El CRM con el que llevo los acuerdos con marcas patrocinadoras

Durante un tiempo llevé los acuerdos con marcas en la bandeja de entrada.

O sea, no los llevaba. Estaban ahí, en algún correo, entre cuatrocientas cosas más. Cuando alguien escribía interesado en patrocinar algo, contestaba, y luego la conversación se moría sola porque nadie se acordaba de retomarla.

Perdí acuerdos por eso. No por precio, no por encaje. Por olvido puro y duro.

El día que eso dejó de ser aceptable, monté un sitio donde vive cada conversación con una marca. Te cuento cómo, qué tiene dentro y qué me habría ahorrado tenerlo antes.

¿Cómo se lleva el seguimiento de acuerdos con marcas?

Con tres datos por conversación: en qué punto está, qué toca hacer ahora y cuándo hay que volver a mirarla.

Eso es todo. Lo demás es adorno.

El error clásico es montar una ficha con cuarenta campos preciosos que nadie rellena. Yo lo hice, por supuesto. Tenía campos para el sector, para el tamaño de la empresa, para la temática. Al mes estaban todos vacíos menos tres.

Lo que sostiene un seguimiento no es la información que guardas. Es que cada conversación tenga una fecha en la que vas a volver a ella. Sin esa fecha, todo lo demás es un archivo bonito de cosas que se enfriaron.

Qué había antes

Correos. Y algunas notas sueltas en el móvil que escribí con la mejor intención y no volví a abrir.

El síntoma más claro de que no tenía sistema era este: no sabía cuántas conversaciones abiertas tenía. Si me lo preguntabas, decía "pues... ¿tres?". Y podían ser ocho.

No saber cuántas tienes es no tener ninguna, porque no puedes priorizar lo que no ves. Y en un negocio de una persona, lo que no ves no existe.

Qué monté

Un CRM en folk. Sin desarrollar nada, en una tarde.

folk es un CRM que funciona como se supone que deberían funcionar todos: cada contacto es una ficha, cada conversación tiene un estado, y arrastras las tarjetas de una columna a otra según avanza. Nada de configurar módulos durante dos semanas para poder guardar un teléfono.

Las columnas que uso son estas: primer contacto, propuesta enviada, negociando, cerrado y descartado. Cinco. He probado con más y solo sirven para tener tarjetas atascadas en estados intermedios que no significan nada.

Dentro de cada ficha guardo lo mínimo. Quién es y de qué marca. Qué me pidieron exactamente. Qué precio dije yo y qué dijeron ellos. La fecha del próximo movimiento. Y una nota corta de qué pasó en la última conversación, porque a los dos meses no te acuerdas de nada.

Si vas a empezar con esta herramienta concreta, el arranque lo tienes en primeros pasos con folk. Y si aún no tienes claro si quieres un CRM o una base de datos, la diferencia está explicada en bases de datos y CRM sin código.

Por qué no lo hice en [Airtable](https://www.airtable.com)

Porque ya tengo bastantes cosas en bases de datos y sé lo que pasa cuando lo metes todo ahí.

Airtable es fantástico para datos: listas largas, campos relacionados, cosas que consultas y cruzas. Lo uso para varias cosas, entre ellas la base de datos de herramientas y afiliados que sostiene buena parte de lo que escribo.

Pero una conversación con una persona no es un dato. Es un hilo que avanza, que tiene tono, que se enfría si no lo tocas. Y para eso una tabla es incómoda: te obliga a mirar filas cuando lo que necesitas es ver en qué punto está cada cosa de un vistazo.

Los CRM ganan a las tablas en una cosa concreta: te muestran el estado, no los datos. Y en el seguimiento comercial, el estado es lo único que importa.

La parte que de verdad cambió el resultado

El recordatorio.

Cada tarjeta tiene una fecha de próximo movimiento. Si llega esa fecha y no he hecho nada, la tarjeta aparece marcada. No hay forma de que se me pase, salvo que decida ignorarla a conciencia, que es distinto.

Antes, hacer seguimiento dependía de acordarme. Y no me acordaba. No porque no me importara, sino porque una conversación de hace tres semanas no compite en tu cabeza con lo que tienes hoy delante.

Desde que existe la fecha, la mitad de los acuerdos cerrados vinieron de un segundo o tercer contacto. Gente que había dicho "ahora no es buen momento" y que tres meses después sí lo era. Esa gente antes se perdía entera.

Qué me enseñó ver todas las conversaciones juntas

Cosas que sospechaba y no podía demostrar.

La primera: la mayoría de las marcas que escriben interesadas no cierran, y no pasa nada. Cuando lo llevas en la cabeza, cada conversación que se enfría te sienta fatal porque parece la única. Cuando lo ves en columnas, entiendes que hay una proporción normal y que el trabajo consiste en tener suficientes conversaciones abiertas, no en salvar cada una.

La segunda: los acuerdos buenos casi nunca vienen del primer correo entusiasta. Vienen de conversaciones lentas, de gente que ya te conocía, de marcas que llevaban meses viendo lo que haces. El CRM me lo puso delante en números y me cambió a quién dedico el tiempo.

Y la tercera, la más incómoda: cuando alguien se enfría, muchas veces es porque yo tardé cuatro días en contestar. Eso también se ve en las fechas, y ahí no hay a quién echarle la culpa.

Tener el proceso a la vista no solo te organiza. Te enseña cómo trabajas de verdad, que no siempre coincide con cómo crees que trabajas.

Qué salió mal

Al principio metí todo el histórico de correos antiguos. Todos. Volcado masivo de gente que había escrito alguna vez.

Resultado: un CRM lleno de tarjetas muertas, imposible de mirar sin agobio, con lo importante escondido entre ruido. Lo acabé vaciando y empezando otra vez solo con lo vivo.

Un sistema de seguimiento que te da pereza abrir no es un sistema. Es un cementerio ordenado.

El otro fallo fue de disciplina. Los primeros meses actualizaba las tarjetas "cuando tuviera un rato", y ese rato nunca llegaba, así que el estado estaba siempre desfasado. Lo arreglé metiéndolo en la misma acción: contesto el correo y actualizo la tarjeta ahí mismo, sin salir del sitio. Treinta segundos.

Cuánto costó

La suscripción de la herramienta, decenas de euros al mes según el plan. Confirma la cifra actual en su web, que estas cosas cambian.

De tiempo, una tarde para montarlo y otra para vaciarlo y rehacerlo bien cuando me di cuenta del error del volcado.

Se pagó solo con el primer acuerdo que cerré gracias a un seguimiento que antes se me habría escapado. Y eso pasó pronto.

Qué haría distinto

Empezaría vacío. Solo conversaciones vivas, y las viejas al armario.

Pondría menos campos. Cinco, y ninguno más hasta echar de menos uno de verdad durante un mes seguido.

Y desde el primer día haría la regla de "se actualiza en el momento". Lo que se deja para luego en un CRM no se hace nunca, y un CRM desactualizado miente, que es peor que no tenerlo.

Algunos enlaces de este artículo son de afiliado: si contratas la herramienta, me llevo una comisión sin que a ti te cueste más.

Este CRM es una pieza de un sistema más grande: cómo llevar un negocio de una sola persona sin que se te caiga nada. Eso es lo que enseño aquí.

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