La reunión que podría ser un email (y el email que no ibas a leer)

Llevaba dos horas en una reunión que podría haber sido un email.

Lo sabía desde el primer cuarto de hora. Todos lo sabíamos. Pero nadie decía nada porque había un cliente al otro lado y cancelar habría parecido descortés. Y así fue. Dos horas. Una pantalla compartida con un PowerPoint que nadie necesitaba. Tres rondas de "lo vemos la semana que viene".

Cuando salí, no tenía energía para nada más. El día estaba muerto.

¿Cuánto tiempo real le das gratis a las reuniones innecesarias?

Haz el cálculo.

Una reunión de una hora no es una hora. Es una hora de reunión más el tiempo de preparación más la transición mental antes de entrar más la recuperación de foco después. Para un cerebro con TDAH, el coste de cambio de contexto es brutal. Entrar en modo reunión y volver a modo trabajo profundo no es inmediato. Puede tardarse 20 o 30 minutos en volver a donde estabas.

Eso significa que una reunión de una hora te cuesta realmente entre dos y tres horas de trabajo. Y si tienes tres reuniones en un día, ese día está muerto desde el principio.

Ahora multiplica por semanas. Meses. Años.

¿Cuánto de tu tiempo productivo real has regalado a reuniones que no necesitabas tener en persona? ¿Cuántos proyectos no has avanzado porque el día estaba cortado en trocitos por compromisos que nadie cuestionó?

El tiempo que regalas tiene un precio. No solo económico. El precio más caro lo paga tu foco.

¿Por qué seguimos convocando reuniones que no sirven para nada?

Porque la reunión da sensación de trabajo sin el riesgo de producir algo.

En una reunión nunca te puedes equivocar del todo. Hablas, escuchas, asientes. Si al final no pasa nada concreto, no pasa nada. Nadie te va a pedir cuentas por una reunión infructuosa. Pero si te quedas el tiempo de esa reunión trabajando en tu proyecto y el proyecto no avanza, ahí sí que se nota.

La reunión es la excusa perfecta para no tomar decisiones. Se convoca una reunión. En la reunión se decide convocar otra reunión. Y así hasta el infinito o hasta que el proyecto muere de burocracia. Lo que llegue primero.

Y encima hay un elemento social. Decir "no puedo reunirme, mándame un email" hace que parezcas antipático. Difícil. Poco colaborativo. Y a mucha gente eso le importa más que su propio tiempo.

¿Y el email? ¿Por qué el email tampoco funciona?

Porque el email tiene sus propios problemas.

El email que "podría haber sido la reunión" lo escribes, lo mandas, y esperas respuesta. La respuesta llega 48 horas después, a las 11 de la noche, cuando ya no estás en contexto. Tienes que volver a ponerte en situación. La cadena de respuestas se alarga. Perdéis el hilo. Y al final alguien convoca una reunión para aclarar el email que iba a aclarar la reunión anterior.

Esto no es fallo de las herramientas. Es fallo del proceso.

Lo que realmente funciona es saber qué tipo de comunicación sirve para qué. Las decisiones complejas, los problemas con carga emocional, las negociaciones: sí necesitan tiempo real. Los updates de estado, las respuestas a preguntas concretas, los briefings de proyectos: no. Eso es asíncrono.

El problema es que nadie ha tomado la decisión de qué va a cada sitio. Entonces todo va a la reunión por defecto, porque es lo más fácil de organizar y lo que da menos vergüenza pedir.

¿Cómo elijo cuándo reunirme y cuándo no?

Una pregunta. Solo una.

¿Necesita esto resolverse en tiempo real o puede esperar una respuesta asíncrona?

Si puede esperar, es un email. Si no puede esperar porque hay que tomar una decisión conjunta ahora mismo, o porque hay tensión que hay que manejar en vivo, entonces es una reunión. Y esa reunión tiene agenda, tiene duración cerrada, y tiene un output concreto al final.

Sin output concreto, la reunión no ha servido para nada. Y si la siguiente reunión empieza con "para ponernos en contexto de lo que hablamos la vez anterior", esa reunión no debería existir.

Aprender a decir "esto lo resolvemos por escrito" es una de las habilidades que más tiempo me ha ahorrado. Más que cualquier app de gestión de tareas. Más que cualquier sistema de productividad.

El foco es el recurso más escaso que tienes. Cada reunión innecesaria que aceptas es un trozo de ese foco que no vuelve.

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