El CRM que monté para una inmobiliaria sin programar

Me pidieron un CRM para una inmobiliaria pequeña. Cuatro personas, unas cuantas decenas de propiedades activas, y un caos que se sostenía a base de Excel compartido y grupos de WhatsApp.

Lo que me pidieron y lo que necesitaban no eran lo mismo. Esa es la parte interesante del encargo.

Aquí va el montaje entero: qué había antes, qué construí, cuánto tiempo se fue, qué salió mal y qué haría distinto si mañana me llega el mismo trabajo.

¿Qué había antes?

Un Excel en la nube con una pestaña por comercial. Otro Excel para los propietarios. Un tercero, que nadie abría, con las comisiones.

Las visitas se apuntaban en el calendario del móvil de cada uno. Si un comercial estaba de vacaciones y llamaba un cliente preguntando por un piso, la respuesta era "te llamamos luego" y luego eran dos días.

El problema real no era la falta de software. Era que el mismo dato vivía en tres sitios y ninguno mandaba sobre los otros. La dirección de un piso estaba escrita de tres formas distintas. El teléfono de un propietario aparecía en dos hojas con dos números diferentes, y nadie sabía cuál era el bueno.

Cuando eso pasa, no tienes un problema de herramientas. Tienes un problema de estructura, y meter una herramienta nueva encima solo lo hace más caro.

Lo que me pidieron y lo que de verdad necesitaban

Me pidieron "un CRM como el que usan las inmobiliarias grandes". Con portal del cliente, con firma digital, con integración con los portales de anuncios, con app móvil.

Estuvimos hablando un rato largo. Y les hice la pregunta que hago siempre: de todo eso, ¿qué usaríais mañana por la mañana?

Respuesta: saber qué pisos hay, quién los lleva, quién ha visitado qué y cuándo hay que llamar a alguien.

O sea, el 10% de lo que habían pedido. El resto era una lista de deseos copiada de la web de un software de doscientos euros al mes que habían visto en una demo.

Esa conversación, que dura veinte minutos, es la que decide si el proyecto sale bien o se convierte en un pozo. Si te pones a construir la lista de deseos, tardas tres meses y entregas algo que nadie usa. Si construyes el 10% que se usa cada mañana, lo tienes en una semana y a partir de ahí crecen ellos.

¿Cómo es un CRM para inmobiliaria sin código?

Cuatro tablas. Ni una más al principio.

Propiedades. Referencia, dirección, tipo, precio, estado (captada, publicada, reservada, vendida), propietario vinculado, comercial asignado, fotos y notas. La dirección se escribe una sola vez, aquí, y desde aquí la lee todo lo demás.

Contactos. Una sola tabla para propietarios y compradores, con un campo de tipo. Esto lo hice así a propósito porque en una inmobiliaria pequeña la misma persona vende un piso y compra otro con frecuencia. Dos tablas separadas te obligan a duplicar a esa persona, y ahí empieza otra vez el lío de la fuente de verdad.

Visitas. Fecha, propiedad, comprador, comercial, resultado y comentario. Esta tabla es la joya. Es la que responde a "¿por qué este piso lleva dos meses sin moverse?" con datos y no con opiniones.

Comisiones. Operación, importe, porcentaje, quién cobra, estado del pago. Simple, pero era el Excel que nadie abría y el que más discusiones generaba.

Todo montado en Airtable. Las relaciones entre tablas son lo que hace que esto deje de ser un Excel bonito: cuando cambias el teléfono de un propietario, cambia en las tres propiedades que tiene, en las siete visitas asociadas y en el cálculo de comisión. Un solo sitio donde escribir, muchos sitios donde leer. Si nunca has montado algo así, lo he explicado paso a paso en el tutorial de CRM sencillo con Airtable.

La capa de encima: por qué no les dejé la base pelada

Aquí viene la parte que suele fallar cuando alguien monta un CRM así para otra persona.

Airtable, por dentro, es una hoja de cálculo con superpoderes. Y una hoja de cálculo con superpoderes en manos de cuatro personas con prisa es una hoja de cálculo rota en dos semanas. Alguien ordena una columna sin querer. Alguien borra una fila. Alguien se lleva por delante una fórmula.

Así que encima puse Softr (enlace de afiliado: así me ayudas a seguir creando contenido). Es una capa de interfaz que se conecta a la base y muestra pantallas normales: un listado de propiedades con buscador, una ficha, un formulario para registrar una visita, un panel para el jefe.

Ellos entran a algo que parece una aplicación. No ven tablas, no ven fórmulas, no pueden romper nada. Y cada uno ve lo suyo: el comercial ve sus propiedades y sus visitas, el responsable lo ve todo con las comisiones incluidas.

Esa separación entre datos e interfaz es la que convierte un montaje casero en algo que se puede entregar a un cliente. La parte de qué ve cada usuario tiene más miga de la que parece y la desarrollo en permisos y vistas por cliente.

Cuánto costó en tiempo y en dinero

En tiempo: la estructura de las cuatro tablas, con sus relaciones y sus vistas, salió en una tarde larga. La interfaz encima, con las pantallas por rol, otra jornada. Las dos sesiones de formación con el equipo y los arreglos de la primera semana, un par de tardes más.

Llámalo tres días de trabajo real, repartidos en dos semanas para que ellos pudieran ir probando entre medias.

En dinero, la cuenta mensual son dos suscripciones: la de la base de datos y la de la capa de interfaz. Estamos hablando de unas decenas de euros al mes para un equipo de ese tamaño, muy lejos de los cientos que cuesta el software del sector con portal y firma digital. Los precios de estas herramientas cambian cada pocos meses y dependen del número de usuarios que edita, así que confirma las cifras en la web oficial antes de presupuestar nada.

Lo importante de esa cuenta no es que sea barata. Es que es proporcional. Si mañana son ocho personas, sube un poco. No hay un salto de plan que multiplique por cuatro la factura por añadir a alguien.

Qué salió mal

Dos cosas.

La primera, las fotos. Yo di por hecho que subirían las fotos de cada piso a la ficha. Lo que hacen de verdad es tenerlas en el móvil y mandarlas por WhatsApp. Durante tres semanas el campo de fotos estuvo vacío en casi todas las propiedades, y sin fotos la ficha pierde la mitad de la gracia. Lo arreglé con un formulario de subida desde el móvil, con dos campos y un botón grande. Antes de eso, la fricción era subir el archivo desde el escritorio, o sea, no lo hacía nadie.

La segunda, el campo de estado. Puse cinco estados y ellos usaban dos. Todo lo que no era "vendida" lo dejaban en "captada". Cuando pregunté, la respuesta fue que no tenían claro cuándo pasar de un estado a otro. Un desplegable sin criterio escrito al lado es un desplegable que nadie usa. Puse una nota corta en cada opción explicando qué significa y empezaron a moverlo.

Ninguno de los dos fallos era técnico. Los dos eran de no haber mirado cómo trabajan de verdad antes de decidir por ellos.

Qué haría distinto

Empezaría por las visitas, no por las propiedades.

Suena raro, porque lo lógico es meter primero el catálogo. Pero el catálogo ya lo tenían en un Excel que funcionaba a medias, y lo que les dolía cada día era no saber quién había visto qué. Si el primer día que abren la herramienta resuelve el dolor, la abren el segundo día. Si les pide cargar sesenta fichas de pisos antes de darles nada, la abandonan.

Y dedicaría más tiempo a la conversación del principio. Ese rato de "de todo esto, qué usarías mañana" vale más que cualquier hora de montaje. Es donde se decide si construyes el 10% que se usa o el 90% que no.

Un CRM sin código no es un CRM peor. Es un CRM que cabe en el negocio que lo va a usar. Y para una inmobiliaria de cuatro personas, eso es exactamente lo que hace falta. Si quieres el mapa completo de cómo se estructura esto, lo tienes en la guía de bases de datos y CRM sin código. Si lo que quieres es montarte tus propias herramientas internas en vez de pagar por software que no encaja, eso es justo lo que enseño aquí.

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