Monté la app de reservas de un restaurante en un finde

El sistema de reservas era una libreta grande junto al teléfono.

Una hoja por día, el nombre, la hora, cuántos son, y a veces un garabato al lado que solo entendía quien lo había escrito. Cuando alguien llamaba para cambiar, se tachaba. Cuando la hoja se llenaba de tachones, se copiaba a otra hoja. Y cuando llegaba el sábado, el que abría el turno rezaba para que la letra fuera legible.

No es un caso raro. Es el caso normal en la mayoría de sitios pequeños.

En un fin de semana les monté una app. Esto es lo que hice, lo que costó y lo que salió mal.

¿Qué necesita un restaurante para gestionar reservas sin comisiones?

Menos de lo que las plataformas te quieren hacer creer.

Necesita cuatro cosas. Un sitio donde el cliente deja su reserva. Un sitio donde el equipo la ve. Un aviso que llegue al cliente para que no se olvide. Y un histórico para saber quién viene, cuánto y cuándo.

Eso es todo. Todo lo demás que venden las plataformas de reservas (posicionamiento en su portal, promociones, puntuaciones) no es gestión de reservas, es publicidad. Es un servicio legítimo, pero es otro producto. Y se paga con una comisión por cada comensal que entra por la puerta, incluso cuando ese comensal ya era cliente de toda la vida.

Cuando lo separas así, se ve claro que la parte de gestionar reservas no vale una comisión perpetua. Vale un fijo pequeño al mes.

Qué monté

La base de datos primero, como siempre. Una tabla de reservas con fecha, hora, nombre, teléfono, número de personas, mesa asignada y estado. Otra tabla de mesas con capacidad. Y otra de clientes, que se rellena sola a partir de las reservas.

La puse en Airtable porque el equipo tenía que poder mirarla desde el móvil sin instalar nada raro y sin aprender nada.

Encima, la parte pública con Softr: un formulario donde el cliente pone día, hora y comensales. No es una web bonita de restaurante, es una pantalla que hace una cosa y la hace rápido. Nombre, teléfono, gente, hora. Confirmar.

Y una tercera pieza: el panel interno. La misma información, pero con la vista del día, ordenada por hora, con botones para marcar llegado, no ha venido o cancelado. Esa vista es la que sustituye a la libreta.

El aviso al cliente lo hace una automatización sencilla: cuando la reserva es para el día siguiente, sale un mensaje recordándolo. Nada más. Esa pieza sola redujo bastante las mesas que se quedaban vacías esperando a alguien que no aparecía.

El paso a paso técnico de este tipo de montaje lo tengo desglosado en una app de reservas y citas sin programar.

Cuánto costó

En dinero, poco. Los planes de entrada de las dos herramientas suman unas decenas de euros al mes, y para el volumen de un restaurante de barrio dan de sobra. Los precios se mueven, así que confirma en la web oficial antes de contratar.

Comparado con una comisión por comensal, la cuenta no es discutible. Un sitio con reservas todos los días paga esa comisión muchas veces al mes.

En tiempo, un fin de semana. El sábado la base de datos y el formulario público. El domingo el panel interno y los avisos. El lunes ya se tomaban reservas por ahí, aunque la libreta siguió abierta una semana más por si acaso, cosa que recomiendo hacer siempre.

Si te interesa este formato de construir en dos días, la forma de trabajar la conté en montar un producto mínimo en un fin de semana.

Qué salió mal

Lo primero, el solapamiento de mesas. Yo monté el formulario dando por hecho que el hueco existía. La realidad es que dos personas pueden pedir la misma hora con el mismo aforo y hay que decidir qué pasa. Lo resolví con un límite de reservas por franja, que no es una gestión de mesas real pero cubre el noventa por ciento de los casos.

Lo segundo, y esto fue lo gordo, la gente llama. Por mucho formulario que pongas, hay clientes que van a seguir llamando por teléfono. Si el que coge el teléfono no mete esa reserva en la app, tienes dos sistemas a la vez y eso es peor que tener uno malo.

La solución no fue técnica, fue de costumbre: la libreta desapareció físicamente. Se guardó en un cajón. Si llaman, se apunta en la app mientras hablas. Hasta que la libreta no desapareció, no se dejó de usar.

Lo tercero, más pequeño: los horarios. Yo puse las franjas que me dijeron y resultó que en verano cambian. Ahora eso se edita desde la propia tabla sin tocar nada más, pero la primera versión lo tenía metido a fuego y hubo que rehacerlo.

Lo que aparece cuando llevas unas semanas de datos

Esto no lo esperaba y acabó siendo lo más valioso del montaje.

Cuando llevas un tiempo guardando reservas, tienes un histórico que la libreta nunca te dio. Y ese histórico responde preguntas que en un negocio pequeño se contestan siempre a ojo.

Qué días de la semana se llenan y cuáles no. A qué hora empieza de verdad el turno fuerte. Cuánta gente reserva con un día de antelación y cuánta con una semana. Qué porcentaje de reservas se cae. Y quiénes son los clientes que vuelven, que hasta entonces era una sensación y pasó a ser una lista con nombres.

Con eso se toman decisiones distintas: cuánta gente poner el jueves, si merece la pena abrir a una hora concreta, o a quién avisar cuando hay algo especial.

La libreta también tenía esos datos, en cierto modo. Pero estaban repartidos en trescientas hojas tachadas, y eso es lo mismo que no tenerlos.

Qué haría distinto

Empezaría solo por el panel interno.

Mi orden fue: primero el formulario público, después el panel. Y debería haber sido al revés. El panel es lo que sustituye a la libreta y lo que cambia el día a día del equipo. El formulario público es lo que suma clientes nuevos, pero no sirve de nada si dentro siguen apuntando en papel.

Con el panel primero, el equipo ya está trabajando en la app desde el primer día y el formulario público es luego un añadido natural.

Lo otro que haría distinto: menos campos. Puse mesa asignada, alergias, notas y origen de la reserva. Se usan dos de esos cuatro. El resto son casillas vacías que ensucian la vista.

¿Le sirve esto a cualquier negocio?

A cualquiera que trabaje con citas. Un restaurante, una peluquería, un taller, una consulta, un entrenador personal. La estructura es idéntica: alguien pide un hueco, alguien lo confirma, alguien lo atiende.

Y la trampa es la misma en todos: la comisión por reserva parece pequeña vista de una en una, y es enorme vista de un año entero.

Si tienes un negocio así y estás pagando un porcentaje por algo que en el fondo es una tabla y un formulario, tienes ahí una tarde bien invertida. Por dónde empezar lo tengo todo junto en crear apps sin programar.

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