El calendario editorial que uso para no repetirme con cientos de posts

Llega un punto en el que ya no te acuerdas de lo que has publicado.

No es dejadez. Es aritmética. Cuando llevas doscientas piezas, tu cabeza puede con ello. Cuando llevas mil, no. Y cuando llevas varios miles repartidos entre blog, vídeos, correos y redes, la pregunta "¿esto ya lo he contado?" deja de tener respuesta en tu memoria y pasa a necesitar un sistema.

Yo llegué a ese punto y lo pasé mal antes de resolverlo. Escribí dos veces el mismo post con seis meses de diferencia. Mismo ángulo, casi el mismo ejemplo. Me di cuenta cuando ya estaba publicado, porque alguien me lo dijo en comentarios.

Desde entonces tengo una base de datos. Y no es un calendario bonito de esos de plantilla de Notion, es una herramienta que responde preguntas.

¿Cómo llevo un calendario editorial que funcione?

Un calendario editorial funciona cuando puedes hacerle preguntas y te responde. Si solo sirve para ver qué toca publicar el martes, es una agenda, y para eso ya tienes el calendario del móvil.

Las preguntas que el mío tiene que responder son cuatro:

¿He hablado ya de esto? ¿Cuándo fue la última vez que toqué este tema? ¿Qué tema llevo demasiado tiempo sin tocar? ¿Qué de lo que publiqué funcionó y de qué categoría era?

Todo lo demás es decoración. Y si montas primero la decoración, acabas con un tablero precioso que abandonas en tres semanas.

Airtable o Notion: cuál coger

Uso Airtable para esto. También he tenido lo mismo montado en Notion y funciona, pero con matices.

Notion es mejor si escribes dentro. Si tu borrador vive en la misma página que la ficha del post, Notion gana de calle. Es cómodo, es bonito, y no tienes que saltar entre herramientas.

Airtable es mejor si lo que quieres es consultar. Las vistas filtradas son más rápidas, los enlaces entre tablas se comportan mejor, y cuando tienes miles de filas no se arrastra. En Notion, una base de datos con tres mil entradas y varias vistas empieza a ir lenta. En Airtable no.

Como mi escritura ocurre fuera, en archivos de texto, y lo que necesito de la base de datos es preguntar, me quedé con Airtable. Si tú escribes dentro de la herramienta, coge Notion y no le des más vueltas. El fondo de la elección lo desarrollo en bases de datos y CRM sin código, que es el mismo dilema una y otra vez.

Las cuatro tablas (y por qué no una sola)

El error de principiante es meterlo todo en una tabla con veinte columnas. Funciona hasta que no.

Tabla 1: Piezas. Una fila por cada cosa publicada o por publicar. Campos: título, plataforma, estado, fecha, enlace, y un vínculo a temas. Nada más. La tentación de meter aquí veinte campos de métricas es fuerte. Resístela.

Tabla 2: Temas. Aquí está el valor. Una fila por tema del que hablas: no "productividad", que es demasiado ancho, sino "cómo priorizo cuando tengo demasiadas cosas". Grano fino. Cada tema enlaza a todas las piezas donde lo has tocado.

Esta tabla es la que responde "¿ya conté esto?". Y responde algo mejor: te enseña cuántas veces lo has contado y desde qué ángulo cada vez.

Tabla 3: Ángulos. Un ángulo es la forma de contar un tema: tutorial, error propio, comparativa, opinión, caso real. Un mismo tema con cinco ángulos son cinco piezas legítimas y distintas. Sin esta tabla, tu base te dirá que ya hablaste del tema y te bloqueará contenido bueno.

Tabla 4: Ideas. El cajón de entrada. Sin fecha, sin plataforma, sin nada. Solo la idea y de dónde salió. Esta tabla es la única que se llena a diario y la que alimenta a todas las demás.

El campo que cambia todo: "última vez"

En la tabla de Temas hay un campo calculado que coge la fecha de la pieza más reciente vinculada a ese tema. Se hace con una fórmula de agregación, sin tocar código.

Con ese campo tienes una vista ordenada de menos reciente a más reciente. Y esa vista es, literalmente, tu lista de qué escribir.

Arriba del todo están los temas que llevas más tiempo sin tocar. Muchos serán temas que abandonaste por buenos motivos. Pero cada vez que la miro encuentro dos o tres que se me habían caído del radar y que a la audiencia le interesan. Es la diferencia entre planificar mirando tu memoria reciente, que solo tiene tres semanas de fondo, y planificar mirando todo tu historial.

Cargar el histórico sin morir en el intento

Si ya tienes cientos de piezas publicadas, la pregunta es cómo meterlas ahí. A mano no.

Lo que hice yo con mi archivo, que ya pasa de las cuatro mil entradas entre todo, fue sacar un listado automático de lo publicado y pasárselo a la IA con una instrucción: clasifícame esto por tema y por ángulo, usando esta lista de temas que ya tengo, y si algo no encaja en ninguno, propón tema nuevo.

Lo devolvió en un archivo que importé directamente. La clasificación no era perfecta. Diría que un ochenta por ciento estaba bien, un quince por ciento discutible y un cinco por ciento mal. Corregí lo evidente y dejé el resto.

Y aquí va el consejo que ahorra semanas: no persigas la perfección en el histórico. Los datos viejos solo tienen que ser lo bastante buenos para responder "¿ya hablé de esto?". Si un post está mal clasificado, el mundo sigue girando. El proceso completo, con los tropiezos, lo conté en cómo monté la base de datos de mis 4.400 posts.

Las tres vistas que uso de verdad

Se pueden crear treinta vistas. Yo abro tres.

Esta semana. Filtro por fecha, agrupado por plataforma. Es la vista operativa: qué sale y en qué estado está.

Huecos. Temas ordenados por fecha de última mención, ascendente. La vista de planificación. La miro los domingos.

Repetición. Piezas de los últimos noventa días agrupadas por tema. Sirve para ver si sin darme cuenta estoy dando vueltas a lo mismo. Pasa más de lo que crees, sobre todo cuando estás obsesionado con algo.

Las demás vistas que monté al principio, las de estados de producción con seis columnas de kanban, las borré. No las abría. Es un patrón que se repite con todas las herramientas: montas mucho, usas poco, y lo que usas de verdad son tres cosas.

Lo que se te va a atascar

Los temas se te van a multiplicar. Vas a acabar con ciento cincuenta temas y la mitad con una sola pieza asociada. Cuando pase, fusiona. Un tema con una sola pieza en dos años no es un tema, es un post suelto.

Vas a olvidar rellenarlo. El día que publicas, publicas, y la ficha se queda sin actualizar. Solución: rellena la ficha antes de publicar, no después. La ficha es parte del proceso de escribir, no un trámite posterior.

La tabla de ideas se convierte en un vertedero. Trescientas ideas sin tocar. Es normal y no pasa nada, pero límpiala cada tres meses: si una idea lleva un año ahí y sigues sin querer escribirla, no la quieres escribir.

Te vas a poner a diseñar en vez de a publicar. El peligro real. La base de datos es andamiaje, no la obra. Si esta semana has tocado más la base que el contenido, has perdido la semana.

Y ahora qué

Empieza con dos tablas: Piezas y Temas. Nada más. Mete las últimas treinta cosas que has publicado, clasifícalas, y mira la vista de huecos.

En treinta piezas ya vas a ver un patrón. Vas a descubrir que hay dos temas que ocupan la mitad de tu producción y cinco que mencionaste una vez y abandonaste. Esa foto sola ya justifica la tarde de montaje.

Lo demás lo vas añadiendo cuando lo eches en falta, que es la única forma sana de construir una herramienta propia. Si quieres el mapa completo de lo que uso para producir, lo tengo recogido en las herramientas del creador con IA.

Algunos enlaces de este artículo son de afiliado: si contratas la herramienta, me llevo una comisión sin que a ti te cueste más.

Este tipo de sistemas propios, los que convierten tu archivo en algo consultable en vez de en un montón de archivos, son justo de lo que va Yo SA.

Ver Yo SA