La factura que no sabes si es legal o no

Llevas años haciendo facturas.

Las haces en una plantilla de Word que descargaste en 2019. O en una app que te recomendaron. O directamente en Excel con un formato que inventaste tú. Mandas el PDF por email. El cliente paga. Tú declaras el ingreso.

Tan pancho.

Hasta el día que alguien te pregunta si la factura tiene número de serie correlativo y te quedas en blanco mirando la pantalla.

¿Qué tiene que tener una factura para ser legal en España?

No es una pregunta capciosa. Es una pregunta que el 40% de los autónomos que conozco no saben responder completamente.

Una factura legal en España necesita: número y serie correlativa sin saltos, fecha de emisión, datos completos del emisor (nombre o razón social, NIF, dirección), datos completos del receptor (los mismos), descripción de los bienes o servicios, base imponible, tipo de IVA aplicado, cuota de IVA resultante, importe total, y si aplica, retención de IRPF.

Si eres autónomo con actividades exentas de IVA, tienes que indicar el artículo de la Ley del IVA que ampara esa exención. No puedes simplemente no poner IVA sin justificarlo.

Si emites facturas simplificadas (tickets), las reglas son distintas y solo aplican en determinadas circunstancias.

¿Tu plantilla tiene todo eso? ¿Estás seguro?

¿Por qué la serie correlativa importa tanto?

Porque hacienda puede pedirte que demuestres que no has ocultado ingresos.

La forma de demostrarlo es que tus facturas tienen una numeración continua sin saltos. Si la factura 47 va de enero de 2022 a la factura 48 de noviembre de 2023, hacienda puede preguntar qué pasó en esos 22 meses. Puede que no pasara nada. Puede que pasaran cosas que deberían estar facturadas.

Con TDAH la gestión de la numeración es un caos habitual. Empiezas el año con buenas intenciones, llevas la serie al día durante tres meses, luego hay una época de mucho trabajo, pierdes el hilo, y de repente tienes tres facturas con el mismo número y dos sin número.

Eso no es solo un problema estético. Es un problema fiscal real.

Facturar y cobrar no es lo mismo

¿Qué pasa si llevas tiempo haciéndolas mal?

Depende de cuánto mal y de qué tipo de mal.

Si el problema es de forma (falta un dato, el formato no es el correcto), generalmente se puede subsanar con una factura rectificativa. No es el fin del mundo.

Si el problema es de fondo (no has declarado ingresos, has deducido gastos que no corresponden, has emitido facturas a clientes ficticios), estamos hablando de otra categoría de problema donde necesitas a un abogado fiscal antes que a un post de blog.

La mayoría de errores de facturación son errores de forma. Se corrigen. Lo importante es detectarlos y corregirlos antes de que llegue una inspección, no después.

Tu cerebro con TDAH toma peores decisiones cuando está bajo presión

¿Cómo lo arreglas sin volverte loco?

Usa un software de facturación decente. No una plantilla de Word. No Excel. Un software que genere la numeración automáticamente, que incluya todos los campos obligatorios y que te permita llevar el registro limpio.

Hay opciones gratuitas o baratas para autónomos. El tiempo que tardas en configurarlo una vez es infinitamente menor que el tiempo que pierdes buscando facturas dispersas por el disco duro cuando alguien te las pide.

Y si llevas tiempo con facturas mal hechas, habla con tu gestor. No con vergüenza, con información. "Creo que mis facturas de los últimos dos años tienen problemas, ¿qué hacemos?" Es una conversación incómoda que dura treinta minutos y que te puede evitar años de ansiedad.

Las inspecciones de hacienda no avisan. Pero tú puedes avisar antes de que lleguen.

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