Cómo preguntarle a tu base de datos en castellano sin fórmulas

"¿Cuánto facturé en marzo del año pasado con clientes que repitieron?"

Esa pregunta, hace no tanto, significaba abrir la hoja, montar una tabla dinámica, equivocarme, buscar en internet cómo se hacía un contar.si con dos condiciones, copiar una fórmula de un foro, adaptarla mal y acabar con un número del que no me fiaba.

Ahora la escribo tal cual y me sale el número. Con la consulta que ha usado para sacarlo, que es la parte importante.

Esto no es magia y tiene trampas. Vamos con ello.

¿Puedo preguntarle cosas a mi base de datos?

Sí, y hay dos formas de hacerlo que se parecen poco.

La primera: copiar y pegar los datos en un chat. Exportas la tabla, la pegas, preguntas. Funciona para tablas pequeñas y para preguntas puntuales, pero tiene dos problemas serios: si la tabla es grande no cabe, y el modelo tiende a hacer cuentas "a ojo" en vez de calcularlas. Te puede dar un número que suena bien y está mal.

La segunda: darle acceso a los datos y que escriba la consulta. Aquí el modelo no calcula nada. Traduce tu pregunta en castellano a una consulta de base de datos, la ejecuta, y te devuelve el resultado que ha salido. La cuenta la hace la base de datos, que para eso está.

La segunda es la buena. Es la que uso y la que explico aquí.

El montaje: Claude Code delante de tus datos

Yo lo hago con Claude Code porque puede ejecutar cosas en mi ordenador y leer archivos, que es exactamente lo que necesitas.

El montaje mínimo, si tus datos están en una hoja de cálculo o en un CSV exportado:

Creas una carpeta, metes ahí el archivo de datos, abres Claude en esa carpeta y le dices: "en este archivo tengo mis ventas. Quiero hacerte preguntas en castellano y que las respondas ejecutando cálculos sobre el archivo, no estimando. Antes de responder, enséñame qué has calculado".

Con eso ya funciona. Él lee la estructura, entiende las columnas y a partir de ahí le preguntas lo que quieras.

Si tus datos están en Airtable o en cualquier herramienta parecida, hay dos rutas: exportar a CSV cada vez (rápido y sucio, pero vale para empezar) o conectar la API para que consulte en directo. Yo empecé exportando durante bastante tiempo y no pasa nada.

Paso 1: explícale tu tabla una vez

Este es el paso que marca la diferencia entre respuestas útiles y respuestas absurdas.

Escribe un archivo corto, de diez o quince líneas, explicando qué es cada columna. Sobre todo las que tienen nombres crípticos, que en todas las tablas del mundo las hay.

Algo así:

• imp_tot es el importe total con impuestos, en euros.
• est es el estado del pedido: P pendiente, E enviado, D devuelto.
• Las filas con est = D no cuentan como venta.
• El año fiscal va de enero a diciembre.

Esa última línea es de las que más valen. Las reglas de negocio no están en los datos, están en tu cabeza. Si no las escribes, el modelo se las inventa razonablemente y te da un número razonablemente equivocado.

Paso 2: pregunta como hablas, pero acota

Ahora ya puedes preguntar en castellano normal. Un par de cosas que mejoran mucho las respuestas:

Di siempre el periodo. "Cuánto vendí" es ambiguo. "Cuánto vendí entre el 1 de enero y el 31 de marzo de este año" no lo es.

Di qué quieres ver. Un número, una lista, una tabla por meses. Si no lo dices, te va a dar un párrafo y tú querías una tabla.

Pide siempre el cómo. "Enséñame la consulta que has usado". Al principio revísala siempre. A las diez veces ya coges confianza y solo la miras cuando el número te sorprende.

Ejemplos reales de preguntas que hago:

• "Dame los diez clientes que más han comprado este año, con el total y el número de pedidos."
• "Compara las ventas de cada mes con el mismo mes del año pasado y márcame las bajadas."
• "¿Qué productos se han devuelto más de tres veces?"

Ninguna de las tres la habría montado a mano un martes por la tarde. Y esa es la clave: no es que ahorres tiempo en las preguntas que ya hacías. Es que empiezas a hacer preguntas que antes no te compensaban.

Paso 3: guarda las preguntas que repites

Cuando lleves un par de semanas verás que hay cinco o seis preguntas que haces siempre.

Esas las guardas en un archivo, con su consulta ya validada. Y a partir de ahí le dices "hazme el informe mensual" y ejecuta las seis de golpe.

Yo tengo el mío con las cifras del mes, la comparación con el mes anterior y lo que está parado. Tarda unos segundos y antes era una tarde. Si además quieres sacar de ahí gráficas presentables, lo cuento en informes y gráficas sin Excel.

Lo que se te va a atascar

Las fechas. Siempre las fechas. Formatos mezclados, texto donde debería haber fecha, dos formas distintas de escribir el mismo mes. Antes de preguntar nada, pídele que revise la columna de fechas y te diga cuántos formatos distintos encuentra. Te vas a sorprender.

Los duplicados. Si el mismo pedido está dos veces, el total sale inflado y nadie te avisa. Pide una comprobación de duplicados por identificador antes de fiarte de cualquier suma.

Las respuestas seguras y falsas. Te va a dar el número con total aplomo aunque haya interpretado mal una columna. Por eso insisto en pedir la consulta. Un buen truco: pregunta algo cuya respuesta ya sepas de memoria. Si acierta, sigue. Si falla, hay algo mal explicado en el paso uno.

Los datos sensibles. Si tu tabla tiene nombres, teléfonos o cosas de clientes, piensa dónde estás mandando eso. Para muchos análisis no hace falta el nombre: puedes trabajar con identificadores y quitarte el problema de encima.

Un ejemplo completo, de la pregunta al número

Para que se vea el flujo real, la última que hice.

Quería saber si los clientes que llegan por una vía concreta compran más que los demás. La pregunta tal cual fue: "agrupa los pedidos por el origen del cliente, y dame para cada origen el número de pedidos, el importe medio y el total, ignorando los devueltos".

Lo que devolvió fue una tabla de cuatro filas y la consulta que había usado. Miré la consulta: estaba filtrando bien los devueltos, pero estaba contando el importe con impuestos y yo quería sin. Se lo dije en una frase, lo rehizo, y el resultado cambió lo suficiente como para que la conclusión fuera otra.

Ese es el punto que quiero dejar claro: no es que la máquina se equivocara. Es que yo no le había dicho qué importe quería. Cuanto más precisa la pregunta, menos vueltas.

Tiempo total: unos cuatro minutos. A mano, con tabla dinámica, no lo habría hecho nunca.

Y ahora qué

Coge la tabla más útil que tengas, exporta un CSV y escribe el archivo de contexto de quince líneas. Es lo único que lleva trabajo de verdad.

Luego hazle las tres preguntas que llevas meses sin poder contestarte. Con eso ya vas a saber si esto te sirve o no.

Si quieres montarlo directamente sobre hojas de cálculo, tengo el proceso concreto en Claude Code con hojas de cálculo y datos. Y si estás decidiendo dónde guardar tus datos antes de nada, empieza por bases de datos y CRM sin código.

Si no tienes claro qué parte de tu trabajo con datos conviene pasarle a la IA y cuál no, hice un test corto que te lo dice según cómo trabajas.

Hacer el test de IA