Migrar a ClickUp desde Notion, Trello o Asana sin perder nada

ClickUp importa desde once herramientas con un botón.

Lo que el botón no te avisa es que desde Notion los comentarios de bases de datos, los toggles y el historial se quedan por el camino.

Y eso es lo que jode de las migraciones. No que fallen, sino que parezca que han ido bien. Le das a importar, ves tus cosas ahí dentro, cancelas la suscripción de la herramienta vieja, y tres semanas después descubres que la conversación importante de un proyecto no está en ningún sitio.

Así que aquí va lo que sí viene, lo que no viene, y el orden en el que conviene hacerlo.

¿Desde qué aplicaciones importa ClickUp?

Desde once, más hojas de cálculo. La lista oficial es Asana, Basecamp, Confluence, Jira, Monday, Notion, Todoist, Teamwork, Trello, Slack y Wrike, más archivos CSV y Excel.

Las importaciones son ilimitadas y están disponibles en todos los planes, incluido el gratis. O sea, que puedes probar sin pagar nada.

Lo que cambia según la herramienta de origen es la fidelidad. Trello se traduce casi entero porque su modelo es simple. Notion se traduce a medias porque su modelo no se parece nada al de ClickUp (enlace de afiliado: así me ayudas a seguir creando contenido).

¿Qué se importa y qué se pierde al pasar a ClickUp?

Depende del origen, y la que peor sale parada es Notion. Esta es la tabla oficial, resumida.

Léelo otra vez con calma, porque ahí hay dos trampas gordas.

La primera son los comentarios. Si tu equipo discute dentro de las fichas de una base de datos de Notion, esa discusión no cruza. Y no hay aviso.

La segunda es el formato. Los toggles y los callouts son la mitad de la gracia de Notion, y al otro lado se convierten en texto corrido. Si tienes documentación montada a base de desplegables, prepárate para que llegue plana.

Desde Trello el balance es mucho mejor: vienen los asignados, los adjuntos (hasta 1 GB por archivo), los comentarios, la descripción, el estado, las etiquetas, la prioridad, las fechas, las checklists y los campos personalizados. Lo único que se queda fuera son las imágenes de portada de las tarjetas.

¿Cómo se importa desde Notion?

Exportando Notion en HTML y subiendo ese paquete al importador de ClickUp.

No en Markdown, no en PDF. En HTML. Es el formato con el que el importador sabe reconstruir las bases de datos como Listas.

Y aquí viene el detalle que te va a tocar arreglar a mano: todas tus bases de datos aterrizan dentro de una sola Carpeta, y todas tus páginas dentro de un único Doc. No importa lo bien organizada que tuvieras la barra lateral de Notion. Llega todo apilado en el mismo sitio, y reorganizarlo es tarea tuya.

Cuenta con esa tarde. No es difícil, es tedioso.

Si lo que buscas es sacar Notion de tu vida y no necesariamente meterlo en ClickUp, hay otro camino que no pasa por ningún importador: lo conté en cómo migré de Notion a Obsidian con Claude Code. Es más artesanal, tarda más y te deja los archivos en tu ordenador en vez de en otra suscripción. Destino distinto y método distinto, pero mismo punto de partida.

¿Y desde Trello?

Con una decisión que tienes que tomar antes de darle al botón: si tus columnas se convierten en estados o en listas.

Las dos opciones son válidas y significan cosas distintas.

Columnas a estados es lo que quieres si tu tablero era un flujo. Por hacer, en curso, hecho. Acabas con una Lista y las tarjetas moviéndose entre fases, que es como funciona ClickUp de forma natural.

Columnas a listas es lo que quieres si tu tablero era en realidad un índice de cosas distintas. Cada columna era un cliente, un mes o un área. Ahí cada una merece su propia Lista.

Elige mal y te toca rehacerlo, porque no es algo que se cambie con un clic después.

¿Qué pasa con los adjuntos si estás en el plan gratis?

Que te comes los 60 MB del tirón. El aviso lo da la propia ClickUp: si importas desde Trello con el plan gratis, desactiva los adjuntos.

El plan Free de ClickUp tiene 60 MB de almacenamiento en todo el Workspace, y solo cuentan los adjuntos (las tareas no ocupan). Un tablero de Trello con año y medio de capturas, PDF y logos se lleva eso por delante sin despeinarse.

Tienes dos salidas. O importas sin adjuntos y te llevas los archivos importantes a mano, o subes a Unlimited antes de importar y te olvidas del problema. Son $7 por usuario y mes con facturación anual, a fecha de septiembre de 2026.

Yo haría lo segundo si la migración es en serio. Pagar un mes para que la mudanza salga bien es barato.

¿Cómo se mapean los usuarios?

Invitando a todo el mundo al Workspace antes de importar.

Los importadores traen los asignados de las tareas, pero para que un asignado aterrice en una persona, esa persona tiene que existir ya en tu ClickUp. Si importas tú solo un tablero donde trabajaban cinco, vas a acabar con un montón de tareas huérfanas y con la sensación de que el importador ha hecho algo raro.

No ha hecho nada raro. Es que no había a quién asignárselas.

¿Qué conviene hacer antes de importar?

Montar la estructura de Spaces primero, y no dejar que el importador decida por ti.

En el plan gratis tienes 5 Spaces, 100 Carpetas por Space y 40 Listas por Space. Con eso decides cómo se va a ver tu trabajo durante los próximos años, así que dedícale media hora antes de mover nada.

Mi orden sería este.

Primero, un Space por área grande del negocio, no uno por proyecto. Los proyectos van dentro y cambian; las áreas se quedan.

Segundo, importa a un Space aparte llamado "importado" y ve sacando cosas de ahí a su sitio. Así no mezclas lo que ya has ordenado con lo que acaba de llegar en bruto.

Tercero, y esto es lo que más se salta la gente, mira el historial de actividad. En el plan gratis son 24 horas. Si la importación deja algo torcido y te enteras el lunes siguiente, no vas a poder ver qué pasó.

¿Se puede volver atrás?

No con un botón, así que la marcha atrás la construyes tú antes de empezar.

En la práctica, deshacer una importación consiste en borrar el Space o la Carpeta que se creó y volver a intentarlo. Eso es fácil.

Lo que no es fácil es recuperar lo que ya no existe en ninguna parte. Por eso la regla de oro de cualquier migración es la misma de siempre: no canceles la herramienta de origen el día que importas. Deja Notion o Trello vivos un mes, aunque sea en su plan gratis, y no borres nada hasta que hayas trabajado tres o cuatro semanas en el destino y no eches nada de menos.

Guárdate también el archivo de exportación en tu disco. Ocupa poco y te ahorra sustos.

¿Y en sentido contrario, de ClickUp a Notion?

No hay importador. Notion no tiene ClickUp en su lista oficial de importadores nativos.

Lo que Notion sí importa nativamente es Evernote, Trello, Quip, Dropbox Paper, Hackpad, Confluence, Asana y Monday, además de archivos CSV, HTML, Markdown, Word, PDF, ZIP y texto plano. ClickUp no está.

O sea, que la vuelta se hace exportando a CSV y montando la base de datos otra vez al otro lado. Se puede, pero es trabajo manual y pierdes bastante por el camino.

Esto merece que lo pienses antes, no después. Si dudas entre las dos herramientas, esa duda se resuelve mejor comparándolas de frente que probando a ver qué pasa, y para eso tienes ClickUp vs Notion. Yo llevo años usando Notion y he contado por qué lo estoy dejando, así que no soy neutral, pero tampoco vendo humo.

A quién le compensa migrar

Te compensa si la herramienta de origen se te ha quedado corta en una cosa concreta que puedes nombrar. Fechas dependientes, control de tiempo, vista de carga del equipo, lo que sea. Un motivo concreto.

No te compensa si el motivo es "a ver si organizándome en otro sitio me organizo mejor". Eso no lo arregla ninguna migración. Lo único que consigues es pagar el peaje de la mudanza y llegar con el mismo desorden a un sitio en el que además no sabes dónde está nada.

Y si vas a migrar, hazlo entero. Media migración es la peor de las opciones: dos herramientas abiertas, información en las dos, y nadie sabiendo cuál es la buena. Ahí es donde de verdad se pierden cosas, mucho más que en cualquier importador.

Por cierto, que buena parte de la mudanza (limpiar, renombrar, reordenar lo que llega apilado) es justo el tipo de tarea aburrida que hoy se delega en una IA. Tengo más ideas de ese estilo en IA para el día a día.

Si no tienes claro en qué punto estás con todo esto, hazte el test de nivel de IA. Sales sabiendo qué te conviene automatizar ya y qué todavía no.