folk vs Notion como CRM: cuándo el documento se queda corto

Medio internet lleva el CRM en una tabla de Notion, y funciona hasta que deja de funcionar.

El problema no es Notion. El problema es que un documento no se entera de tus correos.

Llevo años con Notion (enlace de afiliado: así me ayudas a seguir creando contenido). He montado ahí bases de clientes, seguimientos, tableros de propuestas, todo. Y hace unos meses me pasé un mes entero con folk en producción para ver si el salto compensaba. La conclusión no es la que esperaba, así que vamos por partes.

¿Puedo llevar mi CRM en Notion o necesito folk?

Puedes llevarlo en Notion. De hecho deberías empezar ahí, porque es gratis y ya lo tienes abierto.

Lo que pasa es que un CRM en Notion es una lista de gente. Tú metes el nombre, tú metes el correo, tú actualizas el estado, tú te acuerdas de que a Marta le escribiste hace tres semanas y no te contestó. Todo lo hace el mismo tío. Tú.

Un CRM de verdad hace la parte aburrida solo. Ve el correo que enviaste, lo apunta en la ficha, se da cuenta de que llevas 21 días sin respuesta y te lo pone delante. Esa es la diferencia entera, y es la que no puedes replicar con fórmulas ni con una vista bonita.

Mi regla personal, y ojo que es opinión mía y no un dato: mientras tengas menos de un centenar de contactos activos, Notion aguanta de sobra. A partir de ahí lo que se rompe no es la base de datos. Eres tú, que dejas de actualizarla.

La tabla, sin rodeos

Datos de las páginas oficiales a fecha de septiembre de 2026.

¿Cuánto cuesta cada uno de verdad?

Aquí hay trampa, y no de las malas: es que los dos cobran cosas distintas.

Notion te cobra por tener un sitio donde escribir. Si vas solo, el plan gratuito te da bloques ilimitados y con eso montas tu CRM sin pagar un euro. En cuanto hay dos propietarios en el espacio de trabajo, el plan Free se limita a 1.000 bloques en total. Cuando los llenas puedes leer y editar, pero no crear más contenido. Ahí es donde la gente descubre que Notion tenía un límite.

folk te cobra por miembro y por mes desde el día uno. Standard sale por 24 dólares al mes por persona si pagas el año entero (288 dólares por miembro y año) o 30 dólares si pagas mes a mes. La web muestra 22 y 27 euros respectivamente. Premium se va a 48 dólares anuales o 60 mensuales, y ahí es donde están las secuencias de correo, los dashboards y la API.

No te voy a engañar: la diferencia de precio es fea si la miras en frío. Notion Plus cuesta menos de la mitad que folk Standard. Pero es que no estás comparando lo mismo, y por eso la comparación de precio a secas no sirve para decidir.

¿Por qué la sincronización de correo lo cambia todo?

Porque es la única función que trabaja cuando tú no.

En folk conectas tu Gmail o tu Microsoft 365 y a partir de ahí cada correo que mandas o recibes aparece en la ficha del contacto. No copias nada. No apuntas nada. Y encima sincroniza WhatsApp, que es donde vive la mitad de las conversaciones de negocio de cualquiera que trabaje en España o en Latinoamérica.

Encima de eso van los cuatro asistentes de IA que folk incluye en todos los planes. El Follow-up detecta conversaciones paradas en correo y WhatsApp y te redacta el seguimiento. El Recap te resume el historial con alguien. El Research enriquece empresas y te escribe la nota. El Workflow manda correos por disparadores.

En Notion nada de esto existe. Puedes montarlo con Make o con Zapier, y he visto montajes preciosos. También he visto esos montajes romperse en silencio un martes de agosto y que nadie se entere hasta septiembre. Si te montas el CRM tú, ya tienes claro dónde acaba el tutorial y dónde empieza el mantenimiento.

¿Y la captura de contactos?

folk tiene folkX, una extensión de Chrome que guarda un contacto desde LinkedIn, Sales Navigator, X, Instagram, TikTok o Gmail sin salir de la página. Un clic y está dentro, con lo que la página tenga público.

En Notion esto es un ritual: abres el perfil, seleccionas, copias, cambias de pestaña, creas la fila, pegas, corriges el formato porque se ha traído la negrita de LinkedIn. Tres veces al día es tolerable. Treinta no.

Y aquí está el matiz que casi nadie cuenta: las cuotas de enriquecimiento de folk son por espacio de trabajo, no por usuario. Standard trae 500 búsquedas de correo al mes para todo el equipo, Premium 1.000. Si sois tres personas prospectando, ese número se gasta más rápido de lo que parece.

Flexibilidad: aquí Notion gana sin discusión

Notion no es solo el CRM. Es el CRM, la propuesta que le mandaste a ese cliente, el brief del proyecto, las notas de la reunión, la wiki interna y el calendario editorial. Todo enlazado.

folk es un CRM. Muy bueno, muy rápido, pero no vas a escribir ahí la documentación de tu negocio.

Esa es la razón por la que muchísima gente que "debería" pasarse a un CRM de verdad no lo hace: no quiere trocear su sistema en dos herramientas. Y es un argumento legítimo. Un sistema partido en dos sitios es un sistema que consultas la mitad de veces.

Ojo también con el idioma. Notion está en español oficial desde 2023, interfaz y centro de ayuda. La app de folk y su documentación funcionan en inglés. Si vas a meter a alguien de tu equipo que no se maneja, cuéntalo como coste.

¿Y la IA de cada uno?

folk incluye sus cuatro asistentes en Standard y en Premium. Notion mete el Agent y las notas de reunión automáticas a partir del plan Business, que son 19,50 euros por miembro y mes. En Free y en Plus tienes una prueba limitada y poco más.

O sea: si lo que te interesa es que la IA trabaje sobre tus conversaciones comerciales, folk te lo da desde su plan de entrada y Notion te obliga a subir al doble de precio. Si lo que te interesa es que la IA trabaje sobre tus documentos, Notion es otra liga.

A quién le compensa cada uno

Quédate en Notion si: trabajas solo o casi, tus contactos activos se cuentan con los dedos de dos manos, tu negocio ya vive dentro de Notion y la mayoría de tus conversaciones no son de venta activa. Estás gastando cero o 9,50 euros y no tienes ningún problema que resolver. No lo resuelvas.

Pásate a folk si: vendes por relación, las conversaciones te llegan por correo, LinkedIn y WhatsApp a la vez, y ya has vivido el momento de "esto lo hablé con alguien hace un mes y no sé con quién". Ahí los 24 dólares al mes de folk se pagan solos el primer seguimiento que no se te cae. Si quieres ver cómo se monta desde cero, tienes los primeros pasos con folk explicados aparte.

En qué caso me equivoco. Si tu ciclo de venta es largo, con pocos clientes y mucha documentación por medio (propuestas, entregables, actas), Notion sigue ganando aunque tengas 300 contactos. Ahí el CRM importa menos que el sitio donde vive el trabajo. Y si tu equipo no se maneja en inglés, folk te va a dar más fricción de la que te ahorra.

Lo que no te recomiendo es lo que hace casi todo el mundo: quedarse en Notion, saber que no lo estás actualizando, y llamarlo CRM igualmente. Eso no es un CRM. Es una lista de gente a la que le fallaste. Si estás en ese punto y no sabes por dónde salir, échale un ojo al mapa completo de bases de datos y CRM sin código, que ahí están todas las opciones ordenadas por tamaño de negocio.

Todo esto es una pieza de algo más grande: montar un negocio de una persona donde las herramientas y la IA hacen el trabajo que antes hacía un equipo. Eso es exactamente lo que enseño en el curso Yo S.A.