ClickUp para agencias de marketing: cómo se monta y cuánto

La decisión que se equivoca casi todo el mundo es la primera: un Space por cliente o un Space para todos.

De ahí salen dos agencias distintas, y solo una escala.

Y lo peor es que esa decisión se toma en los primeros diez minutos, medio en broma, mientras todavía estás pinchando por curiosidad. Luego llegan quince clientes y mover eso ya no es una tarde, es un proyecto.

Así que vamos por orden: primero la arquitectura, después el plan que necesitas de verdad, y al final la factura sin adornos.

¿Cómo se organiza una agencia con varios clientes en ClickUp?

Hay dos formas, y las dos son válidas. Lo que no es válido es no elegir.

Un Space por cliente. Cada cliente tiene su propio espacio, aislado del resto. Ventaja: los permisos son limpios. Le das acceso al cliente a su Space y no ve absolutamente nada de los demás. Es lo que necesitas si trabajas con marcas que compiten entre ellas o si firmas acuerdos de confidencialidad.

Pega: en el plan gratuito tienes 5 Spaces. Cinco. Al sexto cliente te has quedado sin sitio.

Un Space único con un Folder por cliente. Todos los clientes viven dentro del mismo espacio, cada uno en su carpeta. Ventaja: cabe de sobra en el plan gratuito y la vista general es mucho más cómoda, porque ves toda la agencia de un vistazo.

Pega: los permisos son más burdos. Aislar a un cliente dentro de un Space compartido se puede hacer, pero es más frágil y depende de que nadie mueva nada de sitio.

Mi criterio, si tuviera que dar uno: menos de cinco clientes fijos y sin conflictos entre ellos, Folder por cliente. A partir de ahí, o con clientes que compiten, Space por cliente y a pagar.

Esto se decide mejor con la herramienta delante que leyendo. Abre un workspace gratis (enlace de afiliado: así me ayudas a seguir creando contenido), monta dos clientes de mentira con cada estructura y mira cuál te resulta natural. Media hora, y te ahorras el marrón de cambiarlo dentro de un año.

¿Qué plan necesita una agencia de verdad?

No lo decide el número de tareas. Lo deciden los invitados, porque una agencia mete a sus clientes dentro de la herramienta.

Precios de facturación anual, en dólares. En mensual suben bastante, así que compruébalos en su página de precios antes de pagar nada.

Traducido a agencia: si vas a dar acceso a los clientes, Unlimited se te queda corto rápido. Cinco invitados son cinco personas, no cinco empresas. Un cliente con un jefe de marketing, un becario y un jefe de producto ya te come tres.

Y hay un aviso que casi nadie da: en ClickUp se paga el Workspace entero. No puedes tener a tu socio en Business y al colaborador externo en Free. O todos, o ninguno. Esto revienta el presupuesto de mucha agencia pequeña que contaba con pagar solo por dos.

De permisos y de qué ve exactamente un invitado hablo largo en cómo dar acceso a un cliente sin enseñarle todo.

El límite que frena antes a una agencia (y no es el que crees)

No son las tareas. No son las listas. Son los 60 MB de adjuntos del plan gratuito.

Sesenta megas. En total, para todo el workspace. No al mes, no por lista. En total.

Una agencia mueve creatividades: piezas para redes, un PDF de propuesta, tres versiones de un banner, el vídeo que el cliente quiere revisar. Con 60 MB no llegas a la segunda campaña. Y cuando llegas al tope, o pagas o te pones a subir las cosas a Drive y a pegar enlaces, que es exactamente el desorden del que querías salir.

Si estás valorando el gratuito para trabajar en serio, mírate antes hasta dónde llega de verdad cada plan.

¿Y el control de tiempo, que es lo que factura?

Aquí hay dos escalones y conviene tenerlos claros porque es la diferencia entre 7 y 12 dólares por persona.

Unlimited (7 $) trae control de tiempo nativo. Le das al play en la tarea y cuenta. Suficiente para saber en qué se va el equipo.

Business (12 $) trae timesheets y reportes facturables. Esa es la palabra: facturables. Es lo que te permite decirle a un cliente «este mes son 34 horas» con el desglose detrás, en vez de sumarlo tú a mano el último viernes.

Si facturas por horas o por bolsa de horas, el salto a Business no es un capricho. Es la única versión en la que la herramienta te devuelve dinero en vez de costarlo.

¿Cuánto acaba pagando una agencia de cinco personas?

Números redondos, sin trampa.

Business, cinco personas: 60 dólares al mes. Doce por cabeza en facturación anual.

Si además quieres la IA de ClickUp para todo el equipo, el complemento Brain son 9 dólares por usuario al mes, o sea 45 más. Total: 105 al mes.

Lo digo claro: Brain es opcional y no lo necesitas para montar la agencia. Empieza sin él. Si dentro de tres meses te sigue haciendo falta resumir hilos de cliente, ya lo activas.

Las plantillas que te ahorran la primera tarde

No montes la estructura a mano. Está hecha, es oficial y es gratis abrirla.

Agency Management (Gestión de agencia). Un Space entero: 9 vistas, 30 estados, 8 automatizaciones. Es la agencia completa montada. Ábrela aquí y pulsa «Get free template», que te crea el espacio con todo dentro y ya lo ves funcionando con tus clientes de verdad.

Client Hub (Centro de clientes). Otro Space, 30 estados y 12 automatizaciones. Esta pone al cliente en el centro en vez de al proyecto. Client Hub.

Agency Timesheet Entries (Partes de horas). Una List con 7 campos que se añade encima de lo que ya tengas sin tocar nada. Si facturas por horas, esta primero. Agency Timesheet Entries.

Aviso repetido, que es importante: las automatizaciones que traen dentro necesitan cupo. Con 5 reglas y 100 ejecuciones al mes del plan gratuito, importar Client Hub y esperar que funcione entero es pedir peras al olmo. Sirve para ver la estructura, no para producción.

¿Cuándo NO es ClickUp lo que necesitas?

Cuando lo que quieres es el ciclo entero de facturación dentro de la herramienta.

ClickUp registra tiempo y te lo saca en reportes facturables. Pero de ahí a la factura hay un paso que no da. Si tu agencia va de retainers, presupuestos de horas y facturas al cliente, Teamwork.com hace ese trozo mejor. Y te lo cobra.

Los dos son precios de facturación anual. Teamwork indica en su web que la facturación anual ahorra un 29 % frente a la mensual.

O sea: pagas el doble largo, y lo que compras con ese doble es no tener que sacar las horas a otro sitio para facturar. Para una agencia de cinco que factura por horas, esos 65 dólares de diferencia al mes pueden ser calderilla comparados con el tiempo administrativo que te ahorran. Para una agencia que trabaja a proyecto cerrado, es dinero tirado.

Ahí es donde me mojo: si facturas por horas, mira Teamwork. Si facturas por proyecto o por iguala fija, ClickUp Business y a otra cosa.

Y una tercera opción que a veces es la buena: no meter los clientes en la herramienta de proyectos. Que la parte comercial viva en otro sitio. Cuento en qué casos ClickUp no vale como CRM en dónde se rompe ClickUp cuando lo usas para vender.

Por dónde empezar mañana

Uno: decide arquitectura, Space por cliente o Folder por cliente. Diez minutos de conversación con tu socio.

Dos: crea el workspace e importa Agency Management para ver la estructura completa.

Tres: mete un cliente de verdad, el más pequeño que tengas, y trabájalo dos semanas ahí dentro. No migres los quince a la vez, que es como se abandona una herramienta.

Cuatro: cuando choques con los 60 MB o con el quinto invitado, ya sabrás si te compensa pagar. Y ya no será una apuesta, será una cuenta.

Y luego está la parte que ninguna herramienta te resuelve: qué vendes, a quién, por cuánto y con qué procesos, para que el negocio no dependa de que tú te acuerdes de las cosas. Eso es lo que monto contigo en Yo S.A.

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