Cómo llevo los datos de mis alumnos sin plataforma cara

Las plataformas de cursos te cobran por alumno. O por tramo de alumnos, que viene a ser lo mismo con más pasos.

Y lo que te dan a cambio, mirado de cerca, son dos cosas: un sitio donde subir los vídeos y una tabla con quién compró qué. Lo primero tiene su mérito. Lo segundo lo montas tú en una tarde.

Eso es lo que hice. Te cuento qué había antes, qué monté y cuánto me costó de verdad.

¿Necesito una plataforma para gestionar alumnos?

Para servir el contenido, casi seguro que sí. Alojar vídeo, controlar accesos y que aquello aguante un lanzamiento no es algo que quieras montar tú un domingo.

Para saber quién es cada alumno, en qué punto está y qué le pasa, no. Eso es una base de datos. Y si tienes menos de unos cuantos cientos de alumnos, la base de datos que necesitas cabe en Airtable o en cualquier herramienta parecida.

La distinción es esa. El contenido lo sirve la plataforma. Los datos son tuyos y viven en tu casa.

Lo que había antes: cuatro sitios y ninguno completo

Cuando empecé a vender cursos, la información de un alumno estaba repartida así.

Los pagos, en la pasarela de cobro. Los accesos, en la plataforma del curso. Los correos, en la herramienta de email. Las conversaciones de soporte, en mi bandeja de entrada. Y las notas mentales, en mi cabeza, que es el peor sitio de todos.

Si alguien me escribía diciendo "no puedo entrar", tenía que abrir tres pestañas para reconstruir quién era esa persona. Cuándo compró, qué compró, si había pagado de una o a plazos, si ya me había escrito antes.

Tres pestañas por consulta no parece mucho. Multiplícalo por todas las consultas de un lanzamiento y son horas.

Y luego está la pregunta que no podía responder: ¿cuánta gente se queda atascada en la lección tres? Ni idea. Esa información existía, pero estaba dentro de la plataforma en un panel que no me dejaba cruzarla con nada.

Qué monté

Una base de datos en Airtable con cuatro tablas. No más.

Alumnos. Nombre, correo, fecha de alta, país, cómo llegó (de qué vídeo, de qué correo, de dónde). Una fila por persona, no por compra.

Compras. Qué curso, qué precio pagó de verdad, si fue en oferta, cuándo, y a qué alumno pertenece. Separado de alumnos porque una persona compra varias veces y si lo mezclas se te rompe todo a los seis meses.

Progreso. El punto en el que va cada alumno en cada curso. Se actualiza solo desde la plataforma cuando alguien completa un módulo.

Soporte. Cada consulta, con el tipo (acceso, contenido, facturación, otro), la fecha y si está resuelta. Enlazada al alumno.

Ese esquema es todo. La tentación de meter veinte tablas más es enorme y hay que resistirla. La estructura buena es la que cabe en tu cabeza sin mirarla.

Encima de esa base monté un portal con Softr (enlace de afiliado: así me ayudas a seguir creando contenido), que es lo que le deja ver a cada alumno sus cursos y su progreso sin darle acceso a la base entera. El proceso completo lo conté en cómo monté el portal de alumnos sin programar.

Lo que hace que esto funcione: las conexiones

Una base de datos que rellenas a mano se abandona en tres semanas. Sin excepción.

Así que lo primero que hice después de montar las tablas fue conectar las entradas.

Cuando alguien compra, se crea la fila del alumno y la de la compra automáticamente. Nadie escribe nada.

Cuando alguien completa un módulo, se actualiza el progreso. Nadie escribe nada.

Cuando alguien escribe a soporte, se crea la consulta enlazada al alumno. Eso lo monté después y lo cuento en cómo automaticé el soporte de alumnos.

Lo único que hago a mano son las notas. Cuando hablo con alguien y me dice algo que vale la pena recordar, lo escribo en su ficha. Cinco segundos.

Qué costó

En dinero, poco. Airtable tiene plan gratuito y planes de pago que se mueven en el entorno de 20-25 euros al mes por usuario según el nivel. Softr va por planes mensuales parecidos según usuarios del portal. Las cifras cambian, mira sus webs antes de decidir nada.

Contra lo que cobra una plataforma completa por tramos de alumnos, la diferencia es de un orden de magnitud. No es un ahorro de céntimos.

En tiempo, unas doce o quince horas. El esquema de tablas, medio día. Las automatizaciones, otro medio. El portal, un par de tardes. Y luego los retoques de las primeras semanas, que siempre los hay.

Lo que salió mal

Mezclé alumnos y compras al principio. Una tabla, una fila por venta. Funcionó hasta que la primera persona compró un segundo curso y de repente tenía dos filas con el mismo correo y datos distintos en cada una. Rehacerlo con la base ya llena fue un lío considerable. Sepáralas desde el minuto uno.

Metí campos que no usé nunca. Empecé con veintitantos campos por alumno. Sector, tamaño de empresa, objetivo, nivel previo. Nada de eso lo rellené después del primer mes. La regla que saqué: un campo se añade cuando ya has necesitado ese dato tres veces, no cuando se te ocurre que podría venir bien.

El progreso llegaba con retraso. La conexión que actualizaba el avance corría una vez al día. Y claro, mirabas la ficha de alguien que te acababa de escribir y veías datos de ayer. Lo pasé a tiempo real y mereció la pena.

Casi meto los datos de pago. Se me pasó por la cabeza guardar información de facturación ahí para tenerlo todo junto. Menos mal que no. Eso vive en la pasarela de cobro, que es quien tiene la obligación y la seguridad para custodiarlo. En tu base solo va el identificador de la transacción, nada más.

Las preguntas que ahora sí puedo responder

Esta es la parte que no esperaba y que ha acabado siendo lo más útil de todo.

Cuando tienes los datos juntos y cruzables, empiezas a hacerte preguntas que antes ni te planteabas porque sabías que no había forma de contestarlas.

¿En qué módulo se atasca más gente? Resultó que había uno concreto donde el avance se frenaba en seco. Lo revisé, estaba mal explicado, lo rehice.

¿La gente que llega por un vídeo termina más o menos que la que llega por correo? Hay diferencia, y bastante.

¿Cuánta gente escribe a soporte por lo mismo? Cuando ves que quince personas preguntan exactamente lo mismo, eso no es soporte. Es una lección que falta o una instrucción mal escrita. Arreglas el origen y desaparecen las quince consultas.

Ninguna de esas preguntas se puede responder con los datos repartidos en cuatro sitios. Y cada una de ellas ha cambiado algo concreto del curso.

Qué haría distinto

Empezaría igual de pequeño. Cuatro tablas. Sin adornos.

Pero conectaría las entradas antes de rellenar nada. En mi caso importé los datos históricos primero y automaticé después, y hubo dos semanas de datos duplicados y confusos que tuve que limpiar a mano.

Y me habría ahorrado el mes que pasé mirando plataformas todo en uno antes de decidirme. Buscaba la herramienta que lo hiciera todo. No existe, y mientras la buscas no estás llevando tu negocio.

El panorama general de cómo montar estas bases de datos, con qué herramienta según el caso, lo tengo ordenado en bases de datos y CRM sin código.

La conclusión honesta después de un tiempo funcionando así: no me ahorro el trabajo, me ahorro las pestañas. Ahora cuando alguien escribe, abro su ficha y en cinco segundos sé quién es, cuándo compró, por dónde va y si ya habíamos hablado. Y esa respuesta se nota en cómo te contesta la gente. Si quieres montar tú estos sistemas para tu propio negocio en vez de pagar por plataformas que no controlas, es exactamente lo que enseño en Yo SA.

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