Cómo montar un CRM sencillo en Airtable paso a paso

Los CRM de verdad se abandonan por la misma razón que los gimnasios en febrero: piden más de lo que estás dispuesto a dar.

Veinte campos por contacto, embudos con siete fases, informes que nadie mira. Al mes y medio, la gente vuelve a la hoja de cálculo y al WhatsApp.

El CRM que de verdad vas a usar cabe en cuatro tablas. Te cuento cómo se monta en Airtable, que es la herramienta que mejor equilibrio tiene entre "esto es una base de datos seria" y "esto lo entiende cualquiera".

¿Qué tiene que tener un CRM mínimo?

Cuatro cosas. Ni una más al principio.

Quién es cada uno. Nombre, cómo contactarle, de dónde salió.

En qué punto está. Un estado, y pocos.

Qué te toca hacer y cuándo. La próxima acción con su fecha. Sin esto no es un CRM, es una agenda de contactos.

Qué pasó la última vez. Un registro de lo que hablasteis.

Todo lo demás (probabilidades de cierre, previsiones, puntuación de oportunidades) es decoración hasta que tienes volumen suficiente para que signifique algo. Y si estás leyendo esto, probablemente todavía no lo tienes.

Paso 1: las tablas

Crea una base nueva con estas cuatro tablas:

Contactos. Nombre, correo, teléfono, empresa (enlazado a la tabla Empresas), origen, notas.

Empresas. Nombre, sector, tamaño, contactos (el enlace inverso). Si trabajas con particulares, sáltate esta tabla entera.

Oportunidades. Es el corazón. Título, contacto enlazado, estado, valor, fecha de la próxima acción, próxima acción (texto), fecha de cierre prevista.

Interacciones. Fecha, oportunidad enlazada, tipo (llamada, correo, reunión, mensaje), resumen.

Las cuatro tablas enlazadas entre sí es lo que Airtable hace bien y una hoja de cálculo hace mal. Desde una empresa ves sus contactos, desde un contacto ves sus oportunidades, y desde una oportunidad ves todo lo que ha pasado.

Paso 2: los estados, cuantos menos mejor

En la tabla Oportunidades, el campo de estado con estas opciones:

Nuevo, Contactado, En conversación, Propuesta enviada, Ganado, Perdido.

Seis. Si te salen doce, es que estás mezclando estados con acciones. "Pendiente de enviar presupuesto" no es un estado, es una tarea, y va en el campo de próxima acción.

Y añade un campo de motivo de pérdida, tipo selección: precio, tiempos, se fue con otro, desapareció, no era el momento. Ese campo, a los seis meses, te dice más de tu negocio que cualquier informe.

Paso 3: las vistas de trabajo

Igual que en cualquier sistema, la tabla no la miras. Miras vistas.

Tablero por estado. Agrupado por estado. Arrastras tarjetas. Es la foto general.

Mi día. Filtro: fecha de próxima acción es hoy o antes, y estado no es Ganado ni Perdido. Ordenado por fecha. Esta es la única vista que abres por la mañana.

Sin próxima acción. Filtro: próxima acción vacía y estado no es Ganado ni Perdido. Aquí caen las oportunidades huérfanas, esas con las que hablaste y no volviste a hacer nada. Debería estar siempre vacía.

Enfriándose. Filtro: última interacción hace más de veintiún días. Es la lista de gente a la que estás dejando escapar sin darte cuenta.

Paso 4: las automatizaciones que sí valen la pena

Airtable trae automatizaciones de serie. Con tres tienes de sobra:

1. Cuando se crea una oportunidad, que ponga la próxima acción a mañana automáticamente. Así nunca nace huérfana. 2. Cuando se añade una interacción, que actualice la fecha de último contacto en la oportunidad. Manual no lo vas a hacer nunca. 3. Cada mañana, que te mande al correo la lista de la vista Mi día.

Ese tercero es el que hace que el sistema sobreviva. Un CRM que no te busca a ti, se muere.

Paso 5: la cara bonita con Softr

Airtable está bien para ti, pero es incómodo para el resto del equipo y bastante feo en el móvil.

Ahí entra Softr. Se conecta a tu base y te monta encima una aplicación web con su acceso por usuario, sus listados, sus fichas y sus formularios. Los datos siguen viviendo en Airtable.

Esto sirve para tres cosas concretas: que un comercial vea solo sus oportunidades, que un cliente pueda consultar el estado de lo suyo sin darle acceso a tu base, y que el alta de contactos se haga desde un formulario decente en vez de desde una tabla.

Si trabajas solo, sáltate este paso. Es para cuando entra más gente.

¿Y la IA dónde entra?

En dos sitios útiles y en muchos inútiles.

Los útiles: resumir el histórico de interacciones de una oportunidad larga antes de una reunión, y redactar el correo de seguimiento a partir de las notas. Airtable tiene campos que generan texto automáticamente a partir de otras columnas, y ahí es donde se coloca esto.

También puedes hacer que clasifique automáticamente el motivo de pérdida a partir de tu texto libre, que es de esas cosas aburridas que nadie rellena bien.

Si lo que quieres es montártelo todo tú desde cero, sin plataforma de por medio, hay otro camino que conté en montar un CRM con IA sin programar. Es más trabajo al principio y más libertad después.

Lo que se te va a atascar

Vas a querer más campos. Cada campo que añades es un campo que alguien tiene que rellenar. Si nadie lo rellena, ensucia. Añade solo cuando eches en falta el dato dos veces seguidas.

Los enlaces entre tablas se lían. Es fácil crear un contacto duplicado en vez de enlazar el que existe. Acostúmbrate a buscar antes de crear.

Los límites del plan gratuito. Airtable limita registros por base y las automatizaciones tienen tope de ejecuciones. Para empezar sobra, pero si tu operación crece, el salto de precio se nota.

El móvil. La app oficial es correcta para consultar y regular para meter datos. Si vas a apuntar mucho desde la calle, monta el formulario en Softr o usa un formulario de Airtable anclado en la pantalla de inicio.

Nadie apunta las interacciones. Este es el fallo mortal de todos los CRM del mundo. Y no se arregla con tecnología: se arregla haciendo que apuntar cueste diez segundos. Un formulario con tres campos, un botón en la ficha, lo que sea. Si cuesta un minuto, no se hace.

El repaso semanal de quince minutos

El CRM no lo mantiene la herramienta. Lo mantiene un rato fijo a la semana, y sin eso todo lo de arriba se pudre en un mes.

Yo lo hago así: abro la vista Sin próxima acción y no la cierro hasta que está vacía. Cada oportunidad, o tiene un siguiente paso con fecha, o pasa a Perdido con su motivo.

Después miro la de Enfriándose y decido: escribo o cierro. Nada de dejarlo para "cuando tenga un rato".

Quince minutos. Y lo que te ahorra es esa sensación de fondo de que hay conversaciones a medias por ahí sueltas y no sabes cuántas ni cuáles.

Y ahora qué

Monta las cuatro tablas, mete tus quince oportunidades vivas y crea la vista Sin próxima acción.

Si esa vista tiene diez oportunidades dentro, ya has encontrado el dinero que estás perdiendo, y no ha hecho falta ningún informe sofisticado. Si dudas de si necesitas esto o no, te lo resuelvo en qué es un CRM y cuándo lo necesitas, y el mapa de opciones completo está en bases de datos y CRM sin código.

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Montar la estructura de una empresa entera siendo una sola persona, con las máquinas haciendo lo repetitivo, es justo de lo que va Yo SA.

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