Airtable desde cero: tu primera base en 20 minutos

La primera vez que abrí Airtable lo cerré a los diez minutos.

Entré, vi algo que parecía Excel pero con colores, me metí en una plantilla de ejemplo que traían ellos (un inventario de plantas, con fotos de macetas y todo) y pensé: vale, muy bonito, pero yo qué hago con esto.

El problema no era Airtable. El problema era el ejemplo. Nadie aprende una herramienta montando el inventario de plantas de un desconocido.

Así que vamos a montar algo que sí vas a usar: una lista de clientes con los proyectos que tienes con cada uno. De cero a funcionando. Si vas leyendo y haciendo a la vez, veinte minutos.

¿Cómo empiezo una base en Airtable?

Te haces una cuenta en Airtable con tu correo. Gratis, sin tarjeta.

Cuando entras te encuentras un panel con carpetas a la izquierda. Eso son los espacios de trabajo. Piénsalos como los cajones de un archivador: dentro de cada cajón metes bases, y dentro de cada base metes tablas.

Le das al botón de crear y eliges empezar de cero. Ojo aquí, porque la herramienta te va a empujar a usar sus plantillas o a contarle a una IA lo que quieres montar. Ignóralo esta primera vez. Se aprende mucho mejor colocando las piezas a mano.

Se te abre una cosa que parece una hoja de cálculo. Arriba a la izquierda pone algo tipo "Untitled Base". Doble clic y la llamas "Clientes". Aprovecha y cámbiale el color y el icono, que cuando tengas ocho bases lo vas a agradecer.

Eso ya es una base. Si todavía no tienes del todo claro qué es Airtable y para qué sirve, lee eso primero y vuelve, que el resto se entiende mejor.

Paso 2: la primera tabla

Abajo del todo, o arriba según la versión que te toque, tienes unas pestañas. Cada pestaña es una tabla. Te vienen dos o tres creadas de serie con nombres tontos.

Renombra la primera como "Clientes" y borra las demás. Sin miedo, están vacías.

Una tabla es una lista de cosas del mismo tipo. Clientes en una. Proyectos en otra. Facturas en otra. La regla es simple: si tienes que explicarlo con un "y también", probablemente sean dos tablas.

Dentro verás filas y columnas. Cada fila es un registro (un cliente). Cada columna es un campo (un dato de ese cliente). Y aquí viene la primera diferencia gorda con Excel: en Airtable la columna manda. Tú no decides el tipo de dato celda a celda, lo decides una vez para toda la columna. Esto es lo que convierte esto en una base de datos y no en una hoja de cálculo con humos.

Paso 3: los tipos de campo que sí importan

Airtable tiene un montón de tipos de campo. La mayoría no los vas a tocar nunca. Estos seis te resuelven el noventa por ciento.

Texto de una línea. Para el nombre del cliente, la ciudad, el correo. El campo por defecto. Nada que explicar.

Selección única. Aquí está la magia y casi nadie la usa el primer día. Creas un campo "Estado" y defines las opciones: Activo, Pausado, Terminado, Ni me contesta. Cada opción con su color. A partir de ahora nadie escribe "activo", "Activo " con espacio o "ACTIVO". Se elige de la lista y ya está. Esto es lo que te salva de tener luego cuatro versiones del mismo estado.

Fecha. Para "Cliente desde" o "Próxima entrega". Le puedes decir el formato y si quieres hora. Y luego lo usas para el calendario, que ahora lo vemos.

Adjunto. Arrastras el contrato en PDF, el logo, la captura de lo que te pidieron por WhatsApp. Se queda pegado a la fila del cliente. Esto para mí fue el clic mental: los archivos dejan de vivir en una carpeta suelta y viven en su cliente.

Casilla. Un sí o no visual. "Contrato firmado". "Ha pagado". Tick verde o nada. No hay medias tintas y eso está bien.

Fórmula. Aquí no te vuelvas loco. Con una te vale para empezar. Por ejemplo, un campo "Aviso" que te ponga un texto si el estado es Activo y la última entrega es de hace más de un mes. Si nunca has escrito una fórmula, empieza por algo tan tonto como juntar nombre y empresa en una sola columna. Se hace clic en el desplegable del tipo de campo, eliges Fórmula, y te sale un cuadro de texto con ayuda de las funciones.

Para cambiar el tipo de un campo, pinchas la flechita de la cabecera de la columna y le das a editar. Cambiar de texto a selección única con datos ya metidos funciona bien, te crea las opciones a partir de lo que había. Cambiar de texto a número con datos sucios, no.

Paso 4: mete datos de verdad

Esto es lo que más me costó entender y lo que más rápido te enseña.

No metas "Cliente 1", "Cliente 2", "Cliente 3". Mete tus clientes reales, aunque sean cuatro. O si no tienes, mete cuatro empresas que conozcas de tu sector.

Porque cuando pones datos de verdad, en cinco minutos te das cuenta de que te falta un campo. Que necesitas saber por dónde te contactó cada uno. Que hay un cliente que en realidad son dos personas distintas de la misma empresa. Con datos de mentira eso no pasa nunca, y montas una estructura preciosa que no sirve para nada.

Escribes directamente en las celdas, tabulador para moverte, enter para bajar. Si le das a la flechita que aparece al pasar por encima de la fila, se te abre la ficha del registro en grande. Ahí es donde de verdad vas a trabajar cuando tengas quince campos.

Paso 5: las vistas, que es donde está la gracia

Esto es lo que Airtable hace y Excel no.

A la izquierda tienes una barra con "Grid view". Esa es tu vista por defecto. Le das a crear vista y eliges tipo.

Rejilla filtrada. Duplicas la vista de rejilla, la llamas "Activos" y le pones un filtro: Estado es Activo. Ahora tienes dos pestañas de la misma tabla. En una lo ves todo, en la otra solo los vivos.

Y ahora la frase más importante de todo esto: la vista no borra datos. Los esconde. Los clientes terminados siguen ahí, en la vista de al lado, intactos. Un filtro no es un delete. Grábatelo, porque el susto de "he perdido la mitad de la tabla" lo hemos pasado todos y siempre es un filtro que se quedó puesto.

Kanban. Creas vista kanban y le dices que agrupe por el campo Estado. Te salen columnas al estilo Trello con tarjetas que puedes arrastrar. Arrastras un cliente de Activo a Terminado y el campo Estado cambia solo en la tabla. Es la misma información con otra cara.

Calendario. Creas vista calendario, le dices qué campo de fecha usar, y ahí tienes tus entregas repartidas por el mes. Arrastras una tarjeta a otro día y la fecha se actualiza.

Tres formas de ver lo mismo. Un solo sitio donde están los datos. Cuando pillas esto, ya has pillado Airtable.

Paso 6: compartir sin que te destrocen la base

Arriba a la derecha tienes el botón de compartir. Metes el correo de la persona y eliges qué puede hacer.

Los niveles van de menos a más: quien solo lee, quien puede rellenar sin ver el resto, quien edita, y quien manda. Para un colaborador puntual, lectura. Para alguien que trabaja contigo a diario, edición. El de administrar guárdatelo, que ese puede cargarse campos enteros.

Y hay un detalle que se pasa por alto: puedes compartir una vista concreta con un enlace público. Solo esa vista, solo con los campos que tú dejes. Le pasas al cliente el enlace de "Sus proyectos" y no ve ni el resto de clientes ni tus notas internas.

Lo que se te va a atascar

Confundir vista con tabla. El error número uno. Creas una vista filtrada, se te olvida, y a los tres días juras que se han borrado registros. Mira siempre si hay un filtro activo antes de entrar en pánico.

El campo primario. La primera columna es especial. No la puedes borrar, no la puedes mover y no puede ser cualquier tipo de campo. Es la que identifica el registro en el resto de la base. Ponle el nombre del cliente y no la toques más.

Los límites del plan gratis. El plan gratuito tiene un tope de registros por base que anda por el orden del millar, y bastante menos espacio para adjuntos del que crees. Para una lista de clientes te sobra. Si vas a meter mil filas de datos, compruébalo antes en su web. El plan de entrada de pago ronda los veinte y pico al mes por usuario, pero estos precios cambian cada temporada, así que míralo tú antes de fiarte de mí.

Importar un Excel sucio. Puedes importar un CSV o un Excel directamente, y funciona. El problema es que si tu hoja tiene celdas combinadas, dos cabeceras, fechas escritas a mano de tres formas distintas y una fila de totales al final, Airtable te lo mete todo tal cual. Limpia el Excel antes: una sola fila de cabecera, sin celdas combinadas, sin totales. Diez minutos limpiando te ahorran una tarde arreglando campos.

¿Y ahora qué?

Tienes una base con una tabla, campos con sentido, datos reales y tres vistas.

El siguiente paso es el que de verdad separa esto de una hoja de cálculo: crear una segunda tabla de Proyectos y enlazarla con la de Clientes. Cuando haces eso, pinchas en un cliente y ves todos sus proyectos dentro de su ficha. Y al revés. Ahí es cuando dejas de tener una lista bonita y empiezas a tener un sistema. Te lo cuento entero en el tutorial de relaciones entre tablas.

Pero primero termina esto. Mete tus cuatro clientes de verdad y monta las tres vistas. Sin eso, lo demás no se entiende.

Por cierto, si estás montando tus sistemas a base de herramientas como esta, igual te interesa saber en qué punto exacto tiene sentido meter IA encima y en cuál no. Hice un test corto para verlo.

Haz el test