CRM o una hoja de cálculo: cuándo dar el salto de una vez

Con veinte clientes la hoja gana. Siempre. La abres, escribes, cierras, y no has pagado nada ni has aprendido nada nuevo.

Con doscientos, esa misma hoja te está costando ventas sin que tú lo veas. No porque falle, sino porque nadie mira una hoja de cálculo para acordarse de que hay que llamar a alguien.

El problema es que el paso de una cosa a la otra no avisa. No hay una alarma que suene el día que te toca migrar. Así que vamos a poner señales concretas.

¿Cuándo necesito un CRM de verdad?

No cuando tienes muchos clientes. Cuando tienes muchos seguimientos pendientes.

Es una distinción que parece tonta y no lo es. Puedes tener quinientos clientes que compran una vez, no vuelven, y no hay nada que seguir. Ahí la hoja te vale de sobra. Y puedes tener quince clientes con propuestas abiertas, cada una en un punto distinto, cada una con una fecha de "vuelve a escribirle": eso ya es un CRM aunque solo sean quince.

Las tres señales que yo miro:

Una. Se te ha olvidado escribir a alguien y te has enterado tarde. Si ha pasado una vez, es mala suerte. Si ha pasado tres, tu sistema no existe.

Dos. Alguien más necesita ver el estado de un cliente. En cuanto sois dos, la hoja se convierte en un campo de minas de versiones y celdas pisadas.

Tres. Tú mismo no sabes contestar "¿cuántas propuestas tengo vivas ahora mismo?" en menos de un minuto.

Con una sola de las tres, aguanta. Con dos, ya vas tarde.

La tabla, que es lo que has venido a ver

| Herramienta | Para quién | Precio real (orden de magnitud) | Límite que duele | Veredicto | |---|---|---|---|---| | Hoja de cálculo (Sheets o Excel) | Menos de 30 contactos vivos, tú solo | gratis | no te recuerda nada, no guarda el historial de conversación, se rompe al compartirla | Perfecta hasta que necesitas memoria | | Airtable | Quien quiere una base de datos flexible y montarse el flujo a medida | plan gratuito usable, y unas decenas de euros al mes por usuario cuando creces | no es un CRM de fábrica: te lo montas tú, y eso son horas | La opción del que disfruta construyendo su sistema | | folk | Freelance o negocio pequeño que quiere un CRM que ya venga hecho | unas decenas de euros al mes por usuario | menos flexible, no vas a meterle procesos raros | La opción del que quiere resolverlo y seguir vendiendo |

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Por qué la hoja de cálculo aguanta más de lo que dicen

Aquí hay mucho vendedor de humo diciendo que si no tienes CRM eres un aficionado. Falso.

La hoja tiene ventajas reales que ningún CRM te da. Es infinitamente flexible: añades una columna y ya está, sin pedirle permiso a nadie. La entiende todo el mundo sin formación. Es gratis. Y sobre todo: la puedes mirar entera de un vistazo, cosa que en un CRM con fichas y pestañas es imposible.

Yo he llevado listas de contactos en hojas durante mucho tiempo y no me arrepiento. El día que dejó de funcionar fue el día que hubo que compartir el estado con otra persona.

Lo que la hoja no hace, y no lo va a hacer nunca por muchas fórmulas que le metas, son dos cosas. No te avisa. Y no guarda la conversación.

Eso segundo es lo que más se subestima. En un CRM decente, abres la ficha de alguien y ves los correos que os habéis cruzado, las notas de la última vez, en qué quedasteis. En la hoja tienes una celda con "interesado, escribir en septiembre" y a rezar por acordarte del contexto.

Si estás en la duda previa a todo esto, escribí sobre qué es un CRM y cuándo lo necesitas sin tecnicismos.

¿Airtable o folk? Dos filosofías opuestas

Airtable no es un CRM. Es una base de datos con cara bonita. Le montas las tablas que quieras, las vistas que quieras, los enlaces entre tablas que quieras. Puede ser tu CRM, tu inventario, tu calendario editorial y tu lista de la compra a la vez.

El precio de esa libertad es que empiezas con un lienzo en blanco. Y montar un flujo de ventas decente en Airtable son unas cuantas horas. Divertidas si te gusta construir. Un peaje si lo que querías era vender.

folk va al revés. Viene con la idea de CRM ya hecha: contactos, pipelines, recordatorios, integración con el correo. Lo abres y en media hora estás usándolo. A cambio, no le vas a meter un proceso raro que se te ocurra, porque no está pensado para eso.

Mi criterio es sencillo. Si al leer esto has pensado "qué ganas de montarme las tablas", Airtable. Si has pensado "yo lo que quiero es que funcione", folk.

Y sí, existe una tercera opción que es montarte el CRM tú mismo con IA, que es lo que hicimos nosotros. Da mucho gusto y también da mucho trabajo de mantenimiento. No es para todo el mundo. Esa discusión la tienes entera en el hub de bases de datos y CRM sin código.

¿Y si me pongo un CRM y no lo uso?

Ese es el escenario más probable, no el de "me quedo corto".

He visto más negocios pagando un CRM vacío que negocios asfixiados por una hoja de cálculo. El CRM se llena el primer mes, luego se llena a medias, luego alguien mete un cliente en la hoja "porque tenía prisa", y a los tres meses tienes dos sistemas y ninguno fiable.

La regla que a mí me sirve: si el CRM no está donde trabajas, no lo vas a usar. Si tú vives en el correo, el CRM tiene que estar enchufado al correo. Si vives en WhatsApp, tiene que llegarte por ahí. Un CRM que te obliga a abrir una pestaña más es un CRM muerto.

Antes de pagar nada, pregúntate en qué momento exacto del día vas a meter los datos. Si no tienes respuesta, no lo pagues todavía. Escribí sobre esto en cuándo no necesitas un CRM, que es el post que casi nadie quiere leer antes de comprar.

Cómo migrar sin morir en el intento

Si has decidido saltar, hazlo por partes.

No migres los quinientos contactos históricos. Migra solo los que están vivos: los que tienen algo pendiente contigo ahora mismo. Suelen ser muchos menos de los que crees, entre veinte y cuarenta en un negocio pequeño.

El resto lo dejas en la hoja como archivo histórico. Si alguna vez lo necesitas, ahí está. Y si no lo necesitas nunca, que es lo más probable, te has ahorrado una tarde de limpieza de datos.

Segundo: no crees campos que no vas a rellenar. El impulso de poner "sector", "tamaño de empresa", "cómo nos conoció" es fortísimo y luego esas columnas se quedan vacías, dando la sensación de que el sistema está mal. Cuatro campos. Nombre, cómo contactar, en qué punto está, qué toca hacer y cuándo.

Ya añadirás más el día que uno te haga falta de verdad.

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