Los mejores CRM gratis para empezar en 2026 (y su techo real)

Buscar un CRM gratis tiene un problema: casi todos lo son hasta que te hacen falta.

Entras, ves "plan gratuito para siempre", metes tus contactos, montas tus etapas, empiezas a trabajar. Y al mes descubres que enviar correos desde dentro es de pago, que los recordatorios automáticos son de pago, o que a partir de mil contactos toca subir de plan. Ya estás dentro, ya tienes el trabajo hecho ahí, y pagas.

No digo que sea una estafa. Es un modelo de negocio y funciona porque nadie se muda de CRM por gusto. Pero conviene saber dónde está la trampa antes de meter seiscientos contactos.

¿Hay algún CRM gratis que sirva?

Sí, hay tres que sirven de verdad. Y uno de los que más recomienda todo el mundo no tiene plan gratis, solo prueba, y conviene decirlo antes de que te ilusiones.

| Herramienta | Para quién | Precio real | Límite | Veredicto | |---|---|---|---|---| | HubSpot | Quien quiere un CRM completo desde el día uno | Gratis con contactos casi ilimitados | Los correos y la automatización de verdad son de pago | El más generoso, con el salto de precio más bruto | | Zoho CRM | Micro equipos de dos o tres personas | Gratis hasta un puñado de usuarios | Interfaz anticuada y menús eternos | El mejor gratis para equipo pequeño | | Airtable | Quien quiere montarse el CRM a su medida | Gratis con límite de filas por base | No es un CRM, es una base de datos que tú conviertes en CRM | El más flexible si te lo curras | | Notion | Autónomos con pocos clientes y muchas notas | Gratis para uso personal | Se rompe cuando hay volumen o varias personas | Suficiente los primeros meses | | folk | Quien vive de relaciones, no de embudos | Prueba gratuita, luego suscripción | No hay plan gratuito permanente | El más agradable de usar, pero de pago |

Los límites de los planes gratuitos se recortan cada año: confirma en la web oficial cuáles son hoy antes de montar nada encima.

HubSpot: generoso de verdad, con un salto brutal detrás

El plan gratuito de HubSpot es el más completo que hay. Contactos a montones, gestión de oportunidades, formularios, seguimiento. Puedes llevar un negocio pequeño entero ahí sin pagar un euro.

Y el día que quieres automatizar (una secuencia de correos, una tarea que se cree sola cuando alguien pasa de etapa), te encuentras el precio del plan de pago, que no es un escalón: es un peldaño de escalera de incendios.

Mi consejo con HubSpot es entrar sabiendo esto. Úsalo gratis todo lo que puedas, y ten desde el principio la costumbre de exportar tus contactos de vez en cuando. Si algún día decides no pagar, quieres irte con tus datos, no con capturas de pantalla.

Zoho: el mejor si sois dos o tres

Zoho CRM tiene plan gratuito para un número pequeño de usuarios y cubre lo básico bien: contactos, empresas, oportunidades, tareas.

Lo que te vas a encontrar es una interfaz que parece de hace diez años y unos menús con submenús con submenús. No es bonito. Funciona, pero no es bonito.

A cambio, es de los pocos que te deja tener a varias personas dentro sin pagar. Y para un negocio de dos o tres, eso vale más que el diseño.

Airtable: el CRM que te montas tú

Aquí cambia el enfoque. Airtable no es un CRM, es una base de datos con cara amable. Y por eso mismo puede ser exactamente el CRM que tú necesitas en lugar del que otro decidió que necesitabas.

Yo he usado esta ruta y la recomiendo bastante para negocios raros, esos donde el proceso de venta no se parece a un embudo de manual. Si tus etapas son "conversación, propuesta, silencio de tres meses, vuelve", ningún CRM de plantilla te va a encajar y en Airtable eso lo montas en una tarde. Tengo el paso a paso en cómo montar un CRM sencillo con Airtable, que es más corto de lo que parece.

El límite del plan gratis está en las filas por base, y llega antes de lo que crees si guardas cada correo como una fila. Truco: guarda contactos e interacciones importantes, no todo el historial. El historial ya está en tu bandeja de entrada.

¿Y folk? Porque me vais a preguntar

folk es probablemente el más agradable de usar de todos los que he probado. Está pensado para gente que trabaja por relaciones (creadores, consultores, agencias) más que por embudos de ventas industriales. Se conecta con tu correo y con LinkedIn, y la sensación de uso es de herramienta moderna, no de software de empresa.

No tiene plan gratuito permanente. Tiene prueba. Lo digo aquí y no en letra pequeña porque es la pregunta que llega siempre.

¿Merece la pena pagarlo? Si tu negocio depende de acordarte de hablar con la gente adecuada en el momento adecuado, sí. Si lo que quieres es una lista de contactos con etiquetas, no, y con Airtable vas sobrado.

El techo real: tres señales de que se te ha quedado corto

No mires el número de contactos. Mira estas tres cosas.

Primera: has vuelto a la hoja de cálculo. Si tienes un CRM y además un Excel donde apuntas lo que el CRM no te deja apuntar, el CRM ya no te sirve. Esto pasa muchísimo y la gente aguanta meses así.

Segunda: la información importante vive en tu cabeza. Si nadie más podría atender a un cliente tuyo leyendo la ficha, no tienes un CRM, tienes una agenda.

Tercera: has dejado de actualizarlo. El CRM que no se actualiza no está corto, está muerto. Y casi siempre es porque meter la información cuesta demasiados clics. Ese es el motivo real por el que la gente cambia de herramienta, no las funcionalidades.

La recomendación por perfil

Trabajas solo y tienes pocos clientes: Notion o Airtable. Cero coste, cero fricción, y ya migrarás.

Quieres un CRM de verdad sin pagar y no te importa que la puerta de salida sea cara: HubSpot.

Sois dos o tres personas y necesitáis compartir: Zoho.

Tu negocio no encaja en ninguna plantilla: Airtable, montándolo tú. Es la ruta que más veces acaba bien.

Vives de las relaciones y la herramienta la vas a abrir cada día: paga folk y deja de buscar gratis.

Si aún no sabes qué necesitas exactamente, empieza por el mapa de bases de datos y CRM sin código y luego mira mi repaso de los mejores CRM para autónomos, donde entro también en los de pago.

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