Limpié un CRM con años de basura dentro sin borrar lo bueno

Abrir un CRM que lleva años funcionando es como abrir el trastero de casa de tus padres.

Sabes que ahí dentro hay cosas que valen mucho. También sabes que hay cajas que no has tocado desde hace tanto tiempo que ya ni recuerdas qué había. Y sabes que si te pones a tirar sin mirar, vas a tirar algo que necesitabas.

Yo me metí en ese trastero. Duplicados por todas partes, correos que rebotaban desde hacía años, y etiquetas de estado que en su día significaban algo y ahora no significaban nada.

Esto es cómo lo hice sin cargarme nada importante.

¿Cómo limpio un CRM lleno de datos viejos?

La regla que gobierna todo lo demás: no se borra nada hasta el final, y antes de borrar se hace una copia.

Suena obvio y casi nadie lo hace. La tentación cuando ves seis fichas de la misma persona es seleccionar cinco y darle a borrar. Y una de esas cinco tiene la nota de la única conversación importante que tuviste con ella.

Mi orden fue este: copia de seguridad primero, marcar después, decidir en un tercer paso y borrar en el último. Cuatro pasos y ninguno se salta.

Lo hice sobre folk, que es donde tengo los contactos, pero el procedimiento vale para cualquier CRM y hasta para una hoja de cálculo.

Paso 1: la copia y el inventario

Exportas todo a un archivo y lo guardas fuera del CRM. Ese archivo es tu red de seguridad. Si la lías, vuelves.

Con esa copia en la mano, la primera pregunta no es qué borrar. Es qué hay. Yo me pasé un rato solo mirando cuántos contactos había en total, cuántos tenían correo, cuántos tenían alguna nota escrita y cuántos no tenían absolutamente nada más que un nombre.

Ese último grupo fue el más grande, y ya me dijo por dónde empezar.

Para esta parte tiré de Claude Code sobre el archivo exportado. Le pedí un recuento por grupos y me lo dio en un minuto. Hacer eso a mano con miles de filas es una tarde perdida.

Paso 2: los duplicados, que son el problema gordo

Los duplicados no se detectan por nombre. Ese fue mi primer error.

La misma persona aparece como "Juan Pérez", "juan perez", "Juan P." y con un correo de empresa distinto porque cambió de trabajo. Buscar nombres iguales te encuentra la mitad como mucho.

Lo que funciona es buscar por varias señales a la vez: correo normalizado (todo en minúsculas, sin espacios), teléfono sin prefijos ni guiones, y nombre reducido a lo esencial. Cuando dos fichas coinciden en dos de esas tres, casi seguro que son la misma persona.

Y aquí viene lo importante: al fusionar, no se elige una ficha y se tira la otra. Se juntan los datos. La ficha superviviente se queda con el correo más reciente, con todas las notas de las dos, y con la fecha del contacto más antiguo. Si tiras una ficha entera, tiras historia.

Este proceso, con el detalle de cómo montarlo, lo tengo explicado aparte en limpiar datos duplicados con IA.

Paso 3: los correos muertos

Una parte de los contactos tenía correos que ya no existían. Direcciones de empresas cerradas, dominios caducados, gente que cambió de trabajo hace años.

Estos no se borran, se marcan. Porque un correo muerto no significa que la persona no valga. Significa que no tengo forma de escribirle hoy.

Los pasé a un estado propio, algo así como "sin contacto válido", y ahí siguen. Si algún día me encuentro a esa persona en otro sitio, la ficha está entera con todo lo que hablamos.

Lo que sí hice fue sacarlos de todas las listas activas. Tener direcciones que rebotan en tus envíos hace daño de verdad, y esa parte no es opinable.

Paso 4: los estados que ya no significan nada

Esta fue la parte más incómoda y la que más me sirvió.

Tenía contactos marcados como "en conversación" desde hacía años. Otros como "pendiente de propuesta" de propuestas que nunca envié. Estados que en su momento describían algo real y que con el tiempo se habían convertido en decoración.

La regla que apliqué: si un estado no ha cambiado en mucho tiempo y no hay ninguna acción prevista, ese estado es mentira. Y un CRM lleno de estados mentira es peor que un CRM vacío, porque te da una falsa sensación de tener conversaciones abiertas que no existen.

Los pasé todos a un estado neutro y me quedé con cuatro estados en total. Cuatro. Antes tenía once, y la mitad no sabía ni explicar qué diferencia había entre dos de ellas.

Qué salió mal

Una cosa, y me dolió: fusioné dos contactos que no eran la misma persona.

Dos personas con el mismo nombre y apellido, del mismo sector, con correos parecidos. Mi criterio de dos señales de tres las juntó y yo lo aprobé sin mirar. Me di cuenta semanas después.

Lo pude arreglar porque tenía la copia. Sin ella, esa información habría desaparecido para siempre.

De ahí saqué la única norma que añadiría a lo de arriba: las fusiones que la máquina propone se revisan una a una si son pocas, y por muestreo si son muchas. Nunca en bloque y a ciegas.

Cuánto se tarda y en qué orden hacerlo

Por si estás calculando si te metes o no.

La copia y el inventario, una hora. Los duplicados, que es lo gordo, un par de tardes si tienes miles de contactos, contando la revisión a mano de los casos dudosos. Los correos muertos, un rato corto. Y los estados, otra tarde, aunque esa es más de pensar que de hacer.

Total: un fin de semana largo para un CRM que lleva años acumulando.

El orden importa y no es intercambiable. Primero duplicados, porque si limpias estados antes de fusionar, te toca decidir dos veces sobre la misma persona. Después correos muertos, porque al fusionar puede aparecer un correo válido en una ficha que parecía perdida. Y los estados al final, cuando ya tienes claro cuántas personas de verdad hay ahí dentro.

Yo lo hice al revés la primera vez, empecé por los estados porque era lo que más me molestaba ver, y tuve que repetir medio trabajo.

Qué haría distinto

No habría dejado pasar tantos años.

Esto no se limpia una vez, se mantiene. Ahora tengo una revisión corta cada cierto tiempo donde miro tres cosas: contactos nuevos sin ningún dato aparte del nombre, estados que llevan demasiado tiempo parados, y posibles duplicados recientes. Media hora y el trastero no se vuelve a llenar.

Y lo segundo: habría decidido antes cuál es el sitio bueno. Buena parte del desorden venía de tener contactos en tres sitios a la vez, cada uno con una versión distinta de la verdad. Sobre eso escribí en tener una sola fuente de verdad, que es la decisión que evita casi todo este trabajo.

Si estás eligiendo dónde montar el tuyo o te estás planteando cambiar, tengo comparadas las opciones en bases de datos y CRM sin código. Aunque te aviso de una cosa: cambiar de CRM sin limpiar antes solo sirve para mudar la basura de casa.

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Mantener esto ordenado es una pieza de un sistema más grande: cómo llevar un negocio de una sola persona sin que se te caiga nada. Eso es lo que enseño aquí.

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