Migré de Airtable a mi propia base: qué gané y qué perdí

La factura de Airtable bajó a cero. Eso es lo primero que te van a contar en cualquier post sobre migrar a una base propia, y es verdad.

Lo que no te cuentan es que aparecieron trabajos nuevos que antes no existían. Copias de seguridad. Permisos. Un formulario que había que rehacer. Un par de tardes que no tenía previstas.

Así que te dejo el balance completo, con las dos columnas. Lo bueno y lo que me tocó tragar.

Qué tenía antes

Tenía en Airtable lo típico de alguien que se organiza ahí sin haberlo planeado: una base con contactos, otra con proyectos, un par de vistas tipo Kanban, y varias automatizaciones pequeñas que movían registros de un sitio a otro.

Funcionaba. Ese es el detalle importante y por eso tardé tanto en moverme. Airtable no me estaba fallando.

Lo que me molestaba eran otras dos cosas. La primera, el precio por usuario: cada vez que quería que alguien más entrase a mirar algo, el número subía. La segunda, y esta pesaba más, que mis datos estaban dentro de una herramienta y no delante de mí. Para sacar algo tenía que exportar, y para cruzar dos cosas tenía que hacerlo a mano o pagar el plan de arriba.

Qué monté

Una base de datos normal en Supabase, que por dentro es Postgres de toda la vida con un panel encima para no tener que escribir consultas si no te apetece.

Cuatro tablas. Contactos, proyectos, notas y una tabla de enlaces entre proyectos y contactos. Nada exótico.

Encima le puse una interfaz mínima hecha con IA, describiendo lo que quería ver: un listado, una ficha, un buscador y poco más. Lo que en Airtable eran vistas, aquí son pantallas.

Las automatizaciones se fueron a otro sitio. Las tres que usaba de verdad las repliqué en un flujo aparte y me quité las otras seis, que ahora sé que no las usaba. Ese es un efecto secundario del que nadie habla: migrar te obliga a mirar todo lo que tienes montado y a darte cuenta de la mitad sobra.

¿Merece la pena salirse de Airtable?

Depende de una sola pregunta: ¿tus datos son el activo o son el apoyo?

Si tus datos son el apoyo (llevas cuatro proyectos, quince contactos y lo que necesitas es no perderlos), quédate en Airtable. En serio. El plan gratis o el básico te sobra y vas a dedicar tu tiempo a cosas que dan dinero.

Si tus datos son el activo (los cruzas, los explotas, los conectas con otras cosas, los consultas desde varios sitios), entonces sí. Salir tiene sentido, porque en Airtable siempre vas a estar pidiendo permiso a la herramienta para hacer lo que quieres hacer.

En mi caso eran el activo. Por eso me moví. Si hubieran sido el apoyo, seguiría allí tan tranquilo.

Cuánto costó de verdad

En dinero, casi nada. La base gestionada tiene plan gratis para un volumen como el mío y el salto al de pago es de unos pocos euros al mes cuando llegue. Comparado con lo que pagaba por usuario, es otra liga.

En tiempo, más de lo que dije que iba a tardar. La exportación y la importación fueron rápidas, un rato. Lo que se llevó las horas fue todo lo demás: rehacer el formulario público de captación, ajustar los permisos para que cada persona vea lo suyo, y montar las copias de seguridad automáticas.

Ese último punto es el que más subestima la gente. En Airtable las copias las hacen ellos y ni te enteras. En tu base las haces tú, y si no las haces no pasa nada hasta el día que pasa.

Si quieres el desglose de dónde se va el tiempo en una migración de datos, lo tengo mirado con calma en el coste real de migrar tus datos.

Qué salió mal

Tres cosas, y las tres fueron mías.

Migré primero y limpié después. Importé todo tal cual, incluidos registros duplicados y campos que llevaban meses vacíos. Luego tuve que limpiar en la base nueva, que es más incómodo. Si lo repito, limpio en Airtable antes de exportar.

Me olvidé de las vistas filtradas. En Airtable tenía vistas que filtraban por estado y por responsable. Al importar solo viajan los datos, no las vistas. Tuve que rehacerlas como pantallas, y ahí se me fue una tarde entera que no estaba en el plan.

Tardé demasiado en montar las copias. Estuve unas semanas con la base nueva funcionando y sin copia automática. No pasó nada, pero es de esas cosas que cuando las cuentas en voz alta suenan fatal. Lo primero que hay que dejar hecho es la copia. Antes que la interfaz bonita.

Qué gané

La factura. Es lo más fácil de medir y lo menos interesante.

Consultas de verdad. Ahora puedo preguntarle cualquier cosa a mis datos y me responde. Cruzar dos tablas, sacar un listado raro, contar algo que se me ocurre a media tarde. En Airtable eso era exportar a CSV y pelearme en una hoja de cálculo.

Los datos delante. Puedo conectar la base a lo que quiera sin pedirle permiso a nadie. Un panel, un flujo automático, un script que corre por la noche. Esa libertad es lo que de verdad ha cambiado cómo trabajo, más que el ahorro.

Menos cosas. Me quedé con la mitad de automatizaciones y la mitad de campos. Todo va más claro.

Qué perdí

La comodidad de los formularios. Airtable te monta un formulario público en dos clics y funciona bien. Eso lo eché de menos y me tocó rehacerlo.

Los colaboradores ocasionales. Antes le mandaba un enlace a alguien y entraba a mirar. Ahora, si quiero que alguien vea algo, o le doy acceso al panel o le monto una pantalla. Hay más fricción.

Un botón de deshacer de verdad. En una base propia, si borras algo, está borrado. Ese respeto lo aprendes rápido y por eso insisto tanto con las copias.

Qué haría distinto

Limpiar antes de mover. Montar la copia de seguridad el primer día. Y no migrar todo de golpe: habría empezado por una sola tabla, la de contactos, dejando el resto en Airtable un par de semanas para comprobar que la cosa aguanta.

Y sobre todo, no lo habría hecho antes de tiempo. La migración tuvo sentido cuando ya sabía exactamente qué usaba y qué no, porque llevaba meses trabajando con ello. Si lo hago el primer mes, me habría montado la base equivocada con muchísima seguridad.

Si estás en el punto de elegir dónde montar esto, te sirve más el panorama general de bases de datos y CRM sin código o el repaso de alternativas a Airtable antes de mover un solo registro.

El resumen honesto

Salí ganando, pero no por el dinero. Salí ganando porque ahora los datos son míos y puedo hacer con ellos lo que se me ocurra un martes por la tarde sin que una herramienta me diga que eso está en el plan de arriba.

Y perdí comodidad. Bastante. Airtable está muy bien hecho y eso se nota en el momento en que dejas de usarlo.

Si tu negocio cabe en Airtable y no te está molestando, quédate. Si ya te está molestando, no es la herramienta: es que has crecido por encima de ella. Y eso no se arregla cambiando de plan.

Si quieres montar tus propios sistemas en vez de alquilarlos por suscripción, esto es exactamente lo que enseño aquí.

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