ClickUp vs Microsoft Planner: ¿pagar si ya tienes M365?

Planner viene incluido en tu Microsoft 365 y por eso parece gratis.

Lo que Microsoft no te cuenta en la interfaz es que hay dos Planner distintos y que el bueno se paga aparte.

Esto no va de qué herramienta es más bonita. Va de que la comparación que estás haciendo mentalmente («ya lo tengo pagado, para qué voy a meter otra cosa») está mal planteada desde el principio, porque no sabes cuál de los dos Planner tienes.

Si ya pago Microsoft 365, ¿necesito ClickUp?

Si tu equipo vive dentro de Teams y lo que hacéis es repartir tareas con fechas, no. Planner te sobra y te ahorra una suscripción.

Si necesitas dependencias entre tareas, control de horas facturables o vistas que no sean tablero, sí, porque el Planner que tienes incluido no hace eso y el que sí lo hace tampoco viene incluido.

Esa es la respuesta corta. La forma barata de comprobarlo en tu propio caso es abrir el plan gratuito de ClickUp (enlace de afiliado: así me ayudas a seguir creando contenido), meter dentro el proyecto que peor se te está dando en Planner y ver si mejora o no. No caduca, así que no hay prisa ni tarjeta.

Ahora el lío, que merece la pena entenderlo aunque acabes quedándote con Planner.

Los dos Planner que Microsoft no distingue en la interfaz

La documentación oficial dice que Planner forma parte de las suscripciones de Microsoft 365 y Office 365, y a la vez que hace falta una suscripción premium de Planner para acceder a las funciones premium. Esas suscripciones se llaman Planner Plan 1 y Planner and Project Plan 3.

Fíjate en el nombre: «Planner» delante de «Project». Ahí está la prueba documental de que Microsoft ha fusionado Planner con lo que antes se llamaba Project for the web. Lo que era la herramienta seria de gestión de proyectos ahora se vende bajo la marca de la herramienta simpática.

Y luego está esta frase de la propia documentación, que te dejo tal cual porque traducida pierde la gracia:

«Planner includes full editing on basic plans and basic editing capabilities on premium plans.»

Léela dos veces. Yo la he leído cinco y sigo pensando que alguien la escribió un viernes a las siete de la tarde. La conclusión práctica es la de siempre: para saber qué puedes hacer no basta con mirar la aplicación, tienes que mirar tu licencia.

Un detalle más: no doy precio de Planner Plan 1 ni de Planner and Project Plan 3, y no es por pereza. Microsoft no lo publica en una página accesible. Si ves una cifra por ahí, desconfía o pídesela a tu distribuidor.

Qué hace exactamente el Planner que ya tienes

Esto sí está documentado y es bastante más de lo que la gente cree:

• Asignaciones y fechas
• Buckets (columnas para agrupar)
• Prioridad, etiquetas y checklist
• Adjuntos
• Exportar a Excel
• Vista de Gráficos y vista de Programación
• Tareas dentro de Outlook
• Aplicación de Tareas dentro de Teams

Para un equipo de seis personas que ya se pasa el día en Teams, eso cubre el ochenta por ciento del trabajo real. Y hay que decirlo aunque este post no cobre por decirlo.

Lo que no hay ahí: dependencias entre tareas de verdad, control de tiempo, campos personalizados con lógica, automatizaciones propias, informes de horas facturables.

Lo que cuesta cada cosa

Precios de Microsoft 365 Empresa en España, por usuario y mes, en pago anual y sin IVA, a fecha de esta publicación:

Aquí hay un dato que casi nadie ha contado en español y que te va a descuadrar cualquier comparativa antigua que leas: en la página española actual Microsoft ya no vende Empresa Estándar ni Empresa Premium como producto suelto. Solo aparecen empaquetados con Copilot. Si encuentras un artículo que cita «Business Standard 12,50 €», ese artículo ya no describe lo que hay.

Y existen SKU distintos «sin Teams» (el Básico EEE sin Teams, a 4,67 €), que son consecuencia de la sentencia europea sobre el empaquetado de Teams. O sea, que el mismo plan cuesta cosas distintas según lleve o no lleve Teams dentro.

Del otro lado, los planes de ClickUp por usuario y mes en pago anual: Free a 0, Unlimited a 7 dólares, Business a 12 dólares. La inteligencia artificial va aparte, como complemento, y ese desglose lo tienes en qué incluye cada plan de ClickUp y cuánto sube con Brain.

La tabla, criterio a criterio

Ese «no» de la última fila es más grande de lo que parece.

La dependencia que nadie mira hasta que duele

Planner no existe fuera de Microsoft 365. Depende de Entra ID para las identidades, de los Grupos de Microsoft 365 para los permisos y, para la aplicación de Tareas, de Teams.

Eso está muy bien mientras todo el mundo esté dentro. El día que quieras meter a un colaborador externo, a un cliente o a alguien que no tiene licencia, empiezas a pelearte con invitados de Entra ID en vez de con tu proyecto.

En la rama de Project, además, la caducidad es agresiva: la documentación avisa de que las instancias de Project Online se borran a los ciento veinte días. Con eso te haces una idea de la filosofía.

Y ojo con dos cosas que verás afirmadas por ahí y que yo no te voy a afirmar porque no las he podido verificar en una página oficial: que exista un Planner gratuito independiente de Microsoft 365, y que Microsoft To Do sea gratis con cualquier cuenta Microsoft. Es muy probable que To Do lo sea. Probable no es verificado.

El veredicto, sin empate diplomático

Quédate con Planner si vuestro trabajo son tareas con responsable y fecha, si ya pagáis Microsoft 365 y si vuestro día pasa dentro de Teams y Outlook. Añadir otra herramienta ahí no te va a organizar mejor, te va a partir la información en dos sitios. Y eso siempre acaba mal.

Pásate a ClickUp si te has encontrado con alguna de estas tres frases pensando en tu equipo: «esta tarea no puede empezar hasta que acabe aquella», «necesito saber cuántas horas le hemos metido a este cliente» o «quiero verlo en calendario, en tabla y en tablero según el día». Ninguna de las tres la hace el Planner incluido, y para hacerlas con Microsoft tienes que subir a una licencia cuyo precio ni siquiera está publicado.

En qué me equivocaría: si tu empresa tiene departamento de sistemas y una política estricta de proveedores, meter una herramienta de fuera es una guerra que probablemente no ganes ni te interese ganar. Ahí Planner con licencia premium es la respuesta correcta aunque sea la más cara, y punto.

Si estás en el segundo caso, la prueba honesta cuesta cero: crea el espacio de trabajo gratis, monta el proyecto que peor llevas y compara con lo que tienes en Planner. Antes de decidir, mira también dónde te frena de verdad el plan gratuito, que es donde se cae la mitad de las comparativas alegres. Y si estás revisando todo el conjunto de herramientas, no solo esta pieza, tengo el repaso completo en las mejores aplicaciones de productividad con IA.

Elegir herramienta es la decisión fácil. La difícil es cómo montas tu negocio para que no dependa de que tú te acuerdes de las cosas. Eso es lo que trabajo en el curso Yo S.A..