Cómo conectar Airtable con Softr y tener app en un día

Tu hoja de Airtable ya es media app. Tiene los datos, tiene las relaciones, tiene los estados. Lo único que le falta es una cara para que alguien que no sea tú pueda usarla sin romperla.

Eso es exactamente lo que hace Softr: coger tu base de Airtable y ponerle interfaz. Listas, fichas, formularios, login de usuarios. Y la conexión entre las dos cosas se hace en unos veinte minutos si has preparado bien la base antes.

El "si has preparado bien la base antes" es la parte que nadie cuenta. Vamos con eso primero, porque es donde se pierde la tarde.

¿Por qué preparar Airtable antes de tocar Softr?

Porque Softr lee tu base tal y como está. No la arregla. No la interpreta. Si tienes un campo que se llama "Campo 3" y otro que se llama "Notas 2 (copia)", eso es lo que vas a ver en el desplegable cuando intentes mapear los bloques.

Yo la primera vez me lancé directo a conectar y me pasé más rato volviendo a Airtable a renombrar cosas que montando la app. Aprende de mi tontería y haz esto antes:

Nombres de campo limpios. Uno por concepto, en singular, sin numeritos ni paréntesis heredados. "Nombre", "Email", "Estado", "Fecha de alta". Lo que ves en Airtable es lo que vas a leer en Softr cincuenta veces esa tarde.

Campo primario útil. El primario es la primera columna de la tabla, la que Airtable usa para identificar cada registro. Si ahí tienes un autonumérico o un texto vacío, cada ficha de tu app se va a llamar "17" o directamente nada. Pon ahí el nombre de la persona, el título del proyecto, lo que un humano reconocería de un vistazo.

Tipos de campo coherentes. Si una fecha está guardada como texto, se va a comportar como texto: ni ordenas por ella ni filtras por rango. Repásalo ahora, no cuando lleves seis bloques montados encima.

Una tabla de usuarios con su email. Esto es lo que casi todo el mundo se salta. Si quieres que la gente entre con su cuenta y vea solo lo suyo, necesitas una tabla donde cada fila sea una persona y haya una columna con su email. Ese email es la llave de todo el sistema de permisos. Sin eso, tu app es un tablón público con estilo bonito.

Si aún no tienes montada la base y andas decidiendo dónde guardar los datos, te conté cómo elegir entre base de datos y CRM sin código en otro sitio. Vuelve aquí cuando lo tengas.

¿Cómo conecto mi base de Airtable con Softr?

Vale, base preparada. Ahora sí.

Paso 1. Crea la aplicación en Softr. Te registras, le das a crear aplicación y eliges empezar desde cero en lugar de una plantilla. Las plantillas están bien para ver ideas, pero vienen con datos de ejemplo y luego te toca desmontarlas. Desde cero vas más rápido.

Paso 2. Ve a la sección de fuentes de datos. En el panel lateral tienes un apartado de datos o "Data sources". Ahí le das a añadir fuente y eliges Airtable de la lista de integraciones.

Paso 3. Autoriza el acceso. Se te abre una ventana de Airtable pidiéndote permiso. Detalle importante: Airtable te deja elegir a qué bases concretas se lo das. No se lo des a todo tu espacio de trabajo por pereza, selecciona solo la base de esta app.

Le das a permitir, la ventana se cierra sola y vuelves a Softr. Si todo ha ido bien, ves tu base listada con sus tablas colgando debajo.

Paso 4. Elige la tabla. Softr te muestra las tablas de la base. Seleccionas la que vas a usar en esta pantalla. Ojo: no conectas "la base" de golpe para todo. Cada bloque de tu app apunta a una tabla concreta, así que este paso lo vas a repetir.

¿Cómo se mapean los campos a los bloques?

Un bloque en Softr es una pieza de interfaz: una lista, una ficha de detalle, un formulario, una tabla. Y mapear es decirle a cada hueco del bloque de qué columna de Airtable saca el texto.

El bloque de lista. Es la pantalla principal de casi cualquier app: la rejilla de tarjetas. Metes el bloque, le dices qué tabla, y te aparece un panel con los huecos de la tarjeta. Título, subtítulo, descripción, imagen, etiqueta. En cada hueco eliges una columna de tu base desde un desplegable.

Aquí agradeces haber puesto nombres decentes a los campos. Cuando el desplegable tiene treinta opciones y tres se llaman "Notas", te acuerdas de mí.

La ficha de detalle. Es la pantalla que se abre al pulsar una tarjeta. Añades un bloque de detalle, apuntas a la misma tabla, y Softr entiende que tiene que mostrar el registro concreto que has pulsado. El mapeo funciona igual: título, cuerpo, campos sueltos. La diferencia es que aquí cabe todo, así que mete los campos que en la lista no tenían sitio.

El formulario. Este es el que hace que la app deje de ser un escaparate. Metes un bloque de formulario, eliges la tabla donde va a escribir, y Softr te propone los campos. Quitas los que no quieres que rellene el usuario y ajustas los que sí.

Un consejo que me ahorró bastantes fregados: los campos calculados o de fórmula no se pueden rellenar desde el formulario, porque Airtable los calcula solo. Si intentas mapearlos, o no aparecen o dan error al enviar. Déjalos fuera y que Airtable haga su trabajo.

Y cuando alguien envía el formulario, la fila aparece en tu base. En directo. La primera vez que lo ves funcionando da un puntito de gusto, no te voy a engañar.

¿Cómo hago que cada usuario vea solo sus datos?

Aquí es donde la cosa deja de ser una web bonita y empieza a ser una aplicación de verdad.

Te acuerdas de la tabla de usuarios con el email. Pues en Softr conectas esa tabla como lista de usuarios en el apartado de usuarios. A partir de ahí, cuando alguien se registra o entra, Softr lo cruza con esa tabla.

Ahora vas a tu tabla de datos (proyectos, pedidos, clientes, lo que sea) y te aseguras de que hay una columna que dice de quién es cada fila. Puede ser un campo de email o un enlace a la tabla de usuarios. Cualquiera de las dos vale.

Y en el bloque de lista, en la sección de filtros, añades una condición del tipo "este campo es igual al usuario que ha iniciado sesión". Softr tiene esa variable preparada.

Con eso, la misma pantalla enseña cosas distintas según quién entre. Cada uno ve lo suyo y no lo del vecino. Es el 80% de lo que pide la gente cuando dice "quiero un portal para mis clientes".

Añade también la restricción de acceso a la página entera, para que un enlace suelto no la deje abierta al mundo. El filtro esconde filas; el bloqueo de página impide entrar. Son cosas distintas y quieres las dos.

¿Cómo se publica la app?

Le das al botón de publicar. Ya está.

Softr te da un subdominio suyo del tipo tuapp.softr.app y con eso ya puedes mandar el enlace a alguien. Para poner tu propio dominio se apunta un registro DNS desde los ajustes, y eso suele entrar en los planes de pago. Los precios los cambian cada temporada, así que míralos en su web.

Mi consejo: publica con el subdominio primero, deja que dos o tres personas la usen de verdad, y ya luego le pones dominio propio. He visto demasiada gente comprando dominios para apps que no llegaron al viernes.

Lo que se te va a atascar

Vengo del futuro a avisarte. Estas son las cuatro cosas que te van a hacer perder tiempo.

Campos que no aparecen en el desplegable. Suele ser porque el campo está oculto en la vista de Airtable que estás usando, o porque lo has creado después de conectar. Solución: refresca el esquema desde el panel de datos de Softr. Hay un botón para eso.

Cambios en Airtable que no se reflejan. Los datos se actualizan casi al momento, pero la estructura no. Si renombras una columna, añades una tabla o cambias un tipo de campo, Softr sigue viendo la foto antigua hasta que le dices que vuelva a leer la base. Cuando algo no cuadre, lo primero: refrescar esquema. Lo segundo: recargar el editor.

Tipos que no se mapean bien. Los adjuntos, los campos de fórmula, los enlaces entre tablas y los campos de búsqueda no siempre se comportan como esperas. Un enlace a otra tabla te devuelve el campo primario del registro enlazado, no el registro entero, y por eso insistía tanto arriba en que el primario sea algo legible. Los adjuntos funcionan bien para una imagen, pero si metes cinco no esperes una galería mágica.

Límites de registros y de API. Airtable tiene tope de registros por base según el plan, y su API tiene límite de peticiones por segundo. Con decenas o unos pocos cientos de registros ni te enteras. Cuando hablas de decenas de miles, las listas tardan, la paginación se nota y toca replantear. No es un fallo de Softr: Airtable no es una base de datos pensada para eso. Los límites de cada plan están en su web y los revisan de vez en cuando.

Y ahora qué

Si has llegado hasta aquí tienes una app que lee y escribe en tu base, que distingue usuarios y que está publicada. En una tarde. Sin escribir una línea de código.

Lo siguiente es aburrido y necesario: dásela a alguien que no seas tú. En cuanto una persona real la toca, aparecen las tres cosas que tú dabas por obvias y que no lo eran. El botón que nadie encuentra. El campo que todos rellenan mal. La pantalla que sobra.

Y si esto te ha sabido a poco, hay bastante más tela que cortar. Aquí tienes el panorama general de crear aplicaciones sin programar para ver qué otras piezas hay, y si quieres el recorrido completo con Softr desde el minuto cero, te lo cuento en cómo montar una app con Softr desde cero.

Nosotros en el equipo montamos cosas así continuamente. Fer suele ser el que se pelea con los datos, Sara la que se da cuenta de que la interfaz no se entiende, y yo el que jura en arameo cuando el esquema no se refresca. Funciona.

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