Cómo automatizar trámites y papeleo con IA: mi sistema real

Te dejo el vídeo arriba, pero aquí lo tienes escrito y con los enlaces.

Va de un caso real que me pasó esta semana. Tengo una despedida de soltero en Belgrado, en Serbia, y me quiero ir en coche desde Polonia. Son unas once horas conduciendo, que después de haberme hecho España-Polonia y España-Bosnia, para mí es un paseo.

El problema es que Serbia no entra en el espacio donde tu seguro te cubre sin más. Hay que pedir algo que se llama la green card, la carta verde. Y eso, para una persona normal, significa burocracia: buscar la póliza, encontrar los datos de contacto, escribir al seguro. Encima en polaco.

Pues yo eso no lo hice. Lo hizo la IA por mí. Te cuento cómo.

¿Qué es la green card y por qué la necesitaba?

La green card es un documento que te da tu aseguradora para que el coche esté cubierto en países que no entran en el sistema de seguro estándar de la zona. Serbia es uno de ellos. Bosnia también, ya me pasó cuando fui allí.

O sea, sin ese papel, cruzas la frontera y vas sin seguro. Con él, cubierto. Así de simple.

El trámite en sí no es complicado. Escribes a tu seguro, se lo pides, y ellos te dicen si te la dan directamente, si tienes que pagar algo o si te piden algún dato más. El lío no es el qué, es el cómo: buscar dónde escribir, con qué datos y en qué idioma.

Cómo le pedí a Claude que hiciera el trámite por mí

Yo uso Claude Code para gestionar mi vida, no solo para programar. Y tengo montada una skill que se llama gestor, que es donde vive toda mi parte burocrática de Polonia.

Esa skill ya tiene contexto: mi póliza de seguros, mi contrato, los datos de contacto. Todo lo que hace falta para un trámite de estos ya está ahí dentro.

Así que abrí esa conversación y le dije, tal cual: "Tengo esta despedida la semana que viene, quiero ir con el coche, ¿qué tengo que hacer?" Y me contestó que necesitaba la green card, que la tenía que pedir al seguro y que ellos me dirían los pasos.

Hasta ahí, cualquier IA te lo dice. Lo interesante viene ahora.

Le dije: "Pídelo. Consíguemelo." Y lo hizo.

¿Qué hizo exactamente la IA, paso a paso?

Esto es lo que pasó sin que yo tocara nada más:

• Revisó mi contrato de seguro, que ya tenía en su contexto.
• Buscó el email de contacto de la aseguradora.
• Redactó y envió el correo, en polaco, con todos mis datos y con lo que hacía falta pedir. El correo salió porque tengo el Gmail conectado por la API.
• Se puso un recordatorio automático (un cron) para lanzarse solo cada cierto tiempo y revisar si me habían contestado.
• Va a leer la respuesta cuando llegue, para entender si me piden algo más, si tengo que pagar o si me la conceden directamente.
• Descargará la green card cuando me la den, la meterá en su sistema y me avisará de que ya está lista.

Y mientras todo esto pasa, yo sigo trabajando. Cuando esté, me lo dirá y me olvido.

Suena a magia, pero no lo es. Es inteligencia artificial aplicada a algo que no es picar código. Que es justo lo que más repito: Claude no sirve solo para programar, sirve para mil cosas más.

¿Por qué la API de Gmail y no el MCP que viene por defecto?

Porque el MCP de Gmail que viene por defecto se queda corto: no te deja hacer ciertas cosas. La API sí, y así tengo el scope que necesito para que pueda buscar, leer y mandar correos de verdad.

Hay otros MCP que también te dejan hacer más, no digo que no. En mi caso prefiero la API y punto. Lo importante es que la IA pueda actuar, no solo sugerir.

Si quieres entender cómo se conectan estas herramientas entre sí, te lo cuento en detalle en cómo conectar Claude Code con tus herramientas usando MCP.

¿Hasta qué punto le doy mis datos a una IA?

Esta es la parte que quería abrir a debate, porque no tiene una respuesta única.

Para que una IA te ayude de verdad en el día a día, necesita datos. Necesita saber quién eres, qué tienes contratado, cómo actuar. Sin contexto, no te va a resolver un trámite entero. La gente que no le da datos gana anonimato y protección, pero pierde toda esta capacidad.

Ahora, eso no significa dárselo todo. Yo tengo claros mis límites.

Los datos de mi seguro o de mi contrato de alquiler me dan bastante igual. Sí, alguien podría sacar dónde vivo o cuánto pago. No es agradable, pero tampoco es de vida o muerte.

Lo que no le doy es acceso a mi cuenta bancaria ni a mis tarjetas. Eso está fuera. Ahí el riesgo sí que no compensa.

Y sobre todo, hay que ser muy claro con los límites. Muy claro. Piensa en la IA como en un niño o en un perro: si no le pones límites, hace lo que quiera. Con Claude, cuando le dices "esto no lo hagas", no lo hace. A mí nunca se me ha saltado un límite que le haya puesto. Pero hay que ponerlo, no darle rienda suelta.

¿No es peligroso darle acceso a tanto?

Menos de lo que parece, y menos que otros riesgos que ya tenemos encima.

Piénsalo: mucha gente guarda facturas y contraseñas en archivos sueltos del ordenador desde siempre. Si te hackean, ahí ya hay un montón de información tuya. Esto no es nuevo.

Y a día de hoy, el problema de seguridad que más me preocupa no es ese. Es que te clonen la voz y llamen a un familiar mayor haciéndose pasar por ti. Mi madre aún me manda mensajes de "oye, que me has escrito diciendo que se te ha roto el móvil y que necesitas dinero". Ya le dije: si alguien te pide algo en mi nombre, pregúntame primero, porque seguramente no soy yo.

A eso hay que dedicarle atención. A educar a los nuestros contra las estafas, que cada día son más fáciles de hacer. Darle la póliza del seguro a una IA no te va a arruinar la vida. Darle la cuenta bancaria, muy probablemente sí. La clave está en dónde pones tú esa línea.

Herramientas que salen en el vídeo

• Claude Code: es donde tengo montado todo el sistema, las skills, los agentes y el contexto de mi burocracia.
• Gmail: conectado por la API para que la IA pueda buscar, redactar y enviar correos de verdad.

Si quieres montar cosas así, te dejo dos guías del blog: la guía de automatización y agentes con IA para empezar por lo básico, y cómo resolver papeleo y trámites con IA, que va justo de esto.

Si te apetece aprender a montarte un sistema como el mío, donde le dices "consígueme esto" y la IA se encarga de todo el papeleo por ti, eso es exactamente lo que enseño en Yo SA.