12 plantillas de ClickUp para autónomos que sí se usan

De las mil setecientas plantillas que tiene ClickUp, la inmensa mayoría están pensadas para equipos de veinte personas con un jefe de proyecto que reparte.

Estas doce funcionan cuando el equipo eres tú.

Antes de entrar, un aviso que ahorra media hora de búsqueda: la biblioteca oficial de plantillas no existe en español. La ruta con idioma devuelve un error, así que los nombres van en inglés y los enlaces van a la versión sin prefijo. Es lo que hay. Traduzco entre paréntesis lo que hace falta.

¿Qué plantillas de ClickUp le sirven a alguien que trabaja solo?

La primera es Personal Productivity (enlace de afiliado: así me ayudas a seguir creando contenido), y no lo digo yo: su ficha oficial dice explícitamente que está pensada para freelancers. Es la única de las mil setecientas que lo pone.

Ojo con una cosa antes de importarla: es de nivel Space y trae treinta estados. O sea, no es una lista que añades en un rincón, es una estructura de primer nivel. Si te vas a llevar solo una, esa. Desde su propia ficha se descarga con «Get free template», que te crea la cuenta gratis y el espacio de trabajo de paso, y en cinco minutos la tienes delante con tus propios encargos dentro. Que es la única forma real de saber si te sirve.

Y ahora la parte aburrida que decide si una plantilla te ayuda o te reestructura la vida entera.

El nivel importa más que el nombre

ClickUp llama a sus contenedores Space, Folder, List, Doc y Task. Cada plantilla viene en uno de esos niveles, y eso cambia todo.

Una List se añade donde ya trabajas, en segundos, sin molestar a nadie. Un Folder te mete varias listas y vistas de golpe, todavía manejable. Un Space reestructura medio sitio, y en el plan gratis solo tienes cinco. Un Doc es un documento, sin más.

Así que cuando veas «Space» al lado del nombre, piénsatelo dos veces. Y cuando veas «List», adelante sin miedo.

Las dos que yo cogería para empezar

Si lo tuyo no es montar un sistema sino dejar de perder cosas, empieza por abajo.

Simple Task Management. List, tres vistas, dos estados. Dos. Hecho y sin hacer. Es casi ofensivamente simple y por eso funciona: no hay veinte estados que rellenar antes de trabajar.

Simple To-Dos. List, cuatro vistas, cuatro estados. La versión de la anterior con un punto más de estructura, para cuando ya tienes cosas en marcha a la vez y necesitas separar lo que está esperando de lo que está parado.

Empieza por una de estas dos. La Personal Productivity está muy bien, pero si la importas el primer día vas a pasarte la tarde configurando estados en vez de trabajando.

¿Y para cobrar?

Aquí ClickUp tiene más de lo que parece, aunque con una pega importante que cuento al final del bloque.

Invoices. List, seis vistas y ocho campos. Esta es la buena si lo que quieres es el registro: qué facturas has emitido, a quién, cuánto y si te han pagado. No es un programa de facturación, es el seguimiento. Que es justo lo que se te pierde cuando llevas cuatro clientes.

Freelance Invoice. Doc. La estructura de una factura de autónomo, con sus conceptos y sus totales.

Independent Contractor Invoice. Doc. Prácticamente la misma idea, con el enfoque de contratista.

Freelance Contract. Doc. El contrato de encargo: alcance, plazos, pagos, propiedad del trabajo.

La pega: estos tres documentos están en inglés y escritos sobre marco legal estadounidense. Te sirven como estructura y como recordatorio de qué cláusulas no puedes olvidarte. No te sirven como contrato ni como factura válida en España. Ni se te ocurra mandarle eso a un cliente tal cual. Para la factura de verdad, tu programa de facturación o tu gestoría.

Las dos del tiempo, que es lo que de verdad se te escapa

Si cobras por horas o por proyecto cerrado, la pregunta importante no es cuánto facturas. Es cuánto tiempo te ha costado eso que has facturado.

Consultant Time Tracking. List, siete vistas y nueve campos. Registro de horas por cliente y por tarea, pensado para consultoría.

Time Tracking & Services. Folder, dieciocho estados y siete campos. Esta ya junta el servicio que prestas con el tiempo que le metes. Es más pesada, y solo compensa si vendes servicios repetibles con nombre propio.

Aviso importante con estas dos: el control de tiempo nativo de ClickUp entra en el plan Unlimited, el de 7 dólares por usuario y mes en pago anual, a fecha de esta publicación. En el plan gratis tienes la estructura de la plantilla, pero no el cronómetro integrado como tal. Si tu modelo entero es facturar horas, cuenta con ese salto desde el principio.

Antes de decir que sí a un cliente

Dos documentos para la parte que todo el mundo improvisa: el presupuesto.

Contractor Estimate. Doc. El presupuesto por partidas, con su desglose. Aunque no lo mandes tal cual, obliga a pensar el trabajo en trozos antes de dar un precio de memoria.

Consulting Proposal. Doc. La propuesta de consultoría completa: problema, enfoque, entregables, calendario. Es la que más me gusta de las cuatro de documento, porque la mitad de los marrones de un autónomo salen de un alcance que nadie escribió.

Mismo aviso que antes con el idioma y el marco legal. Estructura sí, documento final no.

Y una para mirar atrás

Personal Productivity Report. List, cuatro vistas, cuatro campos. Es un informe de lo que has hecho en un periodo.

Parece una tontería, pero cuando trabajas solo no hay nadie que te diga «esta semana has sacado mucho». Tener el registro delante evita esa sensación rara de estar a tope todo el rato y no saber en qué se te ha ido el mes.

¿Funciona todo esto en el plan gratis?

No del todo, y conviene saberlo antes de montar nada encima.

El plan Free de ClickUp te da miembros ilimitados y cinco Spaces, que para una persona sobra. Lo que aprieta es lo otro: sesenta megas de adjuntos en total, cinco automatizaciones con cien ejecuciones al mes, historial de actividad de veinticuatro horas y ciertas funciones que van por «usos» que no se renuevan nunca. Las fichas de las plantillas ponen «Get free template», pero no declaran qué plan hace falta para que funcionen enteras.

Traducido: las plantillas de lista las usas gratis sin problema. Las que traen automatizaciones o dependen del control de tiempo se te van a quedar a medias. Los límites reales del gratis los desgloso en qué cabe de verdad en el plan gratuito de ClickUp.

A quién le compensa esto y a quién no

Si trabajas solo y lo que se te rompe es la memoria (encargos que se olvidan, facturas que no sabes si cobraste, propuestas que improvisas), estas doce te quitan trabajo desde el primer día. Coge una lista simple, la de facturas y la de propuestas. Tres. No doce.

Si lo que buscas es llevar clientes potenciales y seguimiento comercial, esto no es lo tuyo y hay que decirlo: ClickUp como CRM tiene sus límites, y antes de montarlo conviene mirar cuánto cuesta de verdad un CRM para un autónomo.

Y si todavía estás en la pregunta de más atrás, la de si merece la pena una herramienta así cuando no tienes equipo, esa la respondí entera en ClickUp para una persona.

Para lo demás, la vía rápida es la de siempre: entra en la ficha de la plantilla que te haya sonado, descárgala gratis desde ahí y mete dentro tus tres próximos encargos. En cinco minutos sabes si es tu sitio. Es bastante mejor que leer otras cuatro comparativas.

Montar el sistema es la parte fácil. La difícil es lo de alrededor: qué cobras, a quién le dices que no, cómo dejas de vender horas. Eso es lo que trabajo en el curso Yo S.A., pensado justo para cuando la empresa eres tú solo.