverse. Este es el que más vale. Lo que se prometió y no se hizo es exactamente lo que va a salir en la reunión.

Dame tres preguntas que debería hacer hoy. Aquí es donde la IA aporta algo que yo no tenía: mira el historial entero sin el sesgo de lo último que pasó. A veces saca un tema de hace tres meses que se quedó colgando y que yo había olvidado por completo.

Esas tres respuestas son mi guion. Las tengo en pantalla durante la reunión.

Paso 4: el contexto externo, si hace falta

Si la reunión es con alguien nuevo o con un cliente cuyo negocio no tengo fresco, añado un cuarto paso: buscar información pública sobre la empresa y pedirle un resumen.

Qué hacen, a quién venden, qué han anunciado últimamente. Cinco líneas. No hace falta un dossier.

Aviso importante: aquí la IA se inventa cosas con una facilidad pasmosa si no tiene fuentes. Si vas a mencionar un dato de una empresa en una reunión, compruébalo antes. Quedar mal por citar una cifra falsa es peor que no citar ninguna.

Lo que NO le pido a la IA para una reunión

Un par de límites que tengo claros después de usar esto un tiempo.

No le pido que me escriba el guion de lo que voy a decir. Llegar con un texto preparado a una conversación te vuelve rígido, y en cuanto la otra persona sale por donde no esperabas, se nota que estás leyendo.

Y no le pido opiniones sobre la relación con el cliente. Que resuma lo que hay escrito, sí. Que juzgue si un cliente está contento o si conviene subirle el precio, no: eso lo dicen cosas que no están en ninguna transcripción.

La IA aquí hace de memoria, no de criterio. En cuanto se le da criterio, la reunión deja de ser tuya.

Lo que se te va a atascar

Los resúmenes se acumulan pero no los lees. Es lo que pasa si el archivo por cuenta crece sin orden. Pon lo más reciente arriba y borra o archiva lo que tenga más de un año. Un historial de cuarenta páginas no lo lee nadie, ni tú ni la IA con criterio.

La transcripción se lía con varios idiomas. Si en tu reunión se mezclan dos idiomas, la calidad cae bastante. Comprueba el resumen de esas antes de fiarte.

Los nombres propios salen mal. Nombres de personas, de productos, de empresas. La transcripción los destroza. Si un nombre aparece siempre mal escrito, corrígelo en el archivo por cuenta la primera vez y ya queda bien para siempre.

Grabar reuniones sensibles. Si en la reunión se va a hablar de datos personales, de temas legales o de algo delicado, piénsatelo dos veces. Que sea fácil grabar no significa que haya que grabar todo.

El resumen automático se queda en la superficie. Los resúmenes genéricos dicen "se habló del proyecto y de los plazos". Inútil. Por eso el formato de cuatro preguntas del paso 1 es innegociable: obliga a bajar al detalle concreto.

Y ahora qué

Empieza por la próxima reunión que tengas. Grábala (avisando), saca el resumen y créate el archivo de esa cuenta con el primer bloque.

Con una sola reunión no notas nada. Con tres o cuatro ya empiezas a notar que llegas sabiendo cosas. Con diez, la preparación deja de existir como tarea.

Y esa es la sensación que buscas en cualquier sistema de estos: no que te ayude a hacer la tarea más rápido, sino que la tarea desaparezca. Si te interesa la parte de después de la reunión, la desarrollo en resumen de reuniones automático con IA. Y si quieres ver cómo encaja esta pieza con todas las demás en un día normal, lo cuento en mi día con IA, de la mañana a la noche.

Algunos enlaces de este artículo son de afiliado: si contratas la herramienta, me llevo una comisión sin que a ti te cueste más.

Este es uno de los sistemas que monto en Yo SA: piezas pequeñas que juntas hacen que el negocio funcione sin que tú estés apagando fuegos.

Ver Yo SA