Cómo configurar tu embudo de ventas en Pipedrive paso a paso

La primera vez que abrí Pipedrive acepté las etapas que venían puestas de fábrica. Contacto inicial, contacto establecido, propuesta hecha, negociación iniciada.

Sonaban muy profesionales. Y a las tres semanas tenía catorce oportunidades atascadas en "negociación iniciada" sin saber qué narices significaba eso ni qué se suponía que tenía que hacer con ellas.

El problema no era la herramienta. Era que había copiado el embudo de otro sin preguntarme cómo vendo yo.

¿Cómo diseño las etapas de mi embudo?

Con una regla que resuelve el 90% de las decisiones: cada etapa tiene que ser un hecho verificable, no un estado de ánimo.

"Interesado" no vale. ¿Quién decide que está interesado? ¿Con qué prueba? Un día lo mueves porque te contestó con entusiasmo y otro día no lo mueves porque tardó en responder. Eso convierte el embudo en una encuesta sobre tu optimismo.

"Propuesta enviada" sí vale. O la mandaste o no la mandaste. No hay interpretación.

Aplica eso a tus etapas y verás que la mitad se caen solas.

Antes de tocar nada: escribe tu venta en un papel

Cinco minutos, sin la herramienta abierta.

Coge las tres últimas ventas que has cerrado y escribe qué pasó, en orden, desde el primer contacto hasta el cobro. No lo que debería pasar. Lo que pasó.

En mi caso salió algo así: alguien me escribe, le contesto con preguntas, me cuenta el proyecto, le mando una propuesta con precio, me contesta, cerramos o no cerramos.

Cinco pasos. No nueve. Casi todo el mundo tiene entre cuatro y seis pasos reales, y monta embudos de nueve porque le parecen más serios.

Si las tres ventas siguieron caminos distintos, ahí tienes información valiosa: o vendes dos cosas diferentes (y entonces necesitas dos embudos separados, que Pipedrive permite), o no tienes proceso todavía.

Paso 1: crear el embudo y borrar lo que viene de serie

En Pipedrive, dentro de la configuración de embudos, edita el que hay por defecto en vez de crear uno nuevo. Borra las etapas que no correspondan a tus pasos reales y renombra las demás con tus palabras.

Un truco que uso: nombro las etapas con verbo en participio y desde mi lado. "Propuesta enviada", "Reunión hecha", "Contrato firmado". Así siempre queda claro quién tiene la pelota y qué acción falta.

Evita nombres pasivos tipo "En proceso", "Pendiente" o "Seguimiento". Son cajones donde va a morir todo.

Paso 2: la probabilidad por etapa

Pipedrive te deja poner un porcentaje de cierre a cada etapa, y lo usa para calcular la previsión de ingresos.

Al principio inventas los números, y está bien inventarlos. Lo importante es corregirlos a los dos o tres meses con tus datos reales: cuántas de las propuestas enviadas acabaron cerrando. Si tú tenías puesto un 70% y la realidad es un 30%, tu previsión te ha estado mintiendo todo el trimestre, y una previsión que miente es peor que no tener previsión.

Paso 3: cuándo se pudre una oportunidad

Esta es la función que más me gusta de Pipedrive y la que casi nadie configura.

Puedes decirle cuántos días puede pasar una oportunidad en cada etapa antes de considerarse podrida. Cuando se pasa, se marca en rojo en el tablero.

Ponlo agresivo. Si una propuesta lleva quince días sin respuesta, es un problema hoy, no dentro de dos meses. Yo tengo entre siete y catorce días según la etapa.

El efecto que buscas es que el tablero te grite. Un tablero todo verde donde nada se mueve es la peor situación posible, porque parece que va bien.

Paso 4: una tarea abierta siempre

La norma que me cambió el uso de la herramienta: ninguna oportunidad activa puede estar sin la siguiente acción programada.

Pipedrive te lo pone fácil, porque tiene una vista que te enseña justo eso: las oportunidades sin actividad pendiente. Esa vista es la primera que abro por la mañana.

Si no sabes cuál es el siguiente paso con alguien, esa oportunidad no está viva. Ciérrala como perdida o ponle una fecha. Lo que no puede ser es que se quede flotando durante meses inflando una previsión que no existe.

Paso 5: campos personalizados, los justos

La tentación es crear veinte. Resiste.

Crea solo los campos que vas a usar para filtrar o para decidir algo. Yo tengo tres: origen (de dónde salió esa persona), tipo de trabajo y presupuesto aproximado.

Origen es el más rentable con diferencia. A los tres meses sabes de dónde viene el dinero de verdad, que casi nunca es de donde tú creías. Sin ese campo, esa pregunta no la puedes contestar.

Las dos automatizaciones que sí merecen la pena

Cuando lleves un mes con el embudo funcionando a mano, hay dos cosas que conviene automatizar y ninguna más.

La primera: que al mover una oportunidad a una etapa se cree sola la tarea siguiente. Mueves algo a "propuesta enviada" y aparece una tarea de seguimiento a cuatro días vista. Así no depende de tu memoria, que es el punto por donde se cae cualquier sistema de seguimiento.

La segunda: que cuando entra una oportunidad nueva se rellene el campo de origen según de dónde venga. Si te llegan por formulario web, por correo y por recomendación, cada canal puede etiquetarse solo. Es el campo que más vas a mirar dentro de seis meses y el que más se olvida rellenar a mano.

El resto de automatizaciones que te ofrece la herramienta (correos automáticos por etapa, avisos al equipo, plantillas) las miraría cuando tengas volumen suficiente para que ahorren algo. Antes de eso, automatizas un proceso que todavía está cambiando, y eso es tirar tardes.

Lo que se te va a atascar

Vas a mover oportunidades por optimismo. Es humano. La disciplina de mover solo con hecho verificable cuesta dos semanas de mantener y luego sale sola.

Vas a acumular perdidas sin razón. Cuando cierras algo como perdido, Pipedrive te pide el motivo. Rellénalo siempre y con pocas opciones (precio, momento, silencio, se fue con otro). A los seis meses ese dato vale más que el propio embudo.

Vas a montarlo todo el primer día. Automatizaciones, correos, informes, integraciones. No. Etapas y tareas primero. Un mes usándolo. Y luego automatizas lo que hayas hecho a mano veinte veces.

Los datos importados sucios. Si vienes de otro sitio, importa poco y limpio antes que todo y revuelto. Un CRM con basura dentro es un CRM que dejas de abrir a la tercera semana.

¿Es Pipedrive lo que te conviene?

Pipedrive está pensado para vender por proceso: pocas oportunidades, ciclos de días o semanas, propuestas. Si tu venta es a base de llamar todo el día y hacer volumen, se te va a quedar corto y Close encaja mejor, que es justo lo que comparo en Pipedrive frente a Close.

Y si lo que quieres es que el seguimiento no dependa de que tú te acuerdes, hay un paso más allá que es delegar los avisos y las respuestas de rutina en un agente. Lo conté con el caso real en el agente de seguimiento comercial.

El mapa completo de opciones, incluidas las que no son un CRM al uso, está en bases de datos y CRM sin código.

Y ahora qué

Monta las etapas hoy, con tus cinco pasos reales, y mete las oportunidades que tengas vivas ahora mismo. Todas, aunque estén viejas.

Al meterlas van a pasar dos cosas: vas a encontrar dos o tres que llevaban meses olvidadas y siguen siendo válidas, y vas a tener que cerrar como perdidas unas cuantas que llevabas tiempo evitando mirar.

Las dos cosas son buenas. La segunda más que la primera.

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