Cómo organizo todos los contactos de mi negocio con etiquetas

Hay una pregunta que me hundía cada pocos meses: ¿cómo se llamaba el tío aquel de la marca que me escribió el año pasado interesado en colaborar?

Buscas en el correo. Buscas en LinkedIn. Buscas en los mensajes del móvil. Y a veces aparece y a veces no, y cuando aparece resulta que te escribió dos veces y no le contestaste la segunda.

Eso no es un problema de memoria. Es un problema de no tener sitio.

Te cuento el sistema con el que llevo ahora los contactos del negocio, que es sencillo y lleva funcionando desde que lo monté.

¿Cómo organizo mis contactos profesionales?

Con dos capas y ninguna más.

La primera capa es qué es esa persona para el negocio: cliente, alumno, marca, colaborador, proveedor, prensa. Una sola etiqueta de estas por contacto. Excluyentes.

La segunda capa es en qué estado está esa relación: activa, dormida, cerrada, no interesa. También una sola.

Con esas dos etiquetas puedes responder el 90% de las preguntas que te vas a hacer. "Marcas con las que hablé y quedó dormido". "Colaboradores activos". "Clientes que cerraron". Dos filtros y ya.

Todo lo demás que se te ocurra añadir (sector, país, cómo llegó, tamaño) es información útil pero no es organización. Va en campos, no en etiquetas.

Por qué las etiquetas se te van de las manos

El error clásico, que cometí durante un año largo, es tratar las etiquetas como notas adhesivas. Le vas pegando etiquetas a la gente según se te ocurren.

Y a los seis meses tienes cuarenta etiquetas. "Cliente", "cliente potencial", "posible cliente", "lead", "interesado", "interesada en el curso"... Todas significan lo mismo. Ninguna se usa igual dos veces. Y filtrar no sirve de nada porque no sabes cuál se aplicó.

La regla que arregló esto: cada capa de etiquetas es excluyente y está cerrada.

Excluyente quiere decir que un contacto tiene una etiqueta de cada capa, no varias. Si es cliente, no es "cliente potencial". Cuando cambia, cambias la etiqueta.

Cerrada quiere decir que la lista de etiquetas posibles está decidida y no crece sin pensarlo. Añadir una etiqueta nueva es una decisión, no un impulso. Yo he añadido dos en todo el tiempo que llevo con esto.

Suena rígido. Es justo lo que hace que aguante años.

Dónde vive esto

Uso folk, que es un CRM ligero pensado más para relaciones que para embudos de venta. Los primeros pasos con él, para montarlo desde cero, los tengo aquí: folk CRM, primeros pasos.

Lo que me hizo quedarme no fue el producto en sí, fue una cosa muy concreta: la extensión del navegador. Estás en el perfil de alguien en LinkedIn, le das a un botón y esa persona entra en tu base con su nombre, su empresa y su enlace. Sin copiar y pegar nada.

Eso parece un detalle menor y es la diferencia entre un sistema que usas y uno que abandonas. Porque el momento en el que conoces a alguien nunca es un momento en el que te apetezca rellenar un formulario. Si guardar a alguien cuesta más de cinco segundos, no lo vas a hacer.

Precio: va por planes mensuales por usuario, en el entorno de los 20-25 euros al mes según el nivel, con prueba gratuita. Los precios cambian, mira su web.

Ojo, esto no es una recomendación de herramienta obligatoria. El sistema de dos capas funciona igual en Airtable, en Notion o en una hoja de cálculo. Lo que no funciona es tenerlo en cuatro sitios a la vez, que es lo que hacía antes y de lo que hablo largo y tendido en una sola fuente de la verdad.

Lo que apunto de cada persona (y lo que no)

Campos que tengo:

Nombre, correo, empresa, enlace a su perfil. Lo obvio.

Cómo nos conocimos. Una línea. "Me escribió por el vídeo de X". "Nos presentó Fer". "Comentario en el blog". Este campo vale oro cuando pasan dos años y no te acuerdas de nada.

Última conversación. La fecha y de qué fue, en una frase.

Qué quería. También una frase. Lo que buscaba esa persona de mí, o yo de ella.

Y ya está. Cuatro campos escritos a mano, ninguno largo.

Lo que no apunto: valoraciones personales, comentarios que no querría que leyera esa persona, ni datos sensibles de ningún tipo. Regla sencilla y la aplico siempre: si te daría vergüenza que lo leyera el interesado, no lo escribas. Además de ser lo decente, es lo prudente.

El mantenimiento, que es donde muere todo sistema

Un sistema de contactos se pudre si nadie lo toca. Y nadie lo toca porque mantenerlo no es urgente nunca.

Lo resolví con dos hábitos pequeños.

Al terminar una conversación relevante, actualizo la ficha. Treinta segundos. Fecha y una frase. Lo hago mientras cierro el correo o cuelgo, no lo dejo para luego, porque luego no existe.

Una vez al mes, quince minutos de repaso. Filtro por "activa" y miro si alguna lleva demasiado tiempo sin movimiento. Las que están muertas pasan a dormida. Y las dormidas que me interesan de verdad, un mensaje corto de nada.

Ese repaso mensual es el que ha generado más conversaciones recuperadas. No porque escriba mucho, sino porque veo con quién dejé de hablar sin querer.

Lo que salió mal por el camino

Importé mis contactos del correo enteros. Miles de direcciones, la mayoría gente con la que intercambié un correo automático de algo. La base quedó inservible desde el día uno y tardé semanas en limpiarla. Empieza vacía y añade a mano lo que importa. Se llena sola en dos meses.

Intenté meter también a los alumnos. Y son otra cosa. Los alumnos son cientos o miles, cambian de estado por sistemas automáticos y viven en su propia base. Un CRM de contactos es para relaciones que llevas tú personalmente. Si tienes que gestionarlo a mano, va aquí. Si lo gestiona una automatización, va a una base de datos. Esa frontera me costó entenderla y la explico entera en bases de datos y CRM sin código.

Puse recordatorios de seguimiento a todo el mundo. Acabé con veinte avisos a la semana de gente a la que no tenía nada que decir. Los ignoré todos y luego ignoré también los que sí importaban. Ahora solo pongo recordatorio cuando hay un motivo concreto para volver a hablar.

Lo que de verdad ha cambiado

No he cerrado más negocios por tener los contactos ordenados. No te voy a vender eso.

Lo que ha cambiado es que ya no pierdo conversaciones por olvido. Cuando alguien me escribe después de un año, abro su ficha y en diez segundos sé quién es, de qué hablamos y qué quedó pendiente. Y la respuesta que le doy es de alguien que se acuerda, no de alguien que finge acordarse.

Eso, con la gente con la que trabajas, se nota muchísimo.

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