Cómo montar el inventario de tu negocio sin Excel con avisos de stock

El inventario en Excel funciona mientras lo lleve una sola persona sentada delante del ordenador.

En cuanto hay alguien en el almacén con las manos ocupadas, la hoja se convierte en un papel donde se apunta lo que luego alguien meterá "cuando pueda". Y ese "cuando pueda" es el motivo por el que tu stock real y tu stock en la hoja no coinciden nunca.

El arreglo no es una hoja mejor. Es que quien está en el almacén pueda apuntar el movimiento desde el móvil en tres segundos, y que el sistema avise solo cuando algo baja del mínimo.

Se monta en una tarde y no hace falta programar nada.

¿Cómo controlo el stock sin hojas de cálculo?

Con dos piezas separadas, y esta separación es la clave de todo:

Una base de datos donde viven los productos y los movimientos. Es el cerebro. Lo tocas tú desde el ordenador.

Una app en el móvil encima de esa base, con dos botones grandes: entrada y salida. Es lo que usa quien está en el almacén, que no tiene que ver ni entender la base de datos.

Yo monto la base en Airtable y la app en Glide, que se conecta directamente a la base y te da una aplicación de móvil sin escribir una línea de código.

Si quieres ver el panorama completo de herramientas para esto antes de decidirte, lo tengo repasado en bases de datos y CRM sin código.

Paso 1: la estructura, y el error que comete todo el mundo

El error es este: una sola tabla de productos con una columna que pone "stock", y cada vez que entra o sale algo, alguien edita ese número.

No lo hagas. Ese diseño no tiene memoria: cuando el número no cuadra, no hay forma de saber qué pasó, quién lo tocó ni cuándo.

La estructura correcta son tres tablas:

Productos. Una fila por referencia. Campos: nombre, código o referencia, categoría, proveedor, unidad de medida, precio de coste, stock mínimo y un campo de stock actual que se calcula solo.

Movimientos. Una fila por cada entrada o salida. Campos: producto (enlace a la tabla anterior), tipo (entrada o salida), cantidad, fecha, quién lo hizo y una nota. Esta tabla no se edita nunca, solo se le añaden filas.

Proveedores. Nombre, contacto, plazo de entrega típico y pedido mínimo. Enlazada a productos.

Con esto, el stock deja de ser un número que alguien escribe. Pasa a ser el resultado de sumar todas las entradas y restar todas las salidas. Si algo no cuadra, abres la tabla de movimientos y ves exactamente dónde se torció.

Paso 2: el stock que se calcula solo

En la tabla de Productos creas un campo de tipo resumen (en Airtable es un rollup sobre el campo de enlace a Movimientos).

La cuenta es simple: sumar las cantidades de los movimientos de ese producto, contando las salidas en negativo. La forma más limpia de hacerlo es tener en la tabla de Movimientos un campo calculado que ya devuelva la cantidad con signo (positiva si es entrada, negativa si es salida), y luego el resumen en Productos solo tiene que sumar ese campo.

A partir de ahí, el stock actual es un número que nadie escribe a mano. Nunca.

Y añade un segundo campo calculado: el semáforo. Una fórmula que compare el stock actual con el mínimo y devuelva un texto: por debajo del mínimo, ajustado (menos del doble del mínimo) o correcto. Ese campo es el que vas a usar para las vistas y los avisos.

Paso 3: las vistas, que es donde se usa de verdad

Una base de datos sin vistas es una hoja de cálculo con más pasos. Las vistas son lo que la hace útil.

Crea al menos estas cuatro:

Reponer ya. Filtro: semáforo por debajo del mínimo. Ordenada por proveedor, para que puedas hacer un pedido por proveedor en vez de uno por producto.

Vigilar. Filtro: semáforo en ajustado. Lo que va a hacer falta la semana que viene.

Movimientos de hoy. Filtro por fecha. Para revisar en dos minutos lo que se ha apuntado.

Sin movimiento. Productos cuyo último movimiento es de hace más de tres meses. Esta es la vista que más dinero te va a encontrar, porque ahí está el stock muerto que compraste y no vendes.

Paso 4: la app del almacén

Ahora la parte que hace que el sistema se use de verdad.

En Glide creas una app nueva y la conectas a tu base. Detecta las tablas solo.

Lo que necesitas montar es poco y tiene que ser poco:

Pantalla de inicio con dos botones grandes. Entrada y salida. Nada más. Cada botón abre un formulario.

El formulario. Producto (un desplegable con búsqueda, no un campo de texto), cantidad, y nota opcional. La fecha y el usuario se rellenan solos.

Pantalla de consulta. La lista de productos con su stock actual y el semáforo en color, con buscador. Para el típico "¿queda de esto?" sin tener que llamar a nadie.

Y una regla de diseño que vale más que cualquier funcionalidad: si apuntar un movimiento cuesta más de diez segundos, nadie lo va a apuntar. Quita todo lo demás. Nada de campos obligatorios de más, nada de pedir el motivo, nada de tres pantallas. Dos toques y fuera.

El montaje detallado de la app, con los ajustes de permisos por usuario, lo tengo en Glide con una hoja de cálculo para hacer una app de móvil.

Paso 5: los avisos automáticos

Esta es la parte que convierte el inventario en algo que trabaja para ti en lugar de algo que tienes que mirar.

En Airtable, sección de automatizaciones. Creas una que se dispare cuando un registro entre en la vista "Reponer ya" y mande un mensaje o un correo con el producto, el stock que queda y el proveedor.

Y monta una segunda, semanal: todos los lunes, un resumen con todo lo que está por debajo del mínimo, agrupado por proveedor. Ese correo es tu lista de pedidos de la semana, hecha sola.

Un consejo sobre los avisos inmediatos: si tienes muchos productos rotando, te van a llegar veinte al día y vas a dejar de leerlos. Deja el aviso inmediato solo para lo crítico (lo que no puedes tener parado) y el resto que vaya al resumen semanal.

Lo que se te va a atascar

El inventario inicial. Hay que contarlo. A mano. No hay atajo. Y esto es lo que hace que mucha gente no arranque nunca.

Cómo lo haría yo: en vez de contar el almacén entero un sábado, mete el stock inicial como un movimiento de entrada de tipo "ajuste inicial" con la fecha del día. Y cuenta por categorías, una categoría por día. En dos semanas lo tienes sin haber parado el negocio.

Los ajustes por roturas y descuadres. Van a existir. Añade un tercer tipo de movimiento, "ajuste", con la nota obligatoria. Y cuando los descuadres se repitan siempre en el mismo producto, ahí tienes un problema que no es del sistema.

La gente que no lo usa. El sistema mejor montado del mundo no sirve si el del almacén sigue apuntando en un papel. Y casi siempre es porque la app pide demasiado. Vuelve al paso 4 y quita campos hasta que apuntar cueste tres segundos.

Los límites del plan gratuito. Airtable tiene un tope de registros por base. La tabla de movimientos crece rápido si tienes rotación alta: cien movimientos al día son treinta y seis mil al año. Cuenta tu volumen antes de montarlo y ten un plan para archivar los movimientos viejos a otra base al cerrar cada año.

Los códigos de barras. Si tienes muchas referencias, el desplegable se te queda corto. Glide puede leer códigos con la cámara del móvil, y eso acelera muchísimo. Móntalo cuando el desplegable te empiece a molestar, no antes.

¿Y ahora qué?

Con la base y la app funcionando, el siguiente paso natural es sacarle información: qué producto rota más, cuánto dinero tienes parado en stock, qué proveedor te falla en los plazos.

Todo eso sale de la tabla de movimientos, que a estas alturas ya es el registro más valioso de tu negocio. Cómo convertir eso en gráficas y en informes que se miren de verdad lo tengo en informes y gráficas sin Excel.

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Y si no tienes claro qué herramientas te encajan ni por dónde empezar a montar los sistemas de tu negocio, tengo un test corto que te lo aterriza.

Hacer el test de IA