ClickUp vs Trello: cuándo el tablero se te queda corto

Trello es la primera herramienta de casi todo el mundo, y aguanta más de lo que parece.

La pregunta no es cuál es mejor: es en qué momento un tablero deja de contar toda la historia.

Porque el tablero de columnas es una idea buenísima. Ves el estado de todo de un vistazo, lo entiende cualquiera en diez segundos y no hay que formar a nadie. El problema aparece el día que necesitas ver ese mismo trabajo ordenado por fecha, o por persona, o saber cuánto tiempo llevas metido en una tarjeta. Ahí el tablero se queda mudo.

Todos los precios y límites de aquí abajo salen de las páginas oficiales de ClickUp (enlace de afiliado: así me ayudas a seguir creando contenido) y Trello, consultadas en septiembre de 2026, en dólares por usuario y mes.

Tabla comparativa: ClickUp frente a Trello

¿Qué te limita antes, el gratis de Trello o el de ClickUp?

Depende de qué tipo de acumulador seas.

El gratis de Trello te frena por cantidad de tableros: diez por Workspace. Si trabajas por proyectos y abres un tablero para cada cliente, llegas al techo antes de lo que crees. Lo bueno es que los archivos no te ahogan: el límite es de 10 MB por archivo, no un total global.

El gratis de ClickUp te frena por almacenamiento: 60 MB de adjuntos en todo el Workspace. Sesenta. En total. Ese es el muro que más gente se come sin entender por qué. Las tareas no cuentan, solo los archivos, pero un par de PDFs con imágenes y se acabó.

Y luego está la trampa que casi nadie menciona: en ClickUp hay funciones que se miden por "usos" y esos usos no se renuevan cada mes. Las 60 vistas Gantt del plan gratis se gastan una vez y no vuelven. Lo dice su FAQ oficial. En Trello no existe ese concepto: lo que está en tu plan, está.

En automatizaciones gana Trello de calle en el escalón gratuito: 250 ejecuciones al mes frente a 100.

¿Cuándo merece la pena pasar de Trello a ClickUp?

Cuando necesitas ver el mismo trabajo de más de una forma y no quieres pagar Premium para conseguirlo.

Esa es la frase corta. La larga son tres señales concretas:

Primera: pides el calendario. En Trello, la vista de calendario, la línea de tiempo, la tabla y el panel llegan en Premium, a 10 dólares por usuario al mes con facturación anual. En ClickUp las tienes en el plan gratis. Si tu único motivo para subir de plan en Trello es ver las fechas, en ClickUp eso no cuesta nada.

Segunda: escribes documentos. Trello no tiene documentos. Las tarjetas tienen descripción y ya. Si tus procedimientos, tus guiones o tus propuestas viven en otro sitio y estás cansado de saltar, ClickUp mete Docs y wikis dentro.

Tercera: quieres saber cuánto tardas. El control de tiempo nativo entra en ClickUp Unlimited, 7 dólares al mes. Trello no lo trae de serie.

Si ninguna de esas tres te toca, quédate donde estás. Trello Standard cuesta 5 dólares con facturación anual, te quita el límite de tableros y no te obliga a aprender nada nuevo. La herramienta que ya sabes usar tiene un valor que las tablas comparativas nunca miden.

¿Qué se lleva y qué se pierde al migrar de Trello a ClickUp?

Esta es la parte práctica que casi nadie cubre, y es la que decide si el salto duele o no.

ClickUp tiene un importador nativo de Trello. Según su centro de ayuda, se trae:

• Los asignados de cada tarjeta.
• Los adjuntos, hasta 1 GB por archivo.
• Los comentarios y la descripción.
• El estado, las etiquetas, la prioridad y las fechas.
• Las checklists.
• Los campos personalizados.

Lo que no se trae: las imágenes de portada de las tarjetas. Si has montado tus tableros con portadas de colores para distinguir de un vistazo, esa capa visual se queda por el camino y hay que reconstruirla con etiquetas o estados.

Durante la importación eliges una cosa importante: si tus columnas de Trello se convierten en estados dentro de una lista, o en listas independientes. Yo lo tengo claro: si las columnas eran fases de un mismo proceso (pendiente, en curso, hecho), van a estados. Si eran categorías distintas que no tienen nada que ver entre sí, van a listas.

Y un aviso que da la propia ClickUp y que conviene leer dos veces: si vas a importar en el plan gratis, desactiva los adjuntos. Con 60 MB totales, un tablero con seis meses de archivos te revienta la cuota en la primera importación y te quedas atascado sin entender qué ha pasado.

Si vas a hacer el salto en serio, tienes el proceso completo paso a paso en cómo migrar a ClickUp desde Notion, Trello o Asana.

¿Y si el problema no es la herramienta?

Pregunta incómoda, pero hay que hacerla.

Mucha gente que busca esta comparación no tiene un problema de funciones. Tiene un problema de que el trabajo se le ha desbordado y cambiar de herramienta se siente como progreso sin serlo. Te pasas un sábado migrando tableros, el lunes tienes exactamente las mismas tareas sin hacer y encima ahora en una interfaz que no conoces.

La prueba del algodón: escribe en un papel las tres cosas que Trello no te deja hacer. Si no te salen tres, no migres. Si te salen tres y las tres están en la tabla de arriba, migra sin miedo.

Y si lo que te falta no es una vista sino tiempo, mira antes por dónde puedes quitarte trabajo de encima con IA. Eso lo cuento entero en mi guía de IA para el día a día.

Veredicto por perfil

Quédate en Trello si un tablero por proyecto te cuenta toda la historia, si trabajas con gente que no quiere aprender herramientas nuevas y si tu única pega es el límite de diez tableros. Standard a 5 dólares te lo arregla y no rompes nada.

Pásate a ClickUp si necesitas calendario y Gantt sin subir de plan, si quieres documentos y tareas en el mismo sitio, o si facturas por horas y quieres el cronómetro dentro de la tarea.

Dónde me estaría equivocando: si tu equipo ya ha abandonado dos herramientas antes. En ese caso la simplicidad de Trello vale más que todas las vistas de ClickUp juntas, porque la herramienta que nadie abre no organiza nada. Lo he visto pasar y no falla.

Si además estás valorando un tercer nombre, el otro rival directo lo comparo aquí: ClickUp frente a monday.

Antes de mover un solo tablero, te vendría bien saber en qué punto estás con la IA, que es lo que de verdad te va a ahorrar horas este año. Tienes el test de nivel de IA para salir de dudas en unos minutos.