Por qué no uso HubSpot (siendo gratis) (y no pienso cambiar)

HubSpot es un producto muy bueno y no lo uso.

No por precio, porque su nivel gratuito es real y da para bastante. No lo uso porque su modelo está diseñado para que el coste aparezca justo en el momento en el que ya no puedes irte. Y ese trato no me interesa, aunque el producto sea mejor que la alternativa.

Eso es la tesis. Ahora el razonamiento, y al final el caso en el que estoy equivocado.

¿Merece la pena empezar con HubSpot gratis?

Si tienes un equipo comercial y vas a crecer rápido, probablemente sí. El plan gratuito te da un CRM de verdad, con contactos, negocios, tareas y seguimiento de correos. No es una demo capada, es una herramienta que funciona.

Si eres autónomo o llevas un negocio pequeño con pocos clientes al mes, mi respuesta es que no. Y no por lo que te da hoy, sino por dónde te deja mañana.

Porque la pregunta correcta no es "¿es bueno el plan gratis?". La pregunta es "¿qué pasa el día que necesite lo siguiente?".

Cómo funciona el modelo

El patrón es conocido y lo usan muchas herramientas, no solo esta. Funciona así.

Entras gratis. Metes tus contactos. Conectas tu correo. Empiezas a usarlo todos los días. Tu equipo aprende dónde está cada cosa. Tus formularios apuntan ahí. Tus informes salen de ahí.

Pasan seis meses y necesitas algo concreto: quitar la marca de los formularios, automatizar una secuencia, tener más de un pipeline, sacar un informe que cruce dos cosas. Cualquiera de esas te sube al siguiente nivel.

Y el salto de precio entre niveles no es progresivo. Es un escalón. Puedes pasar de cero a decenas de euros al mes, y de ahí a cientos según el módulo y el número de contactos de marketing que tengas. Además, los planes superiores suelen ir con compromiso anual. Confirma la estructura y las cifras actuales en su web, que las revisan a menudo.

Nada de esto es un engaño. Está publicado y es legítimo. Es un modelo de negocio, y les funciona muy bien.

Lo que pasa es que en el momento del salto ya no estás decidiendo con libertad. Estás decidiendo entre pagar o hacer una mudanza de datos, procesos y costumbres. Y esa mudanza tiene un coste que no aparece en ninguna tabla de precios.

El otro problema: cobrar por contactos

Este es el que más me chirría de todo el modelo.

Cuando el precio depende del número de contactos que tienes guardados, la herramienta te empuja a hacer algo raro: pensarte si guardar a alguien.

Yo quiero apuntar a todo el que me escribe. Al que preguntó algo y no compró. Al que me contactó hace dos años. A la marca que se interesó y quedó en nada. Esa información es la que vale con el tiempo, y vale precisamente porque está completa.

Si guardarla me sube la factura, empiezo a filtrar. Y un registro filtrado por criterios de coste es un registro que miente.

Prefiero pagar por usuario, que es un número que controlo, y no por volumen de datos, que es un número que crece solo mientras trabajo bien.

Qué uso en su lugar

Uso folk, que es mucho más pequeño y hace mucho menos.

No tiene módulo de marketing, ni automatizaciones complejas, ni informes elaborados. Tiene contactos, etiquetas, notas, seguimiento de conversaciones y una extensión de navegador para guardar a alguien en cinco segundos.

Y es exactamente lo que necesito, porque mi cuello de botella comercial nunca ha sido la falta de funciones. Ha sido no acordarme de escribir a alguien.

Va por suscripción mensual por usuario, en el entorno de los 20-25 euros según el plan. No es gratis. Y precisamente por eso el trato me parece más limpio: pago desde el día uno, sé lo que cuesta, y el precio no se dispara porque mi negocio funcione.

Si estás decidiendo dónde guardar todo esto y qué tipo de herramienta te toca según tu caso, el mapa completo está en bases de datos y CRM sin código.

Lo que sí hace bien HubSpot

Para que esto no parezca una rabieta.

Su plan gratuito es de los más generosos del mercado, con diferencia. Mucha gente que dice tener un CRM tiene una hoja de cálculo peor que el gratis de HubSpot.

Su seguimiento de correos funciona muy bien. Su documentación y su formación son excelentes. Y si tienes equipo comercial, todo el mundo lo conoce, así que no tienes que enseñarle a nadie a usarlo.

La integración entre marketing, ventas y soporte, cuando la usas de verdad y toda, es difícil de replicar juntando herramientas sueltas. Eso es real.

El caso en el que estoy equivocado

Si tienes tres o más comerciales trabajando el mismo pipeline, HubSpot es la respuesta correcta y mi postura aquí no te sirve de nada. La coordinación de un equipo comercial necesita cosas que folk no tiene y no pretende tener.

Si haces marketing por correo a gran escala con segmentación y secuencias, igual. Y si vas a levantar inversión o a vender la empresa, tener el proceso comercial en una herramienta estándar con datos limpios vale lo que cuesta.

También me equivoco si el volumen te lo permite: hay negocios que caben en el plan gratuito durante años sin necesitar nada más. Si ese es tu caso, adelante, y guárdate el dinero.

Mi caso es otro. Soy yo, llevo mis conversaciones personalmente y la parte automatizada la monto por mi cuenta con herramientas que elijo pieza a pieza. Para eso, lo pequeño gana.

Lo que me pasó cuando lo probé

Porque sí lo probé, no hablo de oídas.

Lo tuve montado unos meses. Importé mis contactos, conecté el correo, configuré un pipeline con sus etapas y me puse a usarlo como se supone que hay que usarlo.

Dos cosas me sacaron de ahí.

La primera es que la herramienta está pensada para un proceso comercial con etapas claras y volumen. Mis conversaciones no funcionan así: la mitad de la gente con la que acabo trabajando no entró por ningún embudo, apareció por un comentario o por un correo suelto. Meter eso en un pipeline de cinco etapas es forzar la realidad para que quepa en la herramienta.

La segunda es más tonta y más importante: cada vez que quería hacer algo un poco distinto, la respuesta estaba en el nivel de arriba. Y hacer una herramienta donde la mitad de lo que ves no puedes tocarlo es una decisión de producto muy deliberada. Funciona, claro. Pero trabajar con la sensación de estar en la versión de prueba permanente de algo cansa.

La regla que saqué de todo esto

Antes de meter mis datos en una herramienta, miro dos cosas.

Cuánto cuesta el siguiente nivel. No el que voy a usar. El siguiente. Si el salto es un escalón grande, ya sé dónde acaba la historia.

Cómo salgo. ¿Puedo exportar mis datos completos, con las notas y las relaciones, en un formato que sirva? Si la exportación es una lista de correos pelada, no estoy guardando mis datos ahí. Estoy dejándolos en depósito.

Esas dos preguntas, hechas antes de empezar, te ahorran la mayoría de los disgustos con herramientas.

Si estás comparando opciones ahora mismo, tengo la lista ordenada en alternativas a HubSpot en 2026 y, si eres autónomo, en los mejores CRM para autónomos.

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