La hoja de cálculo que se nos quedó pequeña de golpe

Tres personas editando la misma hoja al mismo tiempo. Una fórmula que alguien arrastró mal. Y media mañana buscando qué se había roto.

Esa fue la mañana en la que decidimos que la hoja de cálculo se nos había quedado pequeña.

Te cuento qué teníamos, qué pasó exactamente, a dónde nos fuimos y qué me habría gustado saber antes de empezar la mudanza.

¿Qué teníamos antes?

Una hoja. Una sola, con seis pestañas.

Empezó siendo una lista de vídeos pendientes con cuatro columnas. Título, estado, quién lo lleva y fecha. Perfecta. De verdad que era perfecta para lo que hacía.

Luego le añadimos una pestaña de ideas. Luego otra de guiones. Luego una de miniaturas con enlaces a los archivos. Luego una de publicaciones programadas en otras redes. Y al final teníamos una pestaña de "métricas" que en realidad era un cementerio de columnas con fórmulas que nadie recordaba haber escrito.

Cada pestaña referenciaba a otra. La de métricas leía de la de publicaciones, que leía de la de vídeos, que leía de la de ideas. Un castillo de naipes bastante presentable mientras nadie estornudara.

Ruben, Fer y Sara trabajando ahí dentro a la vez. Y ahí llegó el estornudo.

¿Cuándo se queda corta una hoja compartida?

Se queda corta antes de lo que crees, y no por el número de filas.

Todo el mundo piensa que el límite de una hoja de cálculo es el tamaño. Que aguanta hasta que tienes cincuenta mil filas y entonces se pone lenta. Y sí, eso pasa, pero es el último problema que vas a tener, no el primero.

Los límites reales llegan antes y son estos cuatro:

Cuando más de dos personas editan a la vez. Una hoja no tiene concepto de "esta fila es tuya". Cualquiera puede escribir en cualquier celda, borrar una columna entera o arrastrar una fórmula treinta filas hacia abajo sin querer. Y lo hará.

Cuando necesitas que un dato viva en un solo sitio. Si el nombre de un cliente está en tres pestañas y lo cambias en una, ya tienes tres verdades distintas. Las hojas no saben relacionar cosas, saben copiarlas.

Cuando la misma información necesita verse de formas distintas. Fer quiere ver los vídeos por fecha de grabación. Sara los quiere por estado de edición. Yo los quiero por canal. En una hoja, eso son tres pestañas duplicadas o un filtro que rompes cada vez que lo tocas.

Cuando empiezas a validar a mano. Si te encuentras escribiendo instrucciones en una celda del tipo "poner aquí siempre en mayúsculas" o "no escribir nada en esta columna", la hoja te está pidiendo a gritos ser otra cosa.

Nosotros cumplíamos los cuatro. Llevábamos meses cumpliéndolos y haciendo como que no.

El día concreto en que se rompió

Un lunes por la mañana. Fer estaba metiendo los vídeos de la semana. Sara actualizaba estados de edición. Yo andaba en la pestaña de métricas.

Fer ordenó la pestaña de vídeos por fecha para verla más cómoda. Cosa normal, cosa que se hace todos los días.

Solo que ordenó la selección y no la tabla entera. Las columnas de la izquierda se movieron. Las de la derecha se quedaron quietas. Y de repente cada vídeo tenía el estado y el responsable de otro vídeo distinto.

Lo peor no fue eso. Lo peor es que no nos dimos cuenta en ese momento, porque nadie mira la hoja entera de golpe. Cada uno miraba su trozo. Lo detectamos hora y media después, cuando Sara se preguntó por qué le habían asignado un vídeo que no era suyo.

El historial de versiones nos salvó a medias. Recuperamos el estado de la mañana, pero perdimos todo lo que los tres habíamos metido en esas dos horas. Media mañana a la basura y un cabreo considerable.

Y ojo, la culpa no era de Fer. La culpa era de tener un sistema donde un clic mal dado de una persona puede destrozar el trabajo de las otras dos sin avisar. Eso no es un error humano, eso es un diseño malo.

A dónde nos fuimos

Miramos dos sitios. Airtable y SmartSuite.

Airtable es el que todo el mundo conoce. Se parece bastante a una hoja de cálculo por fuera, lo que ayuda mucho a que la gente no se asuste, pero por dentro es una base de datos de verdad: cada fila es un registro, cada campo tiene un tipo, y puedes relacionar tablas entre sí. Su curva de entrada es suave y tiene una comunidad enorme, así que cualquier duda que tengas ya la ha tenido alguien.

SmartSuite es menos famoso y viene con más cosas hechas de fábrica. Trae gestión de tareas, permisos por campo y flujos de trabajo integrados sin tener que montarlos aparte. Si lo que quieres es que el equipo entero trabaje dentro de la herramienta y no solo consultar datos, encaja bien.

Nos quedamos con una mezcla que a muchos les parecerá una chapuza: la parte de contenido en Airtable, porque el equipo la pilló en una tarde, y una parte más operativa en SmartSuite, donde los permisos por campo nos venían mejor.

Los dos tienen plan gratuito con límite de registros y planes de pago en el orden de una decena de euros por usuario y mes. Los números exactos cambian cada poco, así que confirma en sus webs oficiales antes de hacer cuentas.

Si estás en este mismo punto, el mapa completo de opciones lo tengo en bases de datos y CRM sin código, y la comparación directa entre las dos alternativas más habituales está en Airtable frente a Google Sheets.

Cómo fue la mudanza (peor de lo que esperaba)

Dos días. Y no por el volumen de datos, que era ridículo.

La exportación fue lo fácil. Sacas un CSV por pestaña y lo importas. Media hora.

Lo difícil fue darse cuenta de que la hoja no tenía una estructura, tenía seis estructuras distintas que se parecían. La pestaña de vídeos tenía una columna "responsable" con nombres escritos a mano: "Fer", "fer", "Fernando", "F". Cuatro personas distintas para la base de datos. Y eso mismo, multiplicado por cada columna de cada pestaña.

Ahí perdí el día entero: limpiando datos que llevaban meses siendo inconsistentes sin que nos molestara, porque el ojo humano lee "fer" y "Fer" y entiende lo mismo. Una base de datos no.

El segundo día fue rehacer las vistas y volver a explicarle a todo el mundo dónde estaba cada cosa. Eso también cuesta, y nadie lo cuenta cuando te vende una migración.

Si quieres el paso a paso ordenado, lo escribí aparte en cómo pasar de Google Sheets a una base de datos.

¿Qué haría distinto?

Tres cosas.

Limpiar los datos antes de migrar, no durante. Un rato con la hoja vieja poniendo todos los nombres iguales y todos los estados con la misma etiqueta. Es aburrido, pero es media hora ahí frente a un día entero peleándose con la importación.

Migrar una pestaña, no seis. Empezar por la de vídeos, dejarla funcionando dos semanas y luego seguir. Nosotros hicimos el salto completo y estuvimos unos días con el equipo sin saber muy bien dónde escribir las cosas.

No replicar la hoja tal cual. Mi primer instinto fue recrear las seis pestañas como seis tablas idénticas. Error. La mitad de esas pestañas existían solo porque una hoja no sabe relacionar datos. En una base de datos con relaciones, tres de las seis desaparecieron solas.

Y una cosa que sí hicimos bien: no borramos la hoja. Sigue ahí, en solo lectura, con un nombre que empieza por "ARCHIVO". Ha hecho falta abrirla dos veces en todo este tiempo, pero esas dos veces me alegré mucho de no haberle dado a eliminar.

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