Cómo montar tu primer escenario en Make paso a paso

De las tres herramientas grandes de automatización, Make es la que se entiende mirándola.

Zapier te enseña una lista de pasos, uno debajo de otro. Make te enseña burbujas conectadas con líneas, y cuando le das a ejecutar ves la información viajando de burbuja en burbuja. Para alguien que empieza, eso vale oro: no tienes que imaginarte lo que pasa, lo ves.

Vamos a montar uno entero. De principio a fin, con lo que aparece en pantalla.

¿Cómo funciona un escenario en Make?

Un escenario es una cadena de módulos. Cada burbuja es un módulo, cada módulo hace una cosa, y la información va pasando de uno al siguiente.

El primer módulo siempre es el disparador: lo que hace que todo arranque. Puede ser un horario ("cada hora"), algo que aparece en un sitio ("un correo nuevo"), o una llamada desde fuera.

Los siguientes módulos son acciones. Buscan, crean, filtran, transforman. Y cada uno puede usar los datos que le llegan de los anteriores.

Eso último es la clave de todo. Cuando en el módulo 3 escribes un texto, puedes meter dentro un dato que salió del módulo 1. Make te lo ofrece en un panel lateral, con el nombre del módulo del que viene. Si entiendes esa mecánica, entiendes Make entero.

Lo que vamos a montar

Un escenario que revisa una hoja de cálculo cada mañana, coge las filas marcadas como pendientes, y te manda un solo correo con el resumen.

Es útil de verdad y toca las cuatro cosas que necesitas aprender: disparador programado, lectura de datos, filtro y agregación. Con eso montado, el resto de escenarios son variaciones.

Paso 1: crear el escenario y poner el disparador

Entras en Make, le das a crear escenario nuevo y te aparece un lienzo vacío con un signo de más gigante en medio.

Pulsas, buscas "Google Sheets" y eliges el módulo "Search Rows". Sí, para leer filas se usa el módulo de búsqueda, no uno que se llame leer. Es el primer despiste típico.

Conectas tu cuenta de Google (te abre una ventana, aceptas permisos), eliges la hoja y la pestaña. En el filtro, le dices que la columna Estado sea igual a "Pendiente".

Le das a ejecutar una vez. Sobre la burbuja aparece un globo con un número: cuántas filas ha encontrado. Pincha en el globo y ves los datos reales que ha sacado. Esto es lo que hace que Make se entienda: en cada punto puedes abrir la burbuja y mirar qué lleva dentro.

Paso 2: programar cuándo se ejecuta

Abajo a la izquierda hay un reloj. Ahí decides cada cuánto corre el escenario.

Para nuestro caso: una vez al día, a las ocho de la mañana. Lo eliges y listo.

Este ajuste es también el que más dinero te cuesta si lo pones mal. Make cobra por operaciones, y cada módulo que se ejecuta cuenta como una. Un escenario cada quince minutos con cinco módulos son cuatrocientas ochenta operaciones al día sin que pase nada interesante. Programa por horas, no por minutos, salvo que de verdad haga falta.

Paso 3: juntar todas las filas en un solo texto

Aquí viene el concepto que hace tropezar a todo el mundo.

Cuando el primer módulo devuelve diez filas, todo lo que venga detrás se ejecuta diez veces. Una por fila. Si conectas directamente el módulo de correo, te llegan diez correos. Y tú querías uno.

Para arreglarlo se usa un agregador. Pulsas el signo de más, buscas "Text aggregator" y lo conectas después del módulo de la hoja.

Dentro le dices cuál es el módulo de origen (el de Google Sheets) y montas la plantilla de cada línea: el nombre de la tarea, un guion, la fecha. Y en el separador pones un salto de línea.

Ejecutas otra vez. Ahora el agregador devuelve un solo resultado con las diez líneas dentro. Ese "de muchos a uno" es la pieza que convierte un escenario aficionado en uno que funciona.

Paso 4: mandar el correo

Añades un módulo de Gmail, acción "Send an email". Conectas la cuenta, pones tu dirección como destinatario y un asunto tipo "Pendientes de hoy".

En el cuerpo, del panel lateral arrastras el resultado del agregador. Solo eso.

Ejecutas. Te llega el correo con la lista completa. Escenario terminado.

Paso 5: activarlo

Arriba a la derecha hay un interruptor que pone ON/OFF. Mientras esté en OFF, el escenario solo corre cuando le das a ejecutar tú.

Lo activas y ya funciona solo cada mañana. Ese interruptor se olvida más de lo que parece: mucha gente monta el escenario, lo prueba, se va tan contenta y a los tres días descubre que nunca llegó a activarlo.

¿Qué se te va a atascar?

Te llegan diez correos en vez de uno. Ya sabes: falta el agregador. Es el error número uno de todo el que empieza en Make.

El filtro no filtra. Los filtros van en las líneas que unen dos módulos, no dentro de los módulos. Pinchas en la línea, aparece una llave inglesa, y ahí pones la condición. Si buscas el filtro dentro del módulo no lo vas a encontrar nunca.

Los textos no coinciden por un espacio. Cuando filtras por "Pendiente" y en la hoja pone "Pendiente " con un espacio detrás, no coincide y no lo ves nunca a simple vista. Si un filtro no devuelve nada y juras que debería, sospecha del espacio.

Se te disparan las operaciones. Mira el contador de tu cuenta la primera semana. Si va rápido, casi siempre es un escenario programado demasiado a menudo o un bucle sobre muchas filas.

El historial de ejecuciones no lo miras. Make guarda cada ejecución con todos los datos que pasaron por cada módulo. Cuando algo falle, ahí está la respuesta exacta. Es la mejor herramienta de diagnóstico que tiene y la que menos se usa.

Lo que hace especial a Make cuando ya sabes moverte

Dos cosas, cuando pasas de los primeros escenarios.

El tratamiento de listas. Los routers, los iteradores y los agregadores dejan hacer cosas con conjuntos de datos que en herramientas más lineales son un dolor. Partir una lista, procesar cada elemento por su lado y volver a juntarla es aquí un patrón normal.

Las funciones. Dentro de cualquier campo puedes usar funciones para trocear textos, dar formato a fechas, hacer cuentas o poner condiciones. Es lo más parecido a programar que vas a hacer sin programar, y con cuatro funciones básicas resuelves la mayoría de líos con los datos.

No hace falta tocar nada de esto en el primer escenario. Pero saber que están ahí evita el error de pensar que la herramienta se queda corta cuando lo que pasa es que aún no has llegado a esa parte.

¿Y ahora qué?

Coge ese escenario y cámbiale una pieza. Que en vez de correo mande un mensaje a tu móvil. Que en vez de leer una hoja lea las tareas de tu gestor. Cambiar módulos manteniendo la estructura es la mejor forma de aprender esto.

Y antes de meterte en cosas grandes, decide si Make es tu herramienta. Frente al más caro y más fácil, la comparación está en Make contra Zapier. Y si te tira montar las cosas en tu propio servidor sin pagar por ejecución, el cara a cara es n8n contra Make.

Con qué automatizar según lo que quieras hacer, y cómo encadenar varias herramientas sin volverte loco, está en la guía de automatización y agentes con IA.

El primer escenario cuesta una tarde. El segundo, veinte minutos. Y a partir del tercero empiezas a ver automatizaciones en todas partes, que es cuando la cosa se pone divertida.

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