ClickUp para ONG y asociaciones: qué cuesta de verdad

Sí, hay varios gratis. Y la pregunta buena no es cuál es gratis.

Es cuál sigue siendo gratis cuando entran veinte voluntarios que van y vienen.

¿Hay algún gestor de proyectos gratis para una asociación?

Hay tres que aguantan de verdad: ClickUp, Freedcamp y Basecamp. Los tres tienen plan gratuito y los tres se rompen por sitios distintos.

Lo que os va a decidir no es la lista de funciones. Es el modelo de precio. Una asociación tiene dos cosas que ningún software de empresa contempla bien: rotación alta de gente y presupuesto cero.

Eso descarta de golpe todo lo que cobra por asiento. Si pagas por persona y cada trimestre entran cinco voluntarios nuevos y se van tres, el coste no lo puedes ni presupuestar. Y como no lo puedes presupuestar, al final nadie da de alta a nadie y la mitad del equipo acaba trabajando desde un grupo de WhatsApp.

¿Por qué ClickUp encaja en una asociación?

Por una sola razón: su plan gratuito trae miembros ilimitados.

No hay tope de cinco, ni de diez, ni de quince. Puedes dar de alta a los veinte voluntarios sin pagar un euro. En un sector donde el software se compra por asientos, esa línea vale más que las otras cuarenta funciones juntas. Si es vuestro caso, dad de alta al equipo entero en ClickUp (enlace de afiliado: así me ayudas a seguir creando contenido) y probadlo con un proyecto real antes de mirar nada más.

Ahora la pega, que la hay. En el plan gratuito no tenéis control de permisos de invitado. Los permisos por invitado llegan con Unlimited, que a fecha de septiembre de 2026 cuesta 7 dólares por usuario y mes con pago anual. En Free, quien entra ve el espacio donde está y puede tocarlo.

Para una asociación pequeña eso muchas veces da igual, porque el nivel de confianza es alto y no hay datos sensibles. Para una que gestiona expedientes de personas atendidas, no da igual en absoluto. Ahí la conversación deja de ser sobre precio y pasa a ser sobre protección de datos.

Los tres límites que vais a chocar

El plan gratuito de ClickUp no se rompe por el número de personas. Se rompe por otras tres cosas, y conviene saberlas antes de montar nada.

60 MB de adjuntos en total. No por usuario ni por proyecto. En total. Eso son cuatro PDFs de una memoria anual y ya estáis fuera. La solución es no subir archivos ahí: los documentos van a Drive y en la tarea va el enlace. Si os organizáis así desde el primer día, este límite deja de existir.

5 Spaces. Un Space por área grande: proyectos, socios, comunicación, administración, junta. Se llena antes de lo que parece si empezáis a crear uno por cada actividad. Pensad la estructura antes, no después.

Historial de actividad de 24 horas. Esto es el que duele de verdad con voluntarios. Si alguien borra una tarea el viernes, el lunes no hay forma de saber quién fue ni de recuperarla. Con equipo rotatorio y gente aprendiendo la herramienta, pasa.

He desglosado el plan gratuito entero, límite por límite, en qué te deja hacer ClickUp gratis y dónde se acaba. Aquí solo van los que le pegan a una asociación.

¿Y las alternativas? Freedcamp y Basecamp

Estas son las dos que hay que mirar de verdad antes de decidir.

Freedcamp es la única del grupo que dice literalmente "usuarios ilimitados" en su plan gratis, junto con proyectos, tareas y almacenamiento ilimitados sujetos a política de uso razonable. Y si algún día necesitáis subir, el plan Pro cuesta 1,49 dólares por usuario y mes con pago anual, que es de largo lo más barato del mercado. Además tiene interfaz en español.

Su pega es doble. La subida máxima es de 10 MB por archivo, así que "almacenamiento ilimitado" no os deja subir ni una memoria decente en PDF. Y media herramienta va detrás del muro: wiki, CRM, seguimiento de incidencias, informes y facturación son módulos de pago.

Basecamp juega a otra cosa. No cobra por usuario, cobra una tarifa plana por cuenta. Su plan Freelancer son 25 dólares al mes para hasta 20 personas y 3 proyectos activos. Todos sus planes traen exactamente las mismas funciones: lo que compras al subir es capacidad, no funcionalidad.

Y sí, tiene descuento para entidades sin ánimo de lucro. Un 10 %, y aquí viene el matiz importante que casi nadie cuenta: en su página de precios ese descuento se aplica a "registered 501(c)(3) non-profits", que es una figura fiscal estadounidense. También son gratis para colegios, universidades y educación en casa, siempre que sea para trabajo de clase. No dicen nada de un equivalente europeo. Si sois una asociación española y os interesa esa vía, escribid antes a su correo de ONG y preguntad qué documentación os aceptan. No lo deis por hecho.

Del lado de ClickUp, yo no he encontrado ningún programa específico para ONG. Su argumento aquí es el propio plan gratis, no un descuento.

Ah, y otro detalle de Basecamp que pesa más de lo que parece en un equipo de voluntarios: no tiene interfaz en español. Con gente que entra y sale, la barrera del idioma no es un detalle estético, es tiempo de formación.

Precios a fecha de septiembre de 2026 y en dólares, que es como los publican los tres.

¿Cómo se monta esto con voluntarios que entran y salen?

Con una regla que lo cambia todo: las tareas se asignan por rol, no por persona.

Si la tarea se llama "Ana llama a los proveedores", el día que Ana lo deja tenéis una tarea huérfana y nadie sabe qué hacía Ana. Si la tarea se llama "Contacto con proveedores del mercadillo" y Ana está asignada, el día que Ana lo deja solo cambiáis el nombre del asignado.

Suena a tontería. Es la diferencia entre un sistema que sobrevive a la rotación y uno que hay que reconstruir cada año.

La segunda regla es meter la documentación dentro de la propia tarea. No en un manual aparte que nadie lee. En la descripción de la tarea recurrente "Enviar boletín mensual" van los cuatro pasos, el enlace a la plantilla y el nombre de quien tiene la contraseña. Cuando entra alguien nuevo, no le formas: le asignas la tarea y la tarea le forma.

La tercera es tener un Space de "Cómo funcionamos" con las cuatro cosas que todo el mundo pregunta. Dónde están los archivos, quién aprueba qué, cómo se pide una compra, a quién se avisa si algo se rompe.

Todo esto vale para cualquier herramienta que elijáis. Es proceso, no software. Y por eso el software gratis nunca es del todo gratis: el coste real está en montarlo y mantenerlo, algo que expliqué a fondo en por qué el no-code no es tan gratis como parece.

Entonces, ¿cuál elegís?

ClickUp Free si el núcleo del equipo es estable, si necesitáis ver lo mismo de varias formas (calendario, tablero, lista) y si podéis vivir con los 60 MB tirando de Drive. Es la más completa de las tres y la que más va a crecer con vosotros.

Freedcamp si sois muchos, el archivo pesa poco y no queréis ninguna sorpresa de límite. Y si algún día hay que pagar, 1,49 dólares por persona es una cifra que cabe en el presupuesto de casi cualquier asociación.

Basecamp si sois pocos, mandáis pocos proyectos a la vez y os vale la simplicidad. Pero mirad el idioma antes de comprometeros.

Si os habéis quedado con ganas de más opciones antes de decidir, tengo repasadas las herramientas sin código que de verdad son gratis y dónde deja de serlo cada una.

Y si tenéis dudas, la forma más rápida de salir de ellas es probar. Crear la cuenta y montar un proyecto real con las tareas de la semana que viene os cuesta media hora y os dice más que cualquier comparativa, esta incluida.

Si quieres saber por dónde empezar a apoyarte en la IA para lo que hoy os come el tiempo (redactar, resumir actas, preparar memorias), tengo un test de nivel de IA que te dice en qué punto estás y qué toca aprender después.