El agente que hace el seguimiento comercial por mí

El dinero no se pierde en la primera conversación. Se pierde en la cuarta que nunca ocurre.

Alguien te escribe interesado. Le contestas, hay buena sintonía, quedáis en que te manda unos datos la semana que viene. Y esa semana que viene se convierte en un mes. Y luego en nada.

No es que no quisiera. Es que se le pasó. Y a ti también.

Ese agujero es el que fui a tapar. Te cuento cómo.

¿Cómo automatizo el seguimiento de mis clientes?

Con tres piezas, y ninguna de ellas escribe mensajes en tu nombre sin que tú lo veas.

Una base con estados. Cada conversación comercial tiene un estado y una fecha de próximo contacto. Sin esto no hay nada que automatizar, porque no hay dónde mirar.

Un vigilante. Algo que revisa esa base todos los días y detecta las conversaciones que se han pasado de fecha o que llevan demasiado tiempo quietas.

Un redactor. Algo que, para cada conversación olvidada, prepara el mensaje de seguimiento con el contexto de lo que hablasteis. Tú lo lees, lo ajustas si hace falta y lo mandas.

Esa tercera pieza es la que la gente se salta y es la que hace que el sistema se use. Porque el problema nunca fue no saber a quién escribir. El problema era la pereza de reconstruir de qué hablamos hace tres semanas antes de escribir dos líneas.

Lo que había antes

Las conversaciones comerciales vivían en mi cabeza y en el correo. Y el seguimiento lo hacía cuando me acordaba, que era cuando algo me lo recordaba por casualidad.

Probé con recordatorios en el calendario. Ponía "escribir a fulano" el martes. Llegaba el martes, veía el aviso, abría el correo, tenía que releer tres mensajes para saber en qué punto estábamos, me daba pereza y lo posponía al jueves.

Eso, repetido, es cómo se muere un seguimiento. No por falta de intención, por fricción acumulada.

Cuando empecé a mirarlo con números fue peor. Casi todas las conversaciones que se enfriaron tenían una cosa en común: hubo una respuesta pendiente por mi parte que tardó más de dos semanas.

Qué monté

La base es folk (enlace de afiliado: así me ayudas a seguir creando contenido), donde ya tenía los contactos organizados. Cada conversación comercial tiene su estado (primer contacto, propuesta enviada, esperando respuesta, en negociación, cerrada, perdida) y un campo de fecha del próximo toque.

La parte automática la monté en n8n, que es una herramienta de automatización que puedes usar en la nube o instalada en tu propio servidor. Yo la tengo en mi servidor.

El flujo, tal cual:

Cada mañana temprano, el flujo lee la base y saca todas las conversaciones cuya fecha de próximo contacto ya pasó, más las que llevan más de doce días sin ningún movimiento aunque no tuvieran fecha.

Para cada una, recoge el contexto: quién es, de qué hablamos la última vez, qué quedó pendiente y quién tenía que mover ficha.

Con ese contexto, un modelo de lenguaje redacta un mensaje corto de seguimiento. Corto de verdad, tres o cuatro líneas, y con una referencia concreta a lo que hablamos. Nada de "hago seguimiento de mi anterior correo".

Todo eso me llega junto en un solo mensaje por la mañana. Una lista con cada persona, el borrador y un enlace a su ficha.

Y ahí paro yo. Leo, borro los que no tocan, ajusto los que hacen falta y mando. Suelen ser cinco minutos.

Por qué no le dejo enviar solo

Podría. Técnicamente es una línea más en el flujo.

No lo hago por dos razones.

La primera es que el contexto que tiene la máquina es incompleto. Sabe lo que está escrito. No sabe que a esa persona la vi hace tres días y ya hablamos de esto, ni que su empresa está en un momento raro, ni que el tono de la última conversación fue frío. Un mensaje automático en el momento equivocado quema la relación entera.

La segunda es más simple: si empiezas a mandar seguimientos automáticos a gente que te importa, dejas de tener conversaciones y pasas a tener una secuencia de correos. Y eso se nota en la respuesta. La gente contesta a personas.

El sistema me quita la parte mecánica (acordarme, reconstruir, redactar el arranque). La decisión de escribir a alguien sigue siendo mía.

Lo que salió mal

Los primeros mensajes sonaban a plantilla. Aunque el modelo tenía el contexto, escribía cosas correctas y vacías. Lo arreglé cambiando lo que le pedía: en vez de "redacta un seguimiento profesional", le pedí que empezara con la cosa concreta que quedó pendiente y que no dijera nada más. La brevedad forzada arregló el tono.

Detectaba demasiadas. El primer umbral fue de siete días sin movimiento y la lista de la mañana traía veinte personas. Veinte es cero: no las miras. Lo subí a doce días y filtré los estados que no requieren acción. Ahora son tres o cuatro y las miro todas.

Se rompió por un campo vacío. Un contacto sin fecha de última conversación hizo fallar el flujo entero, y estuvo dos semanas sin ejecutarse sin que yo me enterase. Ahora tiene aviso cuando falla y valores por defecto para los campos que pueden faltar. Lección general: una automatización que no te avisa cuando se rompe es peor que no tenerla, porque crees que está funcionando.

Me obsesioné con el flujo. Pasé una tarde entera puliendo ramas para casos que ocurren una vez cada seis meses. El flujo que funciona hoy es más simple que el que tenía a mitad del montaje.

Qué costó

Unas ocho horas de montaje repartidas en dos tardes, contando las pruebas.

En dinero, folk va por suscripción por usuario y no tiene plan gratis: desde 22 euros al mes con pago anual, 27 sueltos. n8n puedes usarlo gratis instalándolo tú (te cuesta el servidor, unos pocos euros al mes) o pagar su nube, que tiene planes desde unas pocas decenas de euros. Y el consumo del modelo de lenguaje para redactar cuatro mensajes al día es calderilla. Confirma precios actuales en sus webs.

Lo que de verdad cambió

Antes tenía la sensación permanente de que se me estaba escapando gente. No sabía quién, y eso era lo que más incomodaba.

Ahora, si alguien se enfría, es porque decidí no escribirle. No porque se me olvidara.

Y hay un efecto secundario que no esperaba: como sé que el sistema me lo va a recordar, apunto mucho mejor lo que quedó pendiente en cada conversación. La automatización me obligó a llevar el registro bien, y el registro bien vale casi más que la automatización.

Si todavía no tienes la parte de arriba montada (cómo entran los interesados a la base sin que tú los copies a mano), eso es lo primero y lo cuento en automatizar leads del formulario al CRM. Y si estás decidiendo dónde guardar todo esto, el mapa de opciones está en bases de datos y CRM sin código.

El panorama general de qué merece la pena automatizar y qué no, lo tengo ordenado en automatización y agentes con IA. Si quieres montar tú estos sistemas para tu negocio, sin depender de que te los haga nadie, es exactamente lo que enseño en Yo SA.

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